“Min kalender indeholder alle mine aftaler.”
Sådan siger mange, når jeg spørger dem.
“Men hvad med dine aftaler med dig selv?” Dette spørgsmål efterfølges af stilhed fra langt de fleste.
“Ja, dem har jeg oppe i hovedet, på min to-do liste eller på sedler på mit skrivebord.”
Hvorfor din kalender skal afspejle din dag
Årsagen til disse spørgsmål er, at alt for mange går igennem deres arbejdsdag med intentioner om, hvad de skal, udover deres faste aftaler som fx. møder. De har gode tanker om at nå nogle af deres opgaver. De kan dog ofte langt fra svare på hvilke og hvorfor disse. Deres dag bliver derfor sjældent, som de havde tænkt sig.
Denne vane mindsker din effektivitet drastisk. Man kan sige, at du lader dagen styre dig i stedet for det modsatte. Det kan betyde, at de vigtigste opgaver bliver overset eller nedprioriteret. Dette fordi det ikke lige passer ind, eller fordi du simpelthen ikke prioriterer den nødvendige tid til at få opgaverne gjort. I stedet bruges tiden måske på at lave mindre vigtige opgaver, som lige passer til tiden og humøret hos dig.
Din digitale kalender er et rigtigt effektivt redskab til at huske dig på alle dine beslutninger. I stedet for at bruge unødig hjernekapacitet, som tager fokus fra noget andet. Samtidig slipper du for at huske og løbende vurdere, hvad du nu skal. Du holder dig til, hvad du har besluttet.
Tiden du bruger på at planlægge og beslutte (hvad, hvorfor, hvordan og hvornår) hentes ind mange gange.
De effektive råd
- Tidsplanlæg dine store opgaver (>30 min.) i din kalender (“møder” med dig selv). Planlæg realistisk/økologisk og du vil opnå succesfølelsen hver dag, du går hjem
- Saml alle de mindre opgaver på kalenderprogrammets to-do liste, og beslut hvornår du vil løse den enkelte opgave. Saml dine mindre opgaver til bunke og reserver tid til dem
- Hold dig til din planlægning så længe det er muligt. Træf nye beslutninger hvis det er nødvendigt, og juster din planlægning herefter
- Evaluér din dag ved dagens afslutning og juster din kalender til som dagen forløb. Så har du et effektivt værktøj til at analysere dit arbejdsmønster