Prioritering i hverdagen har en afgørende indflydelse på din produktivitet. Desværre har de fleste rigtig svært ved at prioritere. Faktorer som motivation, energiniveau, vaner, bevidsthed om mål, ambitioner og personlige værdier kommer i spil, når du skal prioritere. Det gør processen svær.
Vil du lykkes med at prioritere, skal du først blive bevidst om, hvordan du agerer, når du skal prioritere. Lader du fx din motivation og vaner styre dine handlinger er der for mange en risiko, at de fx bliver hængene i e-mail indbakken en stor del af dagen eller kun når de ting, som er mest spændende. Er du ikke helt klar på dine prioriteter, så er der også risiko for, at du bliver offer for andres prioriteter, og kan ende med at bruge tid på at hjælpe dem. Dette inden du har styr på dine.
Bruger du tid på de vigtigste ting?
Steven Coveys bog “First Things First” beskriver en model (prioriteringsmatrix), som kan hjælpe dig med at identificere, hvor din arbejdsopgave hører hjemme, og om det virkelig er den, du bør arbejde med nu.
Steven Coveys konkluderer:
- Få de vigtigste opgaver udført på daglig og ugentlig basis
- Essensen = minimer tiden i “Nødvendigheds-kvadraten”. Denne kvadrat kræver ekstra af dig ift. viljestyrke og energiniveau. Oftest kan du med et godt overblik og planlægning undgå, at mange opgaver bliver til haste opgaver. Det er dog også vigtigt, at du altid reserverer tid til, at der kan komme noget uforudset til denne kvadrant
- Målet = brug mest muligt tid i “Kvalitets-kvadraten”. Det er her du skaber resultater, som du vil have glæde af på den lange bane. For at dette kan lade sig gøre, skal du være i god tid og kende din mål og prioriteter
- Forsøg hele tiden at undgå de 2 nederste kvadrater. I denne verden hvor det for de fleste bare ikke er muligt at nå alt, så er det her du skal springe over. Lær at sige nej på en god måde og undgå disse opgaver
Når vi ser produktive mennesker
Produktive mennesker er kendetegnet ved at have styr på ovenstående model fra Steven Covey. Dette ikke at forveksle med effektive mennesker. Forskellen på at være effektiv og produktiv er for mig at effektive mennesker er gode til at gøre ting hurtigt, hvor produktive mennesker er gode til at gøre de rigtige ting. Du kan selvfølgelig godt være både produktiv og effektiv, men jeg mener, at du primært skal sætte fokus på at være produktiv og betragte effektiviteten som en bonus.
Dette isbjerg beskriver, hvad du skal sikre for at få styr på for at øge din produktivitet. På hvert område i dit liv kan du derfor med fordel tænke over og nedskrive, hvad der virkelig betyder noget for dig, og hvad du vil opnå. Gør dette tydeligt for dig selv, og du vil se din produktivitet blomstre.
3 råd når du vil lykkes med at prioritere
At nå derhen hvor du har godt styr på prioritering vil kræve tid og træning. Betragt det som en spændende rejse, hvor du vil se dig selv falde i de vante huller flere gange. Grin af dig selv og bliv ved. Det tager tid at udvikle sin bevidsthed, og det er kun, når du ikke giver op, at du vil lykkes.
Her er 3 råd som kan hjælpe dig på din “rejse”:
- Lav aftaler med dig selv du kan holde – For at skabe og fastholde momentum er det vigtigt, at du i din planlægning altid forsøger at forudse, hvordan dit fremtidige jeg vil reagere, når du skal i gang med denne opgave. Har du viljestyrke, energi og tid til opgaven på den dag, du planlægger den? Hvilke omgivelser vil være bedst for dig at løse den i? Du skal bedst mulig sikre, at du vil få succes. Dette vil opbygge din integritet, og jo stærkere den er, jo bedre vil du lykkes
- Vælg ud fra den langsigtede virkning – Når du har mange prioriteter så vælg den opgave, som på den lange bane vil give dig/virksomheden/familien m.m. den største effekt. Gør det til en vane mest muligt at vælge ud fra dette kriterie. Dette for at undgå hastefælden og de kortsigtede resultater. Dette råd oplever jeg som vigtigst, men det er også svært, da det kræver, at du inden har styr på, hvor du vil hen, og hvad du vil opnå
- Husk 80/20 reglen – Dette råd hænger sammen med forrige, men alligevel synes jeg, det giver mening at huske denne regel for sig. Reglen tager udgangspunkt i at 20% af dine opgaver giver dig 80% af dine resultater. Det er derfor vigtigt, at du ved hvilke 20% af dine opgaver, som har denne store indvirkning. Start fx med at undersøge dette. Spørg kolleger, chef, familie, venner m.m. for hvert af dine områder (personlig, familie, arbejde). Kender du disse 20% kan du bedre navigere i Steven Coveys prioriteringsmatrix
Prioritering skal trænes og vedligeholdes
Vil du optimere dine muligheder for at vinde på jobbet og lykkes i livet, så kan du ikke komme uden om prioritering. Det er en kompetence, som skal trænes og vedligeholdes. Rigtig god “rejse”.