Du starter din dag med masser af opgaver og tænker, at du lige kan nå det, hvis alt går som du har forestillet dig det. Du er generelt bagud med dine opgaver og har virkelig brug for, at du får lavet disse opgaver. Men så sker det…
Allerede inden frokost er du bagud i forhold til din plan. Et par forstyrrelser i løbet af formiddagen ødelagde din plan. Dette endda selvom du forsøgte at minimere forstyrrelsen ved at være fortravlet, lettere irriteret og lidt fraværende.
Efter frokost beslutter du dig for at gøre et ekstra forsøg og hente det tabte, men det går også galt, da du også om eftermiddagen bliver forstyrret et par gange. Du ender dagen med “kun” at have nået 50% af det planlagte.
Du kommer hjem fra arbejde rigtig godt irriteret og frustreret over stadig at være bagud. Du synes, du bruger alt for meget tid på at flytte opgaver til næste dag, og du er irriteret over altid at være bagud.
Oplever du tit denne situation, så er det på tide at lave noget om, og det mest sandsynlige sted at starte er at kigge på måden, hvorpå du planlægger.
Alt for mange planlægger alt for optimistisk. Når/hvis de tidsfastsætter deres opgaver tager de ikke hensyn til:
- Hvor de arbejder – De fleste glemmer fx at indberegne, at de kan blive forstyrret. Ofte tager det op til 20%-50% længere at løse en opgave i et åbent kontormiljø, frem for at være i et isoleret lokale
- Hvad opgaven indbefatter – kræver opgaven fx involvering af andre kolleger. Er det så overhovedet muligt at få respons fra dem i ret tid
- Hvilken type opgave de skal løse hvornår – Det er kun meget få, der kan lave opgaver, som kræver højt koncentrationsniveau en hel dag. Endnu færre kan løse disse opgaver effektivt efter frokost og frem
De effektive råd
Generelt kan man sige, at når tallerkenen bliver for fyldt, så mister du appetitten.
Sørg for at du i din planlægning altid kan “spise op”.
Her er nogle råd, som kan hjælpe dig til at få en “sund” planlægning:
- Planlæg alt i din kalender – Alle opgaver, som tager længere end 30 min. at løse, skal tidsplanlægges i din kalender. Saml mindre opgaver til bunke og reserver tid til dem. Planlæg alle opgaver når du støder på dem 1. gang
- Planlæg maks. 60% af din dag på forhånd – Du skal altid have plads til at blive forstyrret og den vigtige opgave, som pludselig kan komme “ud af det blå”
- Sæt nok tid af til hver opgave og hellere lidt for meget – Du skal have plads til at kunne tage en kort pause eller tage et vigtigt opkald, som ikke kan vente uden, at din planlægning løber af sporet
- Start dagen med den vigtigste opgave – Der er ikke noget bedre end at få den af vejen. At den er løst giver energi til at løse dine næste opgaver