Vi kender det alle. At deltage i møder som efterfølgende virker som spild af tid.
Møder uden formål. Møder indkaldt i sidste øjeblik. Møder hvor der ikke er styr på, hvor det skal afholdes.
De fleste ved det. Selvfølgelig skal man forberede sig til et møde, så man kan bidrage bedst muligt. Men hvorfor er det så, at så få møder gør det muligt at være forberedt?
Stiller du krav til, at nedenstående 5 ting er opfyldt, før du acceptere et møde?
5 ting som skal gøres inden mødet
- Send mødeindkaldelsen forud for mødet – Et møde skal helst varsles min. to til tre dage forud. På den måde er det muligt at planlægge tid til at forberede sig til mødet. Møder bør ikke være noget, man afholder i sidste øjeblik. Det går simpelthen ud over produktiviteten af mødet
- Lav en dagsorden for mødet – En dagsorden hvor der er sat tid på, hvor lang tid hvert enkelt punkt bør tage er, hvad du skal forvente. Et møde uden dagsorden ender ofte med at være de møder, hvor flere deltagere undervejs sidder og svarer mails m.m. på deres telefon eller computer. En dagsorden skal sætte og fastholde fokus hele mødet igennem
- Så for at det er muligt at forberede sig – Modtager man materialet, man skal forberede sig på samme dag som mødet, spildes der virkelig tid. Det ender med, at man på mødet i stedet bliver nødt til at bruge tid på at læse materialet, og det går virkelig ud over mødeproduktiviteten
- Sørg for mødelokalitet – De fleste har nok prøvet at komme til et møde, hvor der er tvivl om, hvor det skal afholdes. Sørg for at der er mødefaciliteter ledig, når du inviterer til mødet. Mødeomgivelserne har også betydning for mødets produktivitet
- Tydeliggøre forventningerne til mødet – Dette er måske det vigtigste punkt af dem alle. At tydeliggøre hvad målet med mødet er, har meget stor betydning for at mødet får et produktivt udbytte. Sørg for at deltagerne kender dette mål så tidligt som muligt, og beskriv det tydeligt, så der ikke er plads til misforståelser
Det er ikke et møde, hvis du ikke skal forberede dig på forhånd
Mange møder ender som spild af tid, og møder fungerer i rigtig mange virksomheder så dårligt, at det er virksomhedens største tidsrøver.
Sørg for at du ikke deltager i møder, hvor der ikke kræves, at du på forhånd er forberedt. Du kan helt sikkert finde på noget bedre at bruge din tid på end at deltage i disse møder.
Stil som minimum ovenstående krav til møde-afholder inden du accepterer et møde.