Vi har kun en hvis mængde energi hver dag. Vores energi er især afhængig af, hvor længe vi har sovet, vores ernæring, vores hydrering og vores fitnessniveau. Jeg tror alle har ambitionen, at denne begrænsede energi skal fordeles, så der er noget til os selv og til arbejds- og privatlivet.
Desværre ser jeg alt for tit, at arbejdslivet tager alt for meget af den samlede energi, så der efterfølgende ikke er så meget, som vi ønsker til os selv og vores nærmeste. Ja, arbejdet fylder den tid på dagen, hvor vi er friskest, men det er muligt at reservere energi. Forudsætningen for at reservere er dog at blive bevidst om, hvad der tager vores energi og hvor meget. Dette indlæg skal handle om en af de store tidsslugere for rigtig mange – e-mail.
Alle forstyrrelser har en energikonsekvens
Du kender det sikkert. Du får en pop-up på din skærm. Der dukker en lille konvolut op nede i højre hjørne. Du får en markering på din smartphone. Du får måske endda et ding.
Du har fået en e-mail.
Denne forstyrrelse mens du sidder og er i gang med en krævende opgave tager mere energi end de fleste tror.
- Din nysgerrighed begynder at stille spørgsmålstegn til, hvad mailen indeholder
- Det tager din koncentration fra den nuværende opgave
- Du kigger så på mailen og mister fokus på den opgave, du var i gang med
- Du skal nu bruge helt op til 10-20 minutter på at komme tilbage på sporet igen, hvis du kommer i gang igen
Denne cyklus kan så gentage sig igen og igen for hver gang din nysgerrighed vinder. Dette medfører, at du ikke når den aktuelle vigtige opgave og samtidig bliver mere og mere presset på tid. Udover at denne cyklus hver gang koster unødigt på dine energiressourcer, så tærer dette pres også på ressourcerne.
Er du afhængig af e-mail
Hvor mange gange kigger du i din indbakke hver dag? Hvor mange gange er det egentlig nødvendigt, at du kontrollerer for nye e-mail? Når du ikke lige ved, hvad du skal lave, er det første du gør så at kontrollere din e-mail? Dette kan være nogle ubehagelige spørgsmål at tage stilling til.
Mange er afhængige af e-mail og undersøgelser viser, at mange bruger op til 30% af deres tid på e-mail. Hvor meget bruger du?
Problemet med e-mail er, at hjernen genererer dopamin hver gang vi kontrollerer e-mail. Vores nysgerrighed om, at der måske ligger noget spændende. Vores behov for at kontrollere, at der ikke ligger noget vigtigt. Eller det at vi hurtigt kan svare nogen og dermed virke produktive, giver os denne lykkefølelse, som stoffet dopamin skaber. Men hvor tit er det egentligt, at der er noget spændende og virkelig vigtigt i indbakken? Altså noget der ikke kan vente 2-3 timer på at få et svar?
Lad ikke din e-mail tage mere energi end nødvendigt
Det kan godt være, at de kortvarige glæder ved at kontrollere for nye e-mails giver dig energi nu og her, men den samlede energikonsekvens er negativ. Disse skift mellem e-mail og opgaver gør, at du får mindre for hånden på en dag og det øgede pres, som skabes heraf tærer på dine energiressourcer.
Her kommer derfor nogle råd, som kan hjælpe dig med at minimere energikonsekvensen e-mail kan have.
- Kontroller e-mail 3-4 gange om dagen – Langt de fleste vil opleve, at det er nok at kontrollere e-mail 3-4 gange om dagen. Er du i tvivl, om du kan nøjes med det, så prøv at teste det i en periode på 3-4 uger. Prøv at nøjes med følgende tidspunkter: morgen, inden frokost og 30 minutter før du går hjem
- Sæt tid på – Undgå problematikken med at blive hængende i din indbakke. Sæt tid på hvor længe du skal være i indbakken hver gang. Brug fx denne simple tjeneste fffocus.com. De fleste kan nøjes med 10-20 minutter tre gange om dagen. Når du sætter tid på øges dit fokus og din effektivitet
- Fjern alle påmindelser om nye e-mails – Sørg for at du ikke får nogen beskeder om e-mails på nogle af dine enheder. Slå det hele fra. Se bl.a. hvordan du gør i Outlook og på iPhone.
Se også disse andre råd om gode e-mail vaner.
- 5 hurtige råd til at skrive bedre e-mails
- 15 råd – Sådan skal du og sådan skal du ikke bruge e-mail
- Omkostningen ved løbende at tjekke e-mail
- Stop med at bruge din indbakke som “to-do liste”
Er du i dag en af de mange som kontrollerer e-mail mange gange og dagen, så start med at eksperimentere med ovenstående råd i en periode på 3-4 uger. Du skal vide, at det er en stærk vane, du er oppe imod, så du vil falde i flere gange. Vær ikke så hård mod dig selv, når det sker men fortsæt rejsen. Det er helt sikkert, at den vil være det hele værd.