Planlægning er noget, vi alle har oplevelser med. Desværre har alt for mange flere dårlige end gode oplevelser med planlægning. Du kender nok oplevelsen af ikke at have nået de opgaver, du gerne vil på en dag. Du har sikkert også prøvet gang efter gang at flytte planlagte opgaver i din kalender.
Generelt er disse oplevelser årsagen til, at mange ikke planlægger længere frem end i dag eller de kommende dage. Ja, nogen planlægger slet ikke mere, men tager dagen, som den kommer.
Skuffelsen eller den dårlige samvittighed, som kan være forbundet med ikke at lykkes med sin planlægning, er for irriterende at bære rundt på. For nogle giver det en følelse af ikke at slå til. Vi tror ikke, vi er gode nok, og vi burde egentlig kunne gøre tingene hurtigere, end vi gør.
Planlægning er nøglen til at få overblik
Både i arbejds- og privatlivet er det at have overblik vigtigt. Når vi har overblik giver det os ro og mulighed for at fokusere i længere tid. Uden overblik har vi stor sandsynlighed for at bruge en masse unødig tid til fx hele tiden at skulle tage stilling: “hvad skal jeg nu”, “hvad er vigtigst”, “hvad har jeg lyst til”. Denne konstante stillingtagen koster unødig ekstra energi og viljestyrke hos os, hvilket betyder, at vi har mindre energi og selvkontrol til reelt at lave, nogle af de ting vi vil.
For at have overblik kræver det, at vi prioriterer og planlægger. Vi skal vide, hvad der er vigtigst, og vi skal kunne vurdere, hvor lang tid og hvornår det skal gøres.
Uden dette er svært at sikre, at vi ender der, hvor vi gerne vil hen. Eksemplet med et skib er en god metafor herpå. Inden vi sejler skal vi helst kende slutdestinationen. På den måde kan vi inden forholde os til, hvor meget forplejning, udstyr m.m. vi skal have med. Når vi så er undervejs, så er vi sikkert nødt til at justere kursen flere gange, men uden slutdestinationen hvor havde vi så endt?
5 ting der hjælper dig med at lykkes med din planlægning
For at lykkes med din planlægning er det vigtigt, at du forholder dig til en ting. Du vil sikkert have lyst til at få planlægningen overstået hurtigst mulig. Desværre er det lige netop denne lyst, som er årsagen til, at din planlægning kan gå galt. Alt for mange betragter ikke planlægning som en reel opgave, men efter min mening er det den vigtigste opgave, da det er den, der giver dig overblik.
For at undgå at falde i fælden og derigennem ikke lykkes med din planlægning, så gennemgå om du i din planlægning har tænkt over disse 5 ting.
- Du er generelt for optimistisk – Er du ikke 100% sikker på, hvor lang tid opgaven tager, så er en god regel at generelt planlægge 50% mere tid, end du regner med. Er du på ukendt grund, så skal du sandsynligvis beregne minimum 100% og måske 200%. Generelt er det vigtigt, at vi ved, hvor lang tid opgaven tager. Dette for at kunne fastholde fokus og momentum. Problemet er bare, at vores hjerne snyder os i planlægningsfasen, og det skal vi kalkulere med. Når vi planlægger, tror vi, at vi har taget alt med i betragtning, men glemmer fx, hvor tit vores tidligere planer alligevel ikke holdt. Dette er fx en stor årsag til at mange større projekter næsten altid tager længere tid og bliver dyrere end forventet. Dette vil også ske hos dig, hvis du ikke kalkulere herfor
- Del store opgaver i mindre bidder – Når du har godt styr på tiden, så er næste skridt at dele dine opgaver op i spiselige bidder (30 minutter til maksimum 2 timer). Dette for at sikre din fleksibilitet og lyst. Denne størrelse opgave giver dig mulighed for at manøvrere, hvis det uforudsete skulle ske og minimerer også lysten til overspringshandlinger, da tidsrummet er til at overskue
- Tid til pauser og afbræk – Sørg også for at du dagen igennem har tid til at give dig selv tilstrækkelig egenomsorg. Den tid du bruger her, får du mange gange igen. Alternativet for mange er, at de er brændt ud om eftermiddagen og heller ikke har den ønskede energi, når de kommer hjem
- Tid til uforudsete opgaver – Rigtig mange glemmer at kalkulere med det, de endnu ikke ved kommer. Men for langt de fleste kommer der hver dag opgaver, de ikke kunne forudse. Hvor meget tid du skal planlægge til uforudsete opgaver er meget individuelt, men jeg anbefaler at starte med en time hver dag.
Du skal have tid til at tænke og være – For at kunne fastholde overblik og udvikle din arbejdsmetode er det nødvendigt, at du planlægger tid, hvor du har mulighed for at reflektere og evaluere. Du skal se denne tid, som afgørende for din fremtidige succes. Brug fx de sidste 20 min. hver dag på at kigge tilbage på i dag og frem på de næste. Du vil få tiden igen mange gange
Giv dig selv en god oplevelse
Det er en super oplevelse, når planlægningen holder, og det gælder om at få denne oplevelse så ofte som muligt. Det momentum, der kommer heraf, er helt sikkert med til at hjælpe dig med at vinde på jobbet og lykkes i livet.