Forstil dig, at hver gang du var ved at løbe tør for noget i husholdningen, så var din instinktive reaktion at droppe alt og fare hen til butikken. Hvor meget tid vil du miste? Hvor mange penge vil du ødsle på brændstof? Hvad ville der ske med din produktivitet?
Vi anerkender alle den ineffektivitet denne tilgang bringer med sig.
Alligevel er det tankevækkende, at mange arbejder på måder, som er mindst lige så ineffektive.
Grunden til at vi har en indkøbsliste og forsøger at holde supermarkedsturerne til et minimum er, at vi kender omkostningerne ved at køre til butikken. Hvad der er mindre indlysende for de fleste, er imidlertid den kognitive pris, vi betaler, hver gang vi slipper alt og skifter aktiviteter for at tilfredsstille en mental trang.
Når vi lader vores opmærksomhed skifte fra den ene opgave til den anden, som vi gør, når vi overvåger e-mail, mens vi forsøger at læse en rapport eller udforme en præsentation, forstyrres vores koncentration og det dræner vores fokus. Hver gang vi vender tilbage til vores første opgave, bruger vi værdifulde kognitive ressourcer på igen at finde fokus på opgaven. Og omkostningerne til alle disse skift i opmærksomhed hober sig op. Forskning viser, at når vi er dybt opslugt i en aktivitet, kan selv mindre distraktioner have en dybtgående effekt. Ifølge en undersøgelse fra University of California-Irvine kan det i gennemsnit op tage mod 20 minutter at genvinde vores indledende momentum efter en afbrydelse.
Multitasking er en myte og effektivitetens værste fjende. Problemet er bare også, at multitasking kan være underholdende.
Det er sjovt at forkæle sin nysgerrighed. Hvem ved, hvad det næste e-mail eller sms indeholder? At finde ud af det giver øjeblikkelig tilfredsstillelse. Dette selvom det faktisk betyder, at du kører frem og tilbage til butikken efter en ting af gangen.
Til gengæld kræver det disciplin og mental anstrengelse at modstå distraktionen og blive på den opgaven, du er igang med.
Hvordan løses dette dilemma?
De effektive råd
Er du “afhængig” af at tjekke e-mail løbende, så start med at lave en aftale med dig selv.
- Slå alle notifikationer (lyde ikoner m.m.) om nye e-mail fra på alle dine digitale enheder
- Start med at du kun må tjekke din mail hver 30 min. Sæt evt. et “æggeur”
- Øg tiden langsomt til du kun har behov for at tjekke din e-mail 2-4 gange pr arbejdsdag
- Planlæg tid i din kalender til at tjekke e-mail
- Lav aftaler med dig selv, hvor du beslutter at løse en specifik opgave. Lad dig ikke forstyrre af telefon, e-mail i disse perioder, men sæt tid af efterfølgende til at aflytte beskeder og ringe tilbage