Du starter på en opgave, og efter nogle minutter bliver du distraheret eller forstyrret, og før du ved af det, laver du alt mulig andet end den opgave, du startede på.
Denne situation kender vi alle. Frustrationen der senere bygger sig op over ikke at få lavet den aktuelle opgave, vil være rar at undgå. Især fordi den tærer på vores energikapacitet. Dette indlæg handler derfor om, hvordan du kan forblive fokuseret, mens du løser din opgave.
Gode produktivitetsværktøjer, mange forstyrrelser
Alt den teknik vi har omkring os i dag, giver os fantastiske muligheder for at optimere vores effektivitet og produktivitet. Du kan lave rigtig meget af dit arbejde fra din smartphone og samtidig have løbende kontakt til din private sfære.
Udfordringen er desværre, at den store tilgængelighed også betyder, at du hele tiden kan blive forstyrret og distraheret.
En af de store udfordringer i manges arbejdsliv er derfor at kunne styre denne tilgængelighed. Dette så du kan forblive fokuseret på en opgave i mere end nogle minutter og undgå den ene overspringshandling efter den anden.
Giv dine opgaver en tidsfrist og tag tid
At forblive på en opgave kræver selvkontrol og øvelse. En rigtig god måde at træne dette på er ved at give dine opgaver en tidsfrist. Inden du går i gang skal du beslutte, hvor lang tid du vil bruge på opgaven, og så skal du frem med stopuret.
Lav en tidtagning på fx 5, 10, 30 minutter for den opgave, du vil have lavet.
Rigtig mange opgaver egner til denne metode. Her er nogle eksempler:
- Arbejde med e-mail – Jeg sorterer mine e-mails i 15 minutter
- Mindre opgaver som du har samlet til bunke – Jeg har lige 4 små opgaver, som jeg kan lave på 20 minutter
- Den svære opgave, som du ikke kan overskue – Jeg kan starte med at bruge 30 minutter på at komme i gang
- Ringe tilbage på telefonbeskeder m.m. – Jeg sætter lige de næste 15 minutter af til at få hørt beskeder og svaret tilbage
- Læse en bog – Jeg skal læse i min bog 20 minutter hver dag
- Planlægning og skabe overblik – Jeg bruger lige 10 minutter på at få overblik over næste uge
- Tid til at tænke – Jeg går lige 10 minutter med denne opgave og brainstormer på den
- Træning – Jeg skal træne 20 minutter
Når tiden er gået, er det ikke sikkert, at du fx er færdig med sortere dine e-mails, men formålet med denne metode er også, at du ikke mister overblikket. Havde du ikke sat tid, havde din e-mail sortering måske taget dobbelt eller tredobbelt så lang tid, og konsekvensen er måske, at du ikke får lavet en af dine andre vigtige opgaver.
5 årsager til “at sætte tid” hjælper dig med at få løst dine opgaver
Her får du 5 årsager til, at du med fordel kan tidstyre dine opgaver.
- Giver et ensidigt fokus – Når du sætter tid, giver du dig selv en opgave om alene at fokusere på den ene opgave. Du skal “bare” fokusere på opgaven til tiden er gået
- Træner din selvkontrol – Kan du forblive på den samme opgave i 10 minutter? Udfordr dig selv og træn derigennem din selvkontrol. Du kan helt sikkert lettere overskue at gøre noget i en bestemt tidsperiode, end hvis du ikke ved hvor længe
- Forbedrer din produktivitet – Opgaver har det med at tage den tid, vi giver dem. Du kender sikkert oplevelsen, når du har været under tidspres. Du kan bagefter blive overrasket over, hvad du kunne nå på kort tid
- Opbygger momentum – For de svære opgaver er dette en metode, som kan hjælpe dig med at komme i gang. Det at få taget hul på det store projekt og få lavet en råskitse eller en brainstorm hjælper dig med at identificere den næste handling, du kan gøre
- Stopper forstyrrelser – Når du har sat tid er det lettere at udsætte forstyrrelser. Det er lettere at ignorere telefonen, sms m.m., når du ved du kan vende tilbage om 10 minutter. Det er også lettere at sige til kollegaen, der forstyrrer, at du lige mangler 15 minutter af din opgave, og om det er ok, at du vender tilbage bagefter
Når du sætter tid af bliver muligheden for overspringshandlinger minimeret, og det vil virkelig øge din produktivitet. Husk dog også at sætte tid af til tilstrækkelig egenomsorg dagen igennem. Det er vigtigt, at du mellem dine tidsfastsatte sprint indlægger tid til pauser og restitution.
Det er ikke nok at læse om gode metoder. Prøv denne metode en til to gange om dagen i en periode på fx 3 uger, og se hvordan den kan hjælpe dig.
© MERE TID – Fordi du kun kan bruge tiden én gang
Tak til Craig Jarrow for inspiration til indlægget.