Du har nok selv oplevet at være i gang med en vigtig opgave. Pludselig opdager du eller kommer i tanke om en anden opgave. Det er en opgave, som bare lige vil tage 10 minutter at lave. Du laver den og imens kommer en kollega forbi med endnu en opgave, der også vil tage maks. 10 minutter at lave. Den laver du så også lige bagefter.
20 minutter er nu gået, og du skal nu igen i gang med din vigtige opgave. Bare det at komme tilbage til der, hvor du slap, tager dig ca. 10 minutter. Måske er du nu også bagud med din planlægning og når altså ikke at lave den vigtige opgave færdig i dag. Du planlægger et nyt tidspunkt, hvor du laver den. Her vil du så også starte med at bruge ca. 10 minutter på at komme i gang.
Pointen med dette eksempel er at beskrive, at opgaver med kort varighed hurtigt kan blive tidsrøvere for vigtige opgaver. Ikke at opgaver med kort varighed ikke er vigtige. De skal bare håndteres effektivt.
De effektive råd
Spar tid og planlæg tid til at løse opgaver med kort varighed i et samlet tidsrum. Saml altså denne type opgave til bunke, og løs dem samlet.
Brug også de små luftlommer, når du pludselig har uventet ekstra tid, til at have disse typer opgaver ved hånden.
Vurder og afstem også altid forventninger på disse opgaver. Er de vigtige, haster de. Hvornår skal de være løst og i hvilken kvalitet. Bare fordi de ikke tager lang tid at løse, betyder det ikke, at de skal løses foreløbigt eller løses overhovedet.