Når du kigger i din kalender er det så tydeligt for dig, hvad du skal nå i dag? Eller er din kalender et vivar af aftaler og overlappende aktiviteter, som du selv nogen gange har svært ved at overskue?
Giver din kalender dig overblik på en simpel og enkel måde, så er du på vej mod en produktiv dag.
Desværre har de færreste en kalender, som giver det fulde overblik. I stedet skal de også huske deres noter på telefonen, deres papirer på skrivebordet og hvad der står på deres to-do liste. Årsagen til dette er nok, at der ikke kommer en vejledning med til brugen af en kalender, og de færreste har fået reel træning heri. Derfor går rigtig mange glip af den store produktivitetsfordel, det er, når kalenderen giver overblik.
Hold din kalender enkel
Mange er bange for at lægge deres egne vigtige opgaver i deres kalender. De bruger fx kun deres kalender til aftaler med andre.
Andre overfylder deres kalender med alt for meget og skaber et komplekst vivar af aftaler og overlappende begivenheder.
Her er nogle gode spørgsmål, som du kan stille dig selv om din brug af kalenderen.
- Har du mere end en kalender?
- Har du alle dine aftaler i din kalender? Altså også dine aftaler med dig selv og dine private aftaler
- Planlægger du møder, som ligger lige op af hinanden eller som overlapper hinanden?
- Bruger du tid på at gennemgå din planlægning for den kommende tid, eller først når du skal være et sted?
Det skal ikke være svært og tidskrævende at holde din kalender enkel. Faktisk kan man sige, at jo mere simpel du kan holde den, jo bedre overblik vil den give.
7 tips der hjælper dig med at holde din kalender en enkel og effektiv
- Du kan sige nej, også selvom du har sagt ja – Har du fået lavet en aftale, som du nu kan se vil hæmme dig, så tag din tid tilbage. Alt for mange tror, at fordi det står i kalenderen, så kan det ikke ændres, men er du i god nok tid, så vil du kunne flytte eller komme ud af de fleste aftaler
- Slut med overlappende aftaler – Overlappende aftaler skaber rod og fjerner dit overblik, og du kan ikke lave 2 ting på en gang. Væn dig til regelmæssigt at kigge nogle uger frem i din kalender og ret de steder, hvor der er overlapninger
- Stop med at planlægge ryg mod ryg møder – Disse typer møder gør næsten altid, at du kommer for sent til det næste møde. Samtidig har du ikke tid til at få samlet ordentligt op på mødet og derved blive mental klar til det næste. Sørg for 30 min. mellem hver møde og hold fast ved denne vane
- Reserver tid til dine egne opgaver – Vil du ikke have andre andre skal tage din tid, så sørg for at reservere tid til dine egne opgaver. Planlæg dem i god tid, og reserver tid i fremtiden. På den måde sikrer du, at du altid har tid til at løse din svære og vigtige opgaver. Hvis dine omgivelser endvidere prøver at tage dine pauser, så reserver tid til dem også. Læg din frokost i kalenderen, så du har tid til at tanke energi til resten af dagen
- Slut til tiden – Sæt et tidspunkt i din kalender, for hvornår din arbejdsdag slutter, og slut din dag med en god vane. Du vil blive overrasket over, hvor mange møder og aftaler, der lige pludselig slutter til tiden. Dette fordi du har synliggjort et sluttidspunkt
- Accepter ikke møder uden formål og agenda – Alt for mange møder er spild af tid. Formålet med mødet er ikke tydeligt, og der er ikke en agenda med varighed for hvert punkt. Gør det til en vane at stille krav til dem, der gerne vil have din tid. Undersøg endvidere om det er nødvendigt, at du deltager i hele mødet. Alt for tit er årsagen til et uproduktivt møde, at emnerne ikke er lige relevant for alle deltagere
- Planlæg buffer-tider – Er der mange, som gerne vil have din tid, så sørg for, at du hver uge hver uge har planlagt buffer i form af aftaler. Formålet er, at der altid kommer vigtige ting, som du ikke havde forudset, og dem skal du have tid til. Planlæg dine buffer-tider langt ud i fremtiden, så du altid husker vigtigheden af dem
Spar timer med en enkel kalender
Brugen af din kalender har en meget stor indflydelse på din produktivitet. Kan du holde den enkel og effektiv, så vil det overblik betyde, at du sparer timer hver uge. Timer som du fx i stedet skal bruge på at vurdere, om du nu har husket alt, og hvad der nu er vigtigst.
Husk at hvis du vil have MERE TIDs råd direkte i din indbakke, så kan du abonnere her.
© MERE TID – Fordi du kun kan bruge tiden én gang
Tak til Craig Jarrow for inspiration til indlægget.