E-mail er en stressfaktor for rigtig mange, og årsagen er ikke at e-mail er et dårligt redskab. Årsagen er mere, at det bliver brugt rigtig dårligt.

Hvordan ser din indbakke ud? Er den fuldstændig oversvømmet, eller har du den under kontrol, men bruger rigtig meget tid på den? Eller har du bare en effektivt metode til det at håndtere mængden af e-mails?

I nedenstående giver jeg gode råd til, hvad du skal, og hvad du ikke skal, når du arbejder med dine e-mails.

Er du en af dem, der ikke har styr på dine e-mails. så hjælp din personlige produktivitet og din personlige planlægning og erkend, at e-mail ikke er dit arbejde.

15 råd til – hvordan du skal og hvordan du ikke skal bruge din e-mail

  1. Du skal gøre dine e-mails korte – Effektive e-mails er korte. En god retningslinje er at holde indholdet på maks. 5 linjer. Er du i gang med at skrive en lang stil, så overvej om det ikke var bedre at lave det i et seperat dokument, som du istedet vedhæfter. På den måde er det lettere for modtager at få overblik og vurdere den næste handling
  2. Du skal ikke bruge “svar til alle” for at sige tak til 1 – Alt for ofte sendes e-mail til mange, som kun er relevant for en. Gør de andre en tjeneste og send kun til de relevante personer
  3. Du skal skrive dine e-mails baglæns – For at forbedre responsen på dine e-mails så start den første linje med spørgsmålet eller den handling du gerne vil have igangsat
  4. Du skal ikke sætte alle og enhver på som CC – Brug kun CC når det virkelig er nødvendigt. Forhold dig altid til om det virkelig er nødvendigt, at personerne skal have denne information. Overdrevent brug af CC fører helt sikkert til at folk bliver trætte af at læse dine e-mails
  5. Du skal ikke banke på 2 gange – Har du lige sendt en e-mail, så lad være med at gå hen eller ringe til personen lige efter og spørge, om de har modtaget den. Brug kun en kommunikationskanal og vælg e-mail, hvis du har tid til at vente på, at modtager vender tilbage
  6. Du skal vente med at svare på mails, du lige har modtaget – Undgå e-mail chat og en masse unødige korrespondancer ved at vente min. 1 time før du svarer på en e-mail. På den måde sikrer du at komme til at lave andet end bare at svare på e-mails. Det skal jo ikke være sådan at folk tror, du bare sidder og venter på, at de skal skrive til dig igen
  7. Du skal ikke sende kritik over e-mail – Det kan være ok at rose via e-mail, selvom det er bedst at gøre det personligt. Men at sende kritik over e-mail giver kun bagslag. Selv konstruktiv kritik bliver alt for ofte misforstået af modtager
  8. Du skal vise, når du sender e-mails fra mobil enhed – Når vi sender e-mails fra vores smartphone eller tablet kan det være godt at fortælle modtager det. Det betyder nemlig ofte, at vores svar er kortere og mindre formelle. Ændr fx signaturen til “sendt fra mobil enhed” så vi ikke skal se på reklamerne fra producenterne 🙂
  9. Du skal tømme din indbakke hver dag – Din indbakke er ikke din to-do liste. Brug din indbakke til at modtage e-mails og hav et system til at håndtere dem, så de ikke bliver i indbakken
  10. Du skal ikke arkivere dine e-mails i et avanceret arkivsystem – Din indbakke er ikke dit arkiv. Når du opbevarer mange mails i din indbakke påvirker det mærkbart din produktivitet. Lad dog være med at opbygge en avanceret arkivsystem til e-mails, du aldrig kommer til at kigge på igen. Lav 1 mappe og arkiver det hele i den. Ja, du skal så bruge lidt mere tid på at søge, men det er meget mindre, end du vil bruge på at arkivere i et avanceret system og så søge i det. Dette betyder ikke, at du ikke kan have enkelte mapper ud over din arkiv mappe, men at have over 15 mapper i alt er for mange
  11. Du skal ikke sende e-mails, når du er rasende – Send aldrig mails, når du er rasende. Spørg altid dig selv om denne mail kan tåle offentlighedens lys uden, at du vil blive flov. Svar  istedet når du er faldet til ro eller brug en anden kommunikationskanal
  12. Du skal endelig bruge andre kommunikationskanaler – Det et let at sende mails, og mange glemmer efterhånden fordelen ved at ringe eller lige gå hen og snakke med personen. En god regel er, at kan du ikke få løst din opgave vha. 2 e-mail besvarelser, så kan det ikke betale sig at løse det den vej. Fordudse de næste handlinger og vurder om e-mail er den bedste løsning
  13. Du skal ikke sende e-mail, der kræver hurtigt svar – E-mail er det nye “snail mail”. Når du sender e-mail er det, fordi du respekterer, at modtager kan læse det, når de har tid. Når du sender mail, bør du som standard forvente 1 dags svartid. Kan du ikke vente, så brug en anden kommunikationskanal
  14. Du skal ikke sende e-mails til dig selv – Har du noget du skal huske så skriv det ned i din kalender eller som en opgave. Brug aldrig din indbakke som huskeseddel.
  15. Du skal altid svare på dine mails – Ser man bort fra spam m.m., så synes jeg stadig det Emma Gad skrev i 1886 holder vand: ”Man skal aldrig lade et Brev forblive ubesvaret. Man skal nemlig overhovedet aldrig putte en Høflighed, en Opmærksomhed eller en anden Elskværdighed til sig uden at vise sin Anerkendelse, om ikke Erkendtlighed”. Husk at det er helt fint at svare “Jeg har set din mail. Kigger på den mandag i næste uge og vender tilbage”

E-mail er et super værktøj, men det skal bruges rigtigt for ikke at blive den tidsrøver, det i dag er for rigtig mange.

© MERE TID – Fordi du kun kan bruge tiden én gang

Ved at bruge hjemmesiden accepterer du brugen af cookies mere information

Cookies er små tekstfiler, som kan bruges af websteder til at gøre en brugers oplevelse mere effektiv. Dataloven fastslår, at vi kan gemme cookies på din enhed, hvis de er nødvendige for at sikre funktionen på hjemmesiden. For alle andre typer cookies skal vi indhente dit samtykke. Dette websted bruger forskellige typer af cookies fra Google analytics. Hvis du fortsætter med at bruge hjemmesiden uden at ændre dine cookie indstillinger eller du klikker Accepter, betragtes dette som din accept.

Luk