Set fra et produktivitetsperspektiv er åbne kontormiljøer ikke anbefalelsesværdige. Disse miljøer har visse fordele indenfor videndeling og opbygning af organisationskultur, men når det kommer til at skulle producere på højt niveau, så har åbne kontormiljøer store udfordringer. Årsagen til dette er især, alle de forstyrrelser et sådant miljø har.
Omkostningen af de mange forstyrrelser
I et åbent kontormiljø er der forstyrrelser over alt. Den værste forstyrrelse er støjen. Støjen kommer især fra kollegernes: dialoger, telefonsamtaler, bevægelser. Støjen er ødelæggende for vores produktivitet, fordi vores hjerne som udgangspunkt ikke designet til at isolere sig selv fra det miljø, den er i. Den er i stedet fokuseret på netop at reagere på omgivelserne.
Den anden stor forstyrrelse i et åbent kontormiljø er visuelle indtryk. De fleste kan ikke undgå at bruge deres opmærksomhed på, når nogen går forbi, eller når der sker bevægelser indenfor ens synsområde.
Alle disse indtryk tærer på den kapacitet, du har. Forestil dig at din koncentrationskapacitet bliver fyldt op gennem en god nats søvn. Når du starter om morgenen er tanken fuld, men du har kun en vis mængde brændstof, før du løber tør. Når du er løbet tør, kan du stadig arbejde, men dette måske kun på 1/3 af den kapacitet. Dette i forhold til hvad du vil kunne, når du har brændstof på. Spørgsmålet er derfor, hvad du bruger din dyrebare koncentration til. Mange der arbejder i åbne kontormiljøer, bruger den fx til ufrivilligt at overhøre andres telefonsamtaler, dialoger eller holde øje med, hvad der ellers sker rundt omkring i kontoret. Hver gang det sker, så er der mindre kapacitet tilbage til det arbejde, de reelt skal have lavet.
Kender du denne situation, og er du frustreret over, at din koncentrationskapacitet ufrivilligt bliver taget fra dig, så har du en god grund til at arbejde med nedenstående produktive råd.
3 råd som kan optimere brugen af din koncentrationskapacitet
- Isoler dig – Du skal isolere dig, når du har opgaver, som kræver din fulde opmærksomhed i en længere periode. Det optimale ville være, at du kan gå et isoleret sted hen i den periode, som du har planlagt at opgaven varer. Har du mulighed for at arbejde hjemmefra, kunne du fx starte med at løse den svære opgave hjemme, inden du tog på arbejdet. Det kan også være, at du kan reservere et mødelokale, som du kan arbejde i, mens du løser opgaven
- Tag høretelefoner på – At have nogle gode støjreducerende høretelefoner kan gøre en stor forskel. Du skal høre det rigtige musik, da du ellers bare vil blive forstyrret yderligere. Ved du i dag ikke hvilken musik, som kan hjælpe på din produktivitet, så vil jeg anbefale, at du prøver focus@will. Denne tjeneste tilbyder musik til forskellig smag, men alt sammen målrettet mod at optimere dit fokus. Jeg foretrækker personligt den akustiske kanal, de har. Den anden fordel ved at tage høretelefoner på er, at du signalerer til dine omgivelser, at du er i gang med noget, som du ikke ønsker at blive forstyrret i. Dette er et meget vigtigt signal at sende, og det vil helt sikkert forbedre din produktivitet
- Tag en pause – Det er muligt i løbet af dagen at fylde en lille smule brændstof på din koncentrationskapacitet. Du kan ikke tanke den fulgt op igen, det kan kun nattesøvnen gøre. Men det er muligt fylde lidt på. At tage en powernap på 20 minutter er det bedste redskab, der er. Har du ikke den mulighed, så tag en pause, hvor du fx går en tur på 5-10 minutter udenfor. Mens du går, så tænk over dagen – Hvad du har nået, hvad du skal nå, og sidst hvad du skal gøre, når du kommer tilbage. Bare det at komme væk fra kontorstøjen giver mulighed for at sætte fokus. Det betyder, at du kommer tilbage til arbejdspladsen med en klar bevidsthed om, hvad du skal igang med nu. Dette vil gøre en stor forskel på din produktivitet.
Optimer dine vaner
Det er ikke umuligt at være produktiv i et åbent kontormiljø, men det kræver, at du tager bevidste handlinger i brug og etablerer nye vaner. Prøver du ikke det, kan jeg garantere, at du vil nå markant mindre på en arbejdsdag.