“Jeg ved lige hvor alting er”. Det er en sætning, jeg ofte hører fra “stakkebyggere”. Men dykker vi ned i deres stakke kommer der også en del – “nå ja, den havde jeg også her” eller “ups, den har jeg vist glemt“.
Du har nok også prøvet at skulle igennem flere stakke papir for endelig at finde det, du søgte. Det ender måske med papir over det hele, og du man er igennem bunkerne flere gange. Denne proces tager tid, og de fleste siger efter en sådan proces til sig selv – Nu skal jeg altså også se at få ryddet op. Men er bunkerne store kan det godt være svært at komme i gang.
Hvorfor er det, at nogle foretrækker stakke frem for løbende at arkivere? Svaret skal oftest findes i vores vaner og i den belønning, vi oplever, vi får, uanset om vi bygger stakke eller arkiverer løbende. Stakkebyggernes belønning er ofte, at de kan udskyde det, de oplever som en byrde, og i stedet gå i gang med noget som “giver mening”. Dem der løbende arkiverer oplever ofte en belønning ved at vide, hvor deres ting er, hvis de skal bruge dem. Endvidere føler de ofte, at de har et godt overblik.
Uanset om du ønsker det eller ej, så tager stakke noget af dit fokus, dette både visuelt, men også mentalt i det du hele tiden skal bruge kapacitet på at huske, hvad der er i hver stak. Kapacitet som efter min mening kunne bruges meget bedre.
Du skal arkiverer i et enkelt og overskueligt system
Arkivering skal ikke være en videnskab og komplekst. Det er vigtig at have et enkelt system, hvor du kun får gemt det absolut mest nødvendige. Sidst er det en god idé at rydde op min. 1 gang pr år.
Jeg har selv prøvet at bygge et komplekst system op. Da det skete skulle jeg også bruge kapacitet på at huske, hvor jeg nu havde arkiveret de enkelte ting. Dette system tog næsten lige så meget kapacitet, som hvis jeg ikke arkiverede. Dog opnåede jeg den visuelle ro. Men det var ikke godt nok.
Jeg anbefaler i dag at bygge digitale systemer op efter arbejdsprocesser. Det er den måde jeg oplever, at det er lettest at huske, når du skal finde ting igen. Og det er lige nøjagtig det, du skal have fokus på, når du gemmer. Hvordan kan jeg finde det om 4 måneder, når jeg skal bruge det igen?
Arkiver løbende og fasthold overblikket
At arkivere løbende er det MERE TID anbefaler, da opgaven så sjældent bliver så uoverskuelig. Når du skal kunne arkivere løbende, kan du tænke over følgende enkle råd.
- Minimer modtagelsen af papir – Forsøg i størst mulig udstrækning at modtage alt det du kan digitalt. Tilmeld dig til digitale løsninger, bed dine kolleger om at få materialet digitalt og reducer magasiner m.m., som du alligevel ikke får læst
- Hav en indbakke – Får du meget fysisk post, så hav en indbakke, hvor du kan lægge posten i. Reserver så tid 1-2 gange om ugen til at tømme den. Fyskisk post behøves ikke samme opmærksomhed som digital post. Derfor er det for mange nok med 1-2 gennemgange pr uge
- Digitaliserer din noter – Mange af dem MERE TID træner bruger en blok til at tage noter på, når de er til møder. Dette er en fin løsning. Udfordringen for mange er desværre bare, at de efter mødet ikke reserverer tid til at digitalise deres noter, og evt. sammenkoble dem med det digitale materiale, som de også fik. Reserver derfor tid til at digitalisere dine noter, så du får alt samlet et sted. Er noterne vigtige vil du få tiden igen flere gange
- Tag billeder af det du skal huske – Istedet for at du har printerpatronen, batterierne m.m. liggende på dit bord, fordi du skal have nye, så tag et billede af dem og gem dem som en opgave i dit system. På den måde skaber du visuel ro omkring dig
- Smid det ud, hvis du er i tvivl – De fleste gemmer generelt alt for meget. Når du gør det, fylder du dit system unødigt, hvilket betyder, at der er mere, der skal overskues. Gør det til en vane at forholde dig kritisk til det, du gemmer. Tænk på om du ikke lige så godt vil kunne få materialet på en anden måde, hvis du virkelig fik brug for det
- Hav et begrænset område, hvor du kan arkivere papir – For at undgå at du bare gemmer, fordi du kan, så lav en aftale med dig selv, om hvor meget dine mapper m.m. må fylde. Begræns det mest muligt. Får du fyldt området, så er det en oplagt mulighed for lige at tage en hurtig oprydning, så der igen er plads
- Digitaliser mest muligt – Meget at den information vi får i dag kommer digitalt. Det du ikke automatisk får, bør du få skannet ind. Heldigvis har de fleste virksomheder kopimaskiner med gode skanningsmuligeder, som laver dine papirer til pdf dokumenter
Har du store/mange bunker i dag?
Vil du gerne, men kan ikke rigtig komme i gang, kan jeg anbefale følgende fremgangsmåde.
- Sæt en halv til en hel time af hver uge til arkivering. Gør det du kan af nedenstående i den reserverede tid, og tag så den tid det tager, til du er færdig. Det vigtigste er at få startet og så blive ved
- Start med at opdele indholdet af bunkerne i 2. Gemmes eller smides ud
- Når denne grovsortering er gjort, så sorter i dine gemte bunker. Prøv at identificere så få kategorier som muligt og opdel derefter indholdet i dem. Du vil igen opleve, at skulle smide noget ud
- Nu er de så tid til at få digitaliseret det, der kan og arkiveret resten i dit tildelte område
Jeg kender ingen, som synes det er sjovt at arkivere og organisere.
Jeg kender mange som synes, det er en super oplevelse/belønning, når de har overblik og ved hvor de skal finde deres ting.