E-mail er et fantastisk produktivitetsredskab, men måden som mange bruger e-mail på gør, at det får en modsat effekt. Du har sikkert selv modtaget e-mails, som var uoverskuelige.

E-mails som fx tager over 5 min. at læse og med flere vedhæftede filer. E-mails hvor formålet med mailen ikke er tydelig. E-mails med flere dagsordener. E-mails med STORE BOGSTAVER og forskellige skrifttyper.

Brug e-mail til koordination og ikke til kommunikation

Skriv e-mails, hvor formålet er koordination og ikke kommunikation. Skal du kommunikerer, så brug andre og langt bedre værktøjer.

I næsten alle tilfælde er det bedre at bruge et andet værktøj til kommunikation end e-mail. Det er simpelthen for let at misforstå ting på skrift. Det kan godt være, at du tænker, det lige nu og her sparer dig tid at skrive. Men den tid vil hurtigt blive mangedoblet, hvis bare en lille ting misforstås.

Dvs. at hvis du er det mindste i tvivl om, dit budskab vil komme ud og være til at forstå, så vælg et andet kommunikationsværktøj. Brug i stedet telefon eller fysisk dialog. Har du ikke tid, så vent og saml til bunke. Det vil spare dig tid på den lange bane.

Går det let for dig selv at skrive e-mails

Det skal ikke være en kompleks opgave at skrive en e-mail. E-mail er tiltænkt som et hurtigt og effektivt redskab, hvor hele formålet er, at man kan gennemgå sine mails, når man har tid.

Bliver e-mail ikke brugt sådan i dag af dig eller på din arbejdsplads, så start med dig selv. Begræns din kommunikation over e-mail. I stedet for at sende en lang e-mail tilbage, så send et kort svar. Skriv at du gerne vil have en dialog om denne enten over tlf. eller fysisk dialog. Det vil helt sikkert spare dig tid på den lange bane.

5 råd når du skal skrive bedre e-mails

  • Synliggør formålet – Alt for tit er det svært at tyde formålet med en e-mail. Sørg for at du i løbet af den første sætning tydeliggør, hvad du vil have ud af denne e-mail. Gem ikke den vigtigste pointe til sidst. Start med den. Har du flere formål, så del dem op i flere e-mails
  • Gør den kort – Gør din e-mail kortest mulig. Brug korte sætninger. Lav korte afsnit. Sørg for at læseren hurtigt får overblik. På den måde undgår du, at dine e-mails ryger i kategorien “det må jeg lige kigge på senere”. Sker det, ender det måske med, at du må rykke for svar. Prøv i stedet at lave dine e-mails, så de kan læses på maks. 1 min. Test det, inden du sender
  • Lav en sigende overskrift – Overskriften skal give læseren det reelle billede af, hvad de skal forvente, når de læser din e-mail. Brug derfor tid på at vælge en, som du er sikker på giver mening. Send aldrig en e-mail uden overskrift. Det vil forvirre modtager og skabe unødig irritation
  • Gennemgå inden afsendelse – At modtage e-mail med stavefejl og utydelige budskaber er bare spild af tid og kan i værste tilfælde ødelægge det formål, du havde med e-mailen. Gennemlæs derfor altid din e-mail inden, du sender den. Sender du den til flere personer, så gennemlæs den mere end en gang
  • Vær høflig – Det er så let at misforstå. Du kender ikke modtagers humør, når de modtager din e-mail. Selv en lidt skæv bemærkning kan misforstås. Skriv derfor aldrig noget, som du ikke vil kunne sige, hvis personen stod over for dig lige nu. Vær altid venlig og høflig og brug andre kommunikationsmidler, hvis dit budskab ikke kan klares på denne måde

Skab nye gode vaner

Vores vaner omkring e-mail, stammer fra den kultur, vi kommer fra. Mange af disse vaner tager desværre vores energi i negativ grad i stedet for det modsatte. Jeg oplever alt for tit, at e-mail bliver en energidræber, men den har potentialet til det modsatte.

Det er aldrig for sent at lave om. Begynder du “at kaste nye sten i vandet” vil hvirvlerne fra disse plask stille og rolig sprede sig. Tag også en dialog med dine nærmeste kolleger om, hvordan i kommunikerer på e-mail.

© MERE TID – Fordi du kun kan bruge tiden én gang

Ved at bruge hjemmesiden accepterer du brugen af cookies mere information

Cookies er små tekstfiler, som kan bruges af websteder til at gøre en brugers oplevelse mere effektiv. Dataloven fastslår, at vi kan gemme cookies på din enhed, hvis de er nødvendige for at sikre funktionen på hjemmesiden. For alle andre typer cookies skal vi indhente dit samtykke. Dette websted bruger forskellige typer af cookies fra Google analytics. Hvis du fortsætter med at bruge hjemmesiden uden at ændre dine cookie indstillinger eller du klikker Accepter, betragtes dette som din accept.

Luk