Jeg har igennem flere år haft stort udbytte ved at bruge skabeloner i mit arbejde. Jeg laver skabeloner for rigtig mange af de opgaver, som jeg regelmæssigt laver. På den måde behøver jeg ikke opfinde den dybe tallerken hver gang og kan i stedet videreudvikle på det.
Du kender det måske. Du har for noget tid siden skrevet en rigtig god mail og skal nu i gang med en ny mail til en anden. Du kommer her i tanke om din gode mail og tænker, at du egentlig kan bruge meget af det, du skrev i denne nye mail. Men hvor er den gamle mail nu, og hvem var det egentlig jeg skrev til? Ender det med, at du ikke finder den gamle mail, må du starte forfra, og det betyder et ekstra tidsforbrug.
I salgs- og træningssituationer oplever jeg også tit, at jeg stiller mange af de samme spørgsmål. Inden jeg brugte skabeloner til at huske, oplevede jeg tit, at jeg nogle gange glemte et par vigtige spørgsmål. Spørgsmål som kunne have forbedret oplevelsen hos kunden.
Når jeg fandt på nye vinkler, som virkede bedre, glemte jeg også tidligere nogle af dem, i det jeg ikke skrev dem ned. Det er nu fortid.
Jeg oplever, at meget af mit arbejdsliv gentager sig, og derfor er jeg hele tiden på udkig efter ting, som jeg med fordel kan gemme og genbruge. Jeg vurderer hver gang, jeg ser et gentaget mønster eller en hændelse, om der er værdi i at gemme den viden.
Brugen af skabeloner sparer mig ugentligt for timers arbejde. Hvor meget vil du kunne spare?
En skabelon for mig er alt fra nogle få linjer, med hvad jeg lige skal huske til komplette formulerede sætninger. Det afhænger helt af den enkelte opgave.
De effektive råd
- Start hellere med at gemme lidt for meget og evaluer i stedet regelmæssig, om det du har gemt nu også har værdi
- Brug 1 værktøj til gemme din noter i. Personligt bruger jeg Evernote. Evernote er tilgængelig på alle mine digitale enheder. Det betyder, at jeg altid kan føje til og tilgå mine noter. Sidst er det i Evernote let at lave en struktur, og det er let at søge sine noter frem
- Opdater løbende din skabeloner med din nye idéer. Du vil opdage, at det er meget lettere at forbedre et godt udgangspunkt end at skulle starte forfra hele tiden