Jeg mener kalenderen er et godt værktøj til at få og fastholde overblik. Og uden overblik er det svært at opnå den ro og det fokus, der er nødvendigt for at kunne arbejde optimalt.
Kalenderen kan dog også sagtens have den modsatte virkning. Har din kalender flere farver og aftaler end et Tetris spil? Prøver du konstant at finde plads til flere møder og er du ofte dobbeltbooket?
Er det tilfældet, så er din kalender overbooket og det skaber unødig stress og pres på dig selv.
Har du for meget i din kalender
Jeg ser tit to tilgange til brugen af kalender.
Den ene har kun aftaler med andre i kalenderen og bruger den som en mødekalender. Der er altså ingen aftaler med sig selv. Dette ofte for at undgå ikke at kunne leve op til disse egne forpligtelser, men også fordi de vægter tilgængelighed overfor deres organisation.
Den anden har sin kalender så fyldt, at det er så godt som umuligt at leve op til de forventninger/forpligtelser, som den indeholder.
3 tegn på at din kalender er overbooket
- Du får ikke lavet noget arbejde selv – Bruger du mere tid i møder end på at lave at arbejde selv? For at undgå at du kommer til at lave dit eget arbejde på tidspunkter, hvor dit overskud er lavt, er det nødvendigt, at du har tid til dine vigtigste opgaver. Sørg for at du ud i fremtiden har reserveret tid til disse vigtige opgaver og ansku denne tid som et meget vigtigt møde med dig selv. Et møde du prioriterer højt
- Dine møder ligger ofte ryg mod ryg – Har du sagt ja til et møde fra 9-10 og endnu et fra 10-11? Med mindre du kan teleportere dig, så kommer du for sent. Forventes det tit at du kommer for sent? Husk at komme for sent er ikke en undskyldning. Det er et valg.
Derudover så kræver det store ressourcer at deltage i møder. At være lyttende og nærværende tapper os for energi. Har du ikke tid til at forny energi mellem møder? Får du ikke lukket ene møde ned, inden du starter på det næste, så er der stor risiko for, at du er årsag til ineffektive møder. Du skal fx sandsynligvis bruge 5-10 minutter, inden du er helt med - Du har aftaler som konflikter med hinanden – Skal du i sidste øjeblik tit vælge, hvilken aftale du vil overholde? Jeg ser ofte denne situation blandt overbookere. Du får måske mange mødeindkaldelser og når ikke at få overblik, inden du siger ja. Eller du siger ja og tænker, at du så lige aflyser den anden aftale, men glemmer det så. Gør dig det til en vane ikke at godkende mødeindkaldelser på dine mobile enheder. Årsagen er, at det fx kan være svært at få overblik på telefonen. Sørg endvidere for at du har tid til planlægning og hav en god vane, hvor du sikrer tid omkring dine møder, når du accepterer dem. Sidst – Sæt fokus på at sige nej. Et nej er forudsætningen til at sige ja til de virkelig vigtige ting. Alt for tit oplever jeg personer, som er frustreret over, at møderne er spild af deres tid. Sæt fokus på at stoppe dette. Stil krav til indhold, dagsorden og formål og deltag kun den tid, hvor der er brug for dig
En kalender der giver overblik og skaber ro og fokus
Din kalender skal give dig overblik, ro og fokus. Gør den ikke det er det på tide at skabe en ny vane.
Sæt fokus på at sænke dine forventninger og øge kvaliteten. Hav en realistisk plan, hvor der er fokus på de ting, som sikrer dig langvarige resultater. Sørg fx også for at du har tid til pauser og “leg” i løbet af dagen. Du har ikke energi til en hel arbejdsdag, hvis du ikke prioriteter og giver dig tid til restitution. Hav fx minimum 15-30 minutter mellem hvert møde. Sørg også for at du får bevægelse og sociale interaktioner, der ikke omhandler arbejde, i løbet af arbejdsdagen.
Stresser du dig selv for meget er risikoen for overspringshandlinger stor. Når vi lægger for hårdt et pres, får vi lyst til at give os selv en pause. Problemet med denne pause er bare, at du har lidt dårlig samvittighed, når du holder den, fordi du egentlig havde planlagt at lave noget andet. Et for stort pres kan endvidere give dig en dårlig oplevelse af at arbejde. Står det på længe nok og alt opleves som pligter, og så er der stor risiko for, at du brænder ud. Hvilket ingen har glæde af.
Husk også at hvis du ikke laver aftaler med dig selv, så fortæller du dig selv, at tiden med dig selv ikke er lige så vigtig som tiden med andre. For at opnå dine mål og ambitioner, så bør tiden med dig selv være vigtigst. Du kan ikke effektivt hjælpe andre, før du har styr på dig selv.
© MERE TID – Fordi du kun kan bruge tiden én gang
Tak til Craig Jarrow for inspiration til indlægget