Efterlader du e-mails i din indbakke med det ene formål at skulle huske at håndtere eller læse dem senere? Hvis det er tilfældet, så bruger du indbakken til at håndtere både e-mail og opgaver, og det er to meget forskellige ting.
Istedet bør du bruge din opgaveliste og kalender, som arbejder tæt sammen med din e-mail. Dette vil hjælpe dig med at bruge mindre tid på at gennemgå din indbakke. Derigennem mere tid på at få lavet dine vigtigste opgaver.
E-mail og opgaver skal skilles ad
Men hvorfor er det nødvendigt at skille de 2 ting ad? Årsagen er, at når du kombinerer e-mail og opgavehåndtering, så bliver opgaven med at læse og besvare dine e-mails voldsomt forstyrret. Du vil mange gange i løbet af en dag blive forstyrret af de e-mails, du efterlader i din indbakke for at undgå, at du ikke glemmer at håndtere dem. Blandt disse gemte e-mails er der er sikkert også par to-do påmindelser, du har sendt til dig selv.
Denne tilgang besværliggører også styringen af din opgavehåndtering.
Når du har brug for hurtigt at identificere den opgave, som du skal løse som den næste, bremses du af at skulle dykke ned i din indbakke og arbejde dig i gennem gamle e-mails.
Grunden til at så mange falder i fælden med at kombinere e-mail og opgavehåndtering er, at e-mail er forbundet med meget af det, vi gør i vores arbejds- og privatliv. Mange af dine opgaver kommer i form af e-mails, og mange andre opgaver kræver, at du skal læse eller sende e-mails som en del af det at få opgaven gjort.
Hvad er så løsningen på denne ineffektive udfordring.
De produktive råd
- Det første du skal gøre er at vende dig til at behandle din indbakke, som din postkasse derhjemme. Den skal tømmes hver gang.
- Når du sorterer/tømmer din indbakke (2-3 gange pr dag) løser du alle opgaver, som du kan løse på max. 2 minutter. De e-mails/opgaver som kræver mere end 2 minutter flytter du over i en mappe i dit e-mail program. Kald fx mappen “Til behandling”.
- Når du har planlagt tid til at håndterer disse e-mails og opgaver, behandler du dem en af gangen.
- Opgaver som tager længere tid at løse, reserverer du tid til i din kalender.
- Opgaver som du ikke får løst i dag, og som kan løses på under 30 min., sætter du på din opgaveliste og planlægger på hvilken dag, du løser dem. Disse opgaver kan du evt. flytte til en mappe “Planlagt”, så de ikke forstyrrer i mappen “Til behandling”.