De fleste kan se fornuften i dette råd, men kun de færreste gør det. Ved ikke at lade din To Do liste og kalender være venner, risikerer du, at punkterne på din To Do liste forbliver uafsluttede eller bare hober sig op.
Du kender sikkert følelsen, når du kan sætte “flueben” ved dine planlagte opgaver. Det er en god følelse. Desværre er det for de fleste oftere sådan, at de ikke når punkterne på deres to-do liste.
Med dette følger ofte frustration og ærgrelser.
Årsagen til denne frustration er for mange, at de ikke har et samlet overblik over deres opgaver og hvordan deres dage er planlagt. De har måske en nedskrevet to-do liste på papir eller bruger en app som Wunderlist / Evernote eller lignende. Samtidig skal de kigge i deres kalender for at holde øje med deres mødeaftaler. Sidst forstyrres de af kolleger, telefonopringninger osv.
Den største udfordring ved situationen er, at kun de færreste tidsplanlægger opgaverne på deres to-do liste. De går altså i gang med opgaver uden at forholde sig til, om det kan passe ind med deres kalender. Endvidere glemmer de at reservere tid til uforudsete opgaver.
De effektive råd
For at kunne afslutte opgaverne på din to-do liste skal du integrere din To Do liste med dit kalenderprogram, så du har alt et sted. Dette giver dig et samlet overblik.
Du skal sørge for at alle dine opgaver er tidsbestemte. Ved du ikke hvor lang tid en opgave tager, hvordan ved du så, hvornår du skal lave den?
Beslut så hvornår du har tid til at udføre opgaverne ud fra nedenstående metode:
- Alle opgaver med en varighed under 30 min. registrerer du som opgaver i dit kalenderprogram, på den dag du vil lave dem. Saml med fordel disse opgaver “til bunke” og planlæg et tidsrum i din kalender til at løse dem
- Alle opgaver med en varighed over 30 min. planlægger du i din kalender, som om det var et møde. Det er det faktisk også – bare med dig selv
- Husk at være realistisk med din planlægning og reserver tid til uforudsete opgaver
Nu skal du “bare” gøre, som du har planlagt og løbende evaluere og justere din indsats. Du vil opleve, at ærgelser og frustration over ikke at nå dine opgaver kun er noget, der sker en sjælden gang i mellem.