Nogle gange ved du bare, at det bliver et dårligt møde, inden det overhovedet begynder. Du kan måske se det på den manglende organisation og kaos, som du kommer ind til.

Rigtig mange bruger meget tid på møder, og møder kan også give stort udbytte, hvis de afholdes rigtig. Desværre spildes der i mange virksomheder rigtig meget tid på møder, fordi der forinden ikke er gjort den nødvendige forberedelse.

Er du blandt dem, som hader ineffektive møder, så læs nedenstående 5 ting, du skal sikre, der er taget hånd om, inden du accepterer et møde.

At lave et dårligt møde

Hvor mange møder har du deltaget i, som var spild af tid inden de begyndte? Jeg har desværre deltaget i mange. På det tidspunkt var jeg desværre ikke opmærksom på, hvad der skabte et dårligt møde og fik ikke sagt fra.

De tegn du skal holde øje med er fx manglende formål, dagsorden, for mange deltagere eller bare tegn på manglende organisering.

At planlægge et møde er ikke noget, du skal tage let på. Det kræver disciplin og planlægning for at sikre, at tiden bruges fornuftigt.

Især mange møder som planlægges i sidste øjeblik er spild af tid, da der simpelthen ikke er tid nok for mødeholder og mødedeltager til at lave den nødvendige forberedelse.

Det er egentlig ganske tankevækkende hvor mange virksomheder, der har stram omkostningsstyring, hvor det samtidig er muligt for de fleste at indkalde til et møde uden nogen form for tydeligt formål eller dagsorden.

Her er 5 måder at ødelægge et møde på inden det begynder

  • Når der ikke er tid nok inden afholdelse – Jeg har selv prøvet, at mødeindkaldelsen kommer ud samme dag, som mødet skal afholdes eller dagen inden, uden at det er afstemt med deltagerne. Det er i de fleste tilfælde opskriften på et uproduktivt møde. Deltagerne skal have tid til at forberede sig inden et møde, og man kan ikke forvente, at de bare sidder og venter på dette aktuelle møde. Skal du invitere i sidste øjeblik, så bør du sikre, at det du forventer af mødet og deltagerne reelt er muligt for at opnå
  • Når der ikke er et tydeligt formål eller dagsorden – Dette punkt er nok den fejl flest laver. Der bliver skrevet, hvad emnet for mødet er, men ikke formålet. Formålet har afgørende betydning for et produktivt møde. Det er formålet, der skal skabe mening hos deltagerne, og få dem til at engagere sig. Når du inviterer til mødet, så sørg altid for, at du tydeligt har beskrevet formålet. Tydeliggør endvidere din dagsorden. Ift. til dagsorden så er et godt råd, at du tidsestimerer, hvor lang tid du forventer, hvert punkt tager. Dette for under mødet at sikre, at du kommer det hele igennem og får stoppet løsslupne snakke i tide
  • Når materialet ikke er udleveret på forhånd – Har du prøvet at først at få materialet, når du ankommer til mødet? Det er virkelig spild af tid. Det er vigtigt, at deltagerne ved indkaldelsen til mødet ved, hvad der forventes af dem. Skal de læse noget? præsentere noget? De skal have dette overblik for også at kunne vurdere, hvor meget forberedelse dette møde kræver af dem. Måske ender det med at de afviser mødet, fordi de ikke har tid nok, men hellere det end at alles tid spildes på mødet
  • Når der er inviteret for mange – Hvem skal deltage? Det kan nogle gange være en udfordring. Desværre vælger mange hellere at invitere en for meget end for lidt. Nogle gange inviteres en ressourceperson, hvis mening måske skal bruges i 15 min. til hele mødet på 2 timer. Et godt råd er kun at invitere de absolut nødvendige personer, men udgangspunkt i dit formål. For mange deltagere skaber unødig snak og støj og hæmmer som oftest mødeproduktiviteten. Skal du bruge en ressourceperson, så aftal med denne at personen kommer, når det aktuelle punkt skal tages og går så igen bagefter
  • Når der ikke er styr på de praktiske detaljer – Sætningen “jeg har ikke lige fået booket et lokale” hører jeg tit. Mødelokaler er en efterspurgt vare i mange virksomheder. Den gode ved det er, at planlægning oftest løser denne udfordring. Endvidere har du måske oplevet at komme i sidste øjeblik til mødet, og så kan du ikke få teknikken til at virke, eller måske har du glemt at printe noget. Disse ting skaber bare en rigtig dårlig start. Som mødeleder skal du udvise stor respekt for andres tid. Planlæg derfor altid tid til forberedelse og sørg for, at du hele mødet igennem har fokus på at lede mødet med udgangspunkt i mødets formål og dagsorden

Der er mange fordele ved at holde møder – gode produktive møder. Det gælder bare om at have etableret nogle gode vaner, som sikrer at møderne ikke er spild af tid og energi.

© MERE TID – Fordi du kun kan bruge tiden én gang

Tak til Craig Jarrow for inspiration til indlægget.

Ved at bruge hjemmesiden accepterer du brugen af cookies mere information

Cookies er små tekstfiler, som kan bruges af websteder til at gøre en brugers oplevelse mere effektiv. Dataloven fastslår, at vi kan gemme cookies på din enhed, hvis de er nødvendige for at sikre funktionen på hjemmesiden. For alle andre typer cookies skal vi indhente dit samtykke. Dette websted bruger forskellige typer af cookies fra Google analytics. Hvis du fortsætter med at bruge hjemmesiden uden at ændre dine cookie indstillinger eller du klikker Accepter, betragtes dette som din accept.

Luk