Denne uges indlæg er inspireret af den britiske professor C. Northcote Parkinson (1909-93), som er bagmanden til Parkinsons lov.
Ifølge Parkinson vil ethvert arbejde udvide sig indtil, at det udfylder al den tid, der er til rådighed for dets udførelse.
Som demonstration heraf bruger Parkinson eksemplet med afsendelse af et postkort. En pensionist vil kunne bruge timer på at finde postkortet, derefter sine briller, så adressen, forfatte teksten, vurdere om vejret nødvendiggør medtagelse af en paraply eller ej og endelig foretage turen til postkassen omkring hjørnet. En travl person vil have klaret opgaven på tre minutter.
Når dette eksempel overføres dit arbejdsliv, så tænk over følgende:
- Hvornår har du haft en opgave, som du var forbavset over tog så meget mere tid, end du havde forventet? Hvad var årsagen dertil?
- Hvornår oplevede du, at du fik klaret noget på meget kortere tid, end du havde regnet med? Hvad var årsagen dertil?
I eksemplet med Parkinsons lov vil man selvfølgelig kunne argumentere for, at jo længere tid man bruger på en opgave, jo bedre kvalitet opnår man. Fakta er bare også, at kvalitet er relativt. Meget ofte er det egne krav til kvalitet, der sætter niveauet. Vigtigst er dog, hvad modtager forventer af kvalitet. Dette afstemmes desværre alt for sjældent, og heri ligger et kæmpe effektivitetspotentiale.
Vil du arbejde effektivt er Parkinsons lov en god huskeregel. Får du ikke afstemt og planlagt dine opgaver, risikerer du f.eks., at en lille og mindre vigtig opgave, kan tage alt din tid og gøre, at du ikke når dine vigtigste opgaver.
De effektive råd
- Når du får en opgave, så sørg altid for at få afstemt forventninger til opgaven. (deadline, forventet resultat, hvordan skal det præsenteres etc.) Stil spørgsmål til du er helt sikker
- Sørg altid for at prioritere dine opgaver, så du laver de vigtigste først
- Du skal altid tidsplanlægge opgaver, der har en varighed på længere end 15 min. Når du planlægger og tidsplanlægger din opgave så sikr dig, at det lever op til din forventningsafstemning og ikke mere. Hold dig derefter til din planlægning, med mindre noget helt uforudset dukker op