Rigtig mange som MERE TID møder fokuserer på mængden af, det de når. De har mange møder. De laver mange opgaver. De besvarer mange e-mails og telefonopkald. De arbejder mange timer. De har en to-do liste så lang. De har en travl og hektisk arbejdsdag.
Denne travle og hektiske tilværelse er dog ikke ensbetydende med, at de kommer tættere på deres mål, eller at de er specielt produktive. Det høje tempo betyder desværre ofte at hastværk bliver lastværk. Dette endda selv om de er effektive til at løse opgaverne.
Jeg oplever generelt, at de sidste 25 års fokus på effektivitet har skabt en arbejdskultur, hvor fokus i højere grad er på kvantitet i stedet for kvalitet. Og det er en skidt vej, for det er gennem kvalitet, at de store langvarige resultater kommer. Problemet med kvalitet er, at det tager lidt længere tid og kræver større overskud, overblik, ro og fokus, end når vi har kvantitet for øje.
Den konstante mængde af informationer, forstyrrelser og opgaver gør også, det let at springe den vigtige men svære opgave over ift. en kollegas, som har brug for din hjælp til en hasteopgave. Den adfærd betyder for mange, at deres vigtige opgaver også bliver løst i sidste øjeblik, og det påvirker kvaliteten i negativ grad.
Forskellen mellem produktivitet og effektivitet
For at kunne ændre denne arbejdskultur fra fokus på kvantitet frem for kvalitet oplever jeg, at det er meget relevant at kigge på forskellen mellem produktivitet og effektivitet.
Produktivitet måler på udbyttet af den værdi, som den enkelte indsats giver, hvor effektivitet måler på, det du når og præsterer på en given indsats.
Det kan fx godt være, at du er effektiv til at skrive e-mails, men ud fra et produktivitets synspunkt skal du i stedet vurdere, om det at skrive e-mails er den bedste brug af din tid. Kunne du alternativt have brugt din tid til at skabe noget, som havde større positiv påvirkning på dine mål og virksomhedens resultater?
Selv om de to ord hænger meget sammen og er indbyrdes afhængige, så udfordrer de altså også hinanden. Jeg oplever nemlig, at de sidste mange års fokus på effektivitet har gjort, at vi ikke har stoppet op og vurderet, om de enkelte opgaver reelt øger den samlede produktivitet (værdi). Vi har et for stort fokus på at gøre og et for lille fokus på at vurdere, om det er den bedste brug af vores tid. Vi har altså ikke taget os tid til at evaluere, om opgavens slutværdi kunne optimeres ift. indsatsen. Dvs. kunne den samme indsats give større værdi et andet sted?
Målet er altså, at du skal finde en balance med at være effektiv og produktiv. Selvfølgelig skal du fokusere på din effektivitet, men ikke på bekostning af din produktivitet.
Hvad kræver det at være produktiv
Ud fra ovenstående forklaring håber jeg, du er blevet nysgerrig på, hvad du med fordel kan justere for at øge dit fokus på din personlige produktivitet.
Først og fremmest handler det om gode vaner og personlig bevidsthed.
For at være produktiv skal have styr på dit overskud (din energi ressource). Uden nok energi er det ikke muligt at skabe mental ro og fokus til at kunne tænke. Og det at have plads og tid til at tænke er nøglen til at arbejde produktivt. Det er bl.a. derfor, at jeg anbefaler, at du laver din sværeste opgave fra morgenstunden, hvor du har mest energi.
Rigtig mange af dem jeg træner undervurderer det, de kan præstere, når de har energi nok og ro omkring sig. Det er blevet en vane at blive/lade sig forstyrre, og de fleste har glemt, hvordan det føles virkelig at fordybe sig med god samvittighed.
En anden vigtig ting du skal have styr på, er dine mål og prioriteter. Det er meget svært at være produktiv, hvis du ikke ved, hvad det langsigtet er, du skal opnå, samt hvad der er vigtigst. Hvordan skal du så kunne prioritere? I stedet vinder den kortsigtede prioritering, men det bringer dig ikke tættere på dine langsigtede mål.
For at lykkes med at være produktiv skal du indarbejde vaner, som automatisk understøtter, det du ønsker. Det tager tid at lave nye vaner, og til at sikre implementering kan jeg kun anbefale, at du begynder at evaluere dig selv.
Du skal ikke tænke produktivitet hele dagen
Denne snak om produktivitet betyder ikke, at du skal tænke produktivitet hele dagen. Det er din effektivitet, der får tingene gjort, hvor du med din produktivitet evaluerer værdien af indsatsen. For at have energi til løbende at foretage disse evalueringer kræver det, at du tænker lige som en sprinter. Sprint og brug din energi men sørg for restitution efterfølgende.
Lav en opgave som virkelig gør en forskel og planlæg efterfølgende tid til pause og opgaver, som ikke kræver så meget energi af dig. Del fx dine opgaver op i tunge opgaver (gør en stor langsigtet forskel) og lettere opgaver. Fordel opgaverne dagen igennem så du kan veksle i mellem, det opgaven kræver af dig.
Start fx småt og udbyg derfra. Reserver fx 3 gange om ugen 2 timer om formiddagen (her har du mest energi og viljestyrke), hvor du udelukkende arbejder på en opgave, som bringer dig tættere på dine langsigtede mål.
Husk at det tager tid at skifte fokus til at få en bedre balance mellem effektivitet og produktivitet. De fleste af os har 2-3 timers rigtig god tænkekraft pr dag. Lad dig ikke frustrere over, at du falder tilbage, til det du plejer. Sæt i stedet fokus på, hvordan du i morgen kan gøre det bedre.