Hvordan ser dit skrivebord ud lige nu? Er det fyldt med ting, der har ligget noget tid, som du skal have kigget på på et tidspunkt? Eller er det ryddet, altså der er kun ting, som er aktuelle for den opgave, du er i gang med lige nu?
Når vi er i gang med en opgave, så er vores fokus det vigtigste redskab til at løse opgaven effektivt. Desværre er fokus ikke bare noget, som er let at fastholde. Støj og visuelle indtryk er store syndere, når det kommer til at tage vores fokus. Derfor skal vi hele tiden at søge at minimere disse indtryk, så vi kan optimere vores fokus på den aktuelle opgave.
Hvis dit skrivebord er rodet, så har du ikke plads til at arbejde, og derigennem heller ikke plads til kreativitet.
Dette gælder også for skrivebordet på din computer. Hvis du har brug for at samle tankerne, men bliver visuelt forstyrret, uanset hvor du kigger hen, så øger du markant risikoen for, at du ikke kan fastholde fokus. Konsekvensen af dette er, at du lader dig forstyrre og går i gang med at multitaske – ved lige at løse en anden opgave, mens du tænker. Og som du måske ved, så er multitasking effektivitetens værste fjende.
Sørg derfor altid for at have fokus på ryddelighed. Det vil helt sikkert optimere din personlige effektivitet og styrke din personlige planlægning
7 effektive råd, til at holde dit skrivebord ryddet
- Hav en fysisk indbakke – Hvis du ofte modtager ting i papirform, så hav indbakke til dette. Afhængig af volumen så planlæg tid til at tømme den dagligt, ugentligt alt efter, hvad der giver mening. På den måde undgår du at have papir flere steder
- Brug din papirkurv – Hav altid en papirkurv inden for rækkevidde og brug den. Når du skal behandle information, så gør det i en proces. Fx. når du sorterer din fysiske indbakke, så smid alt ud, som ikke er vigtigt og hjælper dig med at nå dine mål. Når du gemmer noget på dit computer skrivebord, så sørg for at du hver dag får slettet eller gemt de aktuelle filer på et sted, hvor det giver mening at finde dem igen. Og skrivebordet er ikke en mulighed
- Minimer forstyrrelser – Har du ting stående på dit skrivebord som fx kontorartikler og andre småting, som du ikke bruger ofte, så flyt dem. Put dem ned i en skuffe, så de ikke forstyrrer. Det er ikke fordi dit skrivebord skal være sterilt, det skal bare ikke være fyldt med unødvendige forstyrrelser
- Tag et billede – Har du fx ting liggende, som du skal huske på et tidspunkt, så tag et billede af dem og læg det ind som en opgave på din to do liste. Det kan være en printerpatron, et batteri eller lignende
- Digitaliserer mest muligt – Skan dokumenter til pdf og gem dem i dit filsystem. Brug din kalender og to do liste til at planlægge, hvornår du skal behandle informationen
- Smid ud hvis du er i tvivl – Du får meget sjældent brug for langt størstedelen af det du gemmer. Vær derfor ikke bange for at smide ud. Er du det mindste i tvivl, så smid det ud
- Hold orden hver dag – Sørg for at det sidste du gør hver dag, er at rydde dit skrivebord. Slet eller flyt tingene på både dit fysiske skrivebord og dit computer skrivebord
Ryd op i små bidder
En organiseret arbejdsplads hjælper dig med at få mere gjort. Den giver dig tid til at arbejde med det, du har planlagt.
Har du mistet kontrollen over dit skrivebord og din arbejdsplads, så tag lidt af gangen. Brug fx en halv time om dagen eller 1 time om ugen til at komme i bund. Start med dit skrivebord og arbejd dig hele vejen rundt.