Har du lige tid til at hjælpe mig? Det eller et lignende spørgsmål får mange af os hver eneste dag. Forstyrrelser er en del af manges job. Det er måden hvorpå forstyrrelser håndteres, som er afgørende for, hvordan vi bruger vores tid.
Rigtig mange har svært ved at sige nej til at hjælpe. De får dårlig samvittighed, og vil gerne være en god ven, kollega eller medarbejder.I værste fald kan det dog ende med, at de ikke selv når deres arbejde den pågældende dag, da den “lille opgave” ender med at tage 1-2 timer.
Det er for let bare at sige ja
Siger du altid ja, når nogen spørger om du kan hjælpe?
Hvis det er tilfældet, så spørg dig selv, hvor tit du efterfølgende er frustreret over at have sagt ja. Er du tit frustreret over det, så er det nok tid til at lære at sige nej lidt oftere.
Resulterer dit ja i, at du bliver stresset og overbebyrdet og må haste for at nå dit eget arbejde, så skulle du måske overveje at sige nej.
Tid er ikke noget vi kan ødsle væk. Vi har den kun en gang. Det er vigtigt, at vi kan stå inde for, hvordan vi bruger den. Et forkert ja kan få stor negativ indflydelse på din personlige effektivitet og derigennem din personlige planlægning.
Her er 4 ting du skal tænke på, før du giver din tid til andre
- Hvad går opgaven ud på? – Inden du siger ja så sørg for have et overblik over opgaven. Få afdækket svar på disse fem ord, inden du tager stilling: Hvad, hvorfor, hvordan, hvornår, hvorhen. Selv den mest simple opgave kan tage lang tid. Vær sikker på, at du har overblikket, inden du siger ja
- Hvor lang tid vil opgaven tage? – Når du har overblikket, skal du vurderer, hvor lang tid det vil tage dig at løse opgaven. Vær altid pessimistisk når du skal estimere tid. Det du tror tager 20 minutter, kommer ofte til at tage 40 minutter eller måske 1 time. Du vil sikkert også blive forstyrret under denne opgave. Beregn derfor altid to til tre gange mere tid end du umiddelbart forventer. Bliver du udfordret på din tidsestimering, så stå fast. Er afsender utilfreds med den tid det vil tage dig, er det jo helt okay, at personen finder en anden
- Er dette en andens arbejde? – Nogle gange bliver du spurgt om noget, fordi du er god til det og måske hurtigere til det end dine kolleger. Det er dog ikke ensbetydende med, at det er dit job. Det kan bare være afsender, som vælger den letteste løsning. Ja, det er en svær balance i disse situationer, for det giver jo mening. Men er det ikke er dit arbejde, men “bare” noget du er god til, så skal du virkelig overveje, om du ikke skulle sige nej. På den måde får dine kolleger også mere træning i denne type opgaver og vil derigennem også blive bedre
- Hvordan ser min dag og uge ud? – Før du kan sige ja til en opgave, skal du have overblik over, hvilke opgaver du selv har planlagt for dagen og ugen. Har du overhovedet tid til at hjælpe, eller kan du først hjælpe i morgen eller i næste uge. Det kan også være, at du kan flytte rundt på nogle opgaver, men sig aldrig ja før du har overblik
Nogle gange er NEJ, det rigtige svar
Det er så fristende altid at sige ja. Det gør dig til en god ven, kollega og medarbejder. Men hvor godt er det egentligt, hvis du efterfølgende bliver frustreret over dit ja.
Bare fordi du bliver spurgt, er det jo ikke ensbetydende med, at du skal sige ja. Du skal ikke regne med, at folk forventer ikke ja. Tænk i stedet på at de også sagtens kan forstå et nej, hvor der ligger gode overvejelser bag.
Inden du siger ja næste gang, så få afdækket ovenstående spørgsmål. I starten kan det godt virke besværligt, men med tiden kommer du helt sikkert til at få et stort udbytte.
© MERE TID – Fordi du kun kan bruge tiden én gang
Tak til Craig Jarrow for inspiration til indlægget.