Denne uges indlæg har til formål at vise 2 tips til Outlook, som virkelig kan gøre en stor forskel. Generelt oplever jeg rigtig mange som ikke udnytter de muligheder, som programmer som Outlook giver. Her er 2 eksempler.
Flyt funktionaliteten
Formålet med denne funktionalitet er at flytte de e-mails, som du ikke kan løse på under 2 minutter. De skal flyttes for at fjerne den forstyrrelse, de er, indtil du har tid til at lave dem. Se mere om hvorfor her. Flyt de e-mails der tager mere end 30 min. til din kalender, og de e-mails, som tager under 30 min., flytter du til opgaver.
Søgning i Outlook
Dette tip har til formål at vise, hvorfor det ikke kan betale sig at opbygge en avanceret arkivsystem til e-mails. I stedet kan du lave 1 mappe og arkiver det hele i den. Ja, du skal så bruge lidt mere tid på at søge, men det er meget mindre, end du vil bruge på at arkivere i et avanceret system og så søge i det. Dette betyder ikke, at du ikke kan have enkelte mapper ud over din arkiv mappe, men at have over 15 mapper i alt er for mange.
Jeg anbefaler, at du lærer dig disse funktionaliteter, da jeg er sikker på, at de vil være med til at optimere din personlige effektivitet og din personlige planlægning.