Virker det nogle dage som om, at alt du laver er at håndtere e-mails.
Kommer du til slutningen af dagen og har ikke undsluppet din indbakke.
Sidder du fuldstændig fast og behandler e-mails i stedet for at få arbejdet gjort?
E-mail er ikke arbejde
E-mail dominerer alt for mange virksomheder. Det er en af de største tidsslugere i de fleste virksomheder.
Det ironiske er, at tanken med e-mail var, at de skulle øge hastigheden og produktiviteten i virksomhederne. Imidlertid er det anslået, at medarbejdere tilbringer en tredjedel af deres tid på at læse og besvare e-mail.
Alligevel er e-mail ikke arbejde.
- E-mail får ikke få tingene gjort …
- E-mail kan ikke skrive en rapport
- E-mail kan ikke designe nye produkter
- E-mail kan ikke træne og vejlede andre
- E-mail kan ikke skaber nye ideer
Når e-mails sendes frem og tilbage er det ofte ineffektiv kommunikation.
Det er travlt arbejde i forklædning.
Kommer du aldrig ud af din indbakke
Sidder du fast i din indbakke?
Svarer du på hver e-mail, der ankommer. Reagerer du på hvert “pling”, når du får en ny e-mail.
Kolleger spørger dig, “Fik du den e-mail jeg lige sendte for to minutter siden?”
Denne adfærd er ikke produktiv.
Faktisk får det e-mail til at ligne den værste opfindelse nogensinde.
E-mail har sine positive anvendelser. Men ofte forhindrer e-mail dig i at komme i gang med dit arbejde.
De effektive råd
Her er 5 tips til at hjælpe dig med at undgå indbakke-fælden:
- Slå alle notifikationer fra – Jeg ville elske at møde den person, der troede, det var en god idé at lave en støj og pop-up-besked, hver gang en e-mail ankommer. Sluk dings og meddelelser. Du behøver ikke at vide, hvornår den seneste “spam-besked” ankommer. (Hvis du skal vide, hvornår et vigtigt budskab ankommer, brug en VIP-liste på din mobile enhed)
- Overvej at slå e-mail på din mobile enheder fra – Har du virkelig brug for at tjekke e-mail – til frokost, i elevatoren, i bilen , i badeværelset og i sengen? Svaret er nej. Tjek kun din e-mail, når du har brug for det
- Reducer antallet af gange du kontrollerer e-mail om dagen – Start i det små. Hvis du i øjeblikket tjekker e-mail 38 gange om dagen, så prøv at skære dette tal ned til det halve. Vælg bestemte tidspunkter af dagen, hvor du tjekker. I sidste ende kan du minimere det antal gange om dagen, du ser i din indbakke
- Få arbejde og opgaver ud af din indbakke – En af grundene folk sidder fast i deres indbakke, er fordi de bruger den som deres standard opgaveliste. Sørg for at få disse opgaver ud af din indbakke og over på din opgaveliste. Tilføj e-mailen til opgaven på opgavelisten og i få den ud af e-mailsystemet. Alternativt vil du miste vigtige opgaver i rodet af nye beskeder
- Kommunikerer direkte når det er muligt – Undgå at spille “e-mail ping-pong” hele dagen lang. Jeg har set eksempler på 12 e-mails for at planlægge et enkelt møde. Ring i stedet eller gå hen og snak med personen. Face-to-face er mere effektiv end e-mails frem og tilbage.
E-mail er ikke dit job
- E-mail er en af de største distraktioner maskinerne nogensinde er skabt
- Du skal ikke sidde og reagerer på hver eneste budskab, der kommer ind i din indbakke
- Kom ud af din indbakke og få dit arbejde gjort
© MERE TID – Fordi du kun kan bruge tiden én gang
Tak til Craig Jarrow for inspirationen til indlægget.