Når du er frustreret over at dagen ikke går, som du forventer, tænker du fx så? “I dag var noget helt specielt” eller “Jeg ville ønske, at jeg bare havde lidt mere tid” eller “Jeg forstår ikke, hvorfor jeg ikke kan nå det, jeg sætter mig for”.
Uanset hvilke af disse spørgsmål du tænker, så har du sandsynligvis haft en dag med flere uforudsete hændelser, som har været en medvirkende årsag til din oplevelse af dagen. Det kan være hændelser som fx, at du har undervurderet, hvor lang tid en opgave reelt tog, eller du bliver forstyrret flere gange af kolleger, chef, telefonopkald m.m.
Hvad sker der, når du ikke har overskud til det uforudsete
Jeg oplever mange, som er frustreret over deres arbejdsdag, når den ikke går som planlagt. De mangler overskud til at håndtere det, de ikke kan forudse. Denne frustration kommer fx til udtryk gennem, at de:
- let bliver irriteret
- har manglende nærvær i dialoger
- har svært ved at holde fokus i længere tid
- vælger at løse de lette frem for de vigtige opgaver
- har svært ved at holde overblik
Jeg oplever, at en stor del af denne frustration skyldes, at de ikke på forhånd har forholdt sig til hvilke uforudsete hændelser, de kan blive udsat for. Endvidere har de heller ikke lavet en plan for, hvordan de skal tackle hændelserne, når de opstår.
Ovenstående reaktioner tager desuden langt mere af deres begrænsede daglige energikapacitet, end hvis de havde overskud til at tackle hændelserne.
Prøv at finde dit mønster
Hvor mange timer kan du planlægge i din kalender hver dag til forudsete opgaver?
Hvor meget tid skal du reservere til uforudsete hændelser?
Hvor mange helt specielle dage har du? eller er der et mønster, du ikke har set endnu?
Kender du ikke svarerne på ovenstående, så kan jeg kun anbefale, at du begynder at undersøge det. Det er meget forskelligt fra person til person, hvor mange uforudsete hændelser, de har. Det vigtigste er at være bevidst herom.
Næsten alle kan finde en eller anden form for mønster, og det er vigtigt netop at kende sit. Dit mønster er forudsætningen for at kunne planlægge, så du har overskud til det uforudsete.
Start med at analysere din dag, din uge, din måned og find et mønster, der kan hjælpe dig med at forudse. Kan din kalender ikke hjælpe dig, så start i dag med at lave en vane, der sikrer, at din kalender afspejler din dag. Det tager maksimum 5 minutter pr dag, og vil give værktøjet til at finde dit mønster.
Dit mønster kan fx resultere i at du dagligt reserverer 1-2 timer til uforudsete hændelser. Har du ikke så mange, så reserverer du måske nogle timer et par gange om ugen. Det kan også være at du finder ud af, at du generelt skal planlægge 50% mere tid til de opgaver, du kender.
Skal du have maksimalt udbytte, skal du have overskud til hele dagen
Uden overskud og derigennem viljestyrke er det så meget sværere at fastholde, overblik, ro og fokus, og uden disse tager de fleste ting længere tid at lave. Det er simpelthen lettere at komme til at lave ting, som ikke er vigtige eller ligefrem unødvendige, når du mangler overskud. Det er også sværere at sige nej til en forespørgsel.
Uden overskud er det let at komme til at føle sig utilstrækkelig, og derigennem bruge en masse unødig energi. Alt for mange synes ikke, de når nok på en arbejdsdag, og er frustreret herover.
Det hænger desværre bare sådan sammen, at jo mere vi fokuserer på det, vi ikke når, fremfor det vi skal nå, jo mindre vil vi kunne nå.
Forbered dig mentalt på din dag
Når du har en idé om dit mønster, så start din dag med at prøve at forudse den. Hvad skal du nå og, hvad kan der komme af uforudsete hændelser. Skriv dem gerne ned. Tænk derefter på hvordan du vil håndtere disse situationer.
Skal du fx. have din telefon på “forstyr ikke” i en periode, for derefter at have reserveret tid til at ringe tilbage. Skal du fortælle, at du kan hjælpe efter kl. 13, med hvad der nu kommer. Skal du løse din planlagte opgave på et lukket kontor, for så at vende tilbage. Skal du have afstemt forventninger med dine kolleger, chef m.m.
Denne mentale forberedelse vil have afgørende indvirkning på dit overskud. Du skal nemlig bruge mindre energi på at håndtere noget, som du allerede har forberedt dig på. Og på den måde sparer du på dine samlede energiressourcer og har større chance for at vinde på jobbet og lykkes i livet.
Nøglen til succesfulde dage ligger i at have overskud hele dagen igennem. Spar på dine ressourcer og vær opmærksom på, hvordan du bruger dem.