Det er afgørende løbende at fastholde overblik, hvis du vil optimere din personlige produktivitet. Uden overblik er det let at havne i haste-fælden. Dvs. at du laver det, der haster, men ikke nødvendigvis er vigtigst. Uden overblik er det også let at arbejde ud fra tanken, at så længe jeg arbejder, så er det fint. Desværre er disse arbejdsmåder ikke med til at bringe os tættere på at vinde på jobbet og lykkes i livet. Tværtimod.
En af de ting der virkelig kan få os til at miste overblikket er, når vores opgaver tager længere tid, end vi har beregnet. Hvor tit sker det for dig?
Er du som de fleste af dem MERE TID træner, så sker det tit. Den generelle årsag til, at det ofte sker er, at din tidsestimering ikke passer. Dette indlæg handler om, hvorfor du generelt er for optimistisk med at tidsestimere dine opgaver, hvordan du kan undgå det og derigennem fastholde dit overblik.
Du kan ikke stole på din hjernes intuition
Når det kommer til tidsestimering, så kan du generelt ikke stole på din hjernes intuition. Den har det med at springe over hvor gærdet er lavest og er utrolig dårlig til at inkorporere tidligere erfaring og statistik.
Jeg har for nylig læst bogen Thinking, Fast and Slow af Daniel Kahneman. Heri giver han bl.a. disse årsager til, at vi ofte laver fejl med vores tidsestimering:
- Vi forholder os primært til best-case scenariet og forholder os kun lidt eller slet ikke til worst-case scenariet
- Når vi finder opgaven svær, vurderer vi vores kompetence til at løse den som under middel, men når vi kender opgaven bare nogenlunde, så er vi ovenud optimistiske omkring vores kompetence til at løse den
- Vi undgår at forholde os til alle fakta, hvad andre lavede af fejl i samme situation, og hvad vi ikke ved. Dette til fordel for hvad vi ved, og hvor kompetente vi er
Når jeg reflekterer over disse tre årsager, så kan jeg godt forstå, at tidsestimeringen kan gå galt. Det er efter min overbevisning også årsagen til, at rigtig mange byggerier og projekter bliver dyrere og tager længere tid.
Du har for stort fokus på at gøre
En anden årsag der spiller ind, når vi skal tidsestimere, er vores fokus på at få ting gjort. I en hverdag hvor der altid er noget at tage fat på, er det let at blive fanget i “gøre-fælden”. Det bliver vigtigere at have lavet en masse end virkelig at have arbejdet længe og eftertænksomt på at skabe en ny idé eller få løst den svære og komplekse opgave.
Denne adfærd kan få os helt til at glemme overblik, og dermed øges risikoen for, at du kommer til at leve ud fra andres agenda og prioriteter. Denne situation kan også skabe en adfærd hos dig, hvor du primært løser opgaver, som du ved, hvordan du kan løse. Du oplever simpelthen ikke tid til at sætte dig ind i noget nyt, som du ikke kender. Dermed rammer du ovenstående punkt omkring, at du vurdere din kompetence som under middel, når opgaven er svær. Dette kan betyde, at du går glip at oplevelser og succeser, som du ellers kunne have stor glæde af.
Når dit overblik skal holde
Oplever du ofte, at du mister overblikket, fordi din tidsestimering ikke holder, så anbefaler jeg, at du eksperimenterer med nogle af disse råd.
- Få andre til at kigge på dit projekt udefra – Vi er som personer meget bedre til at se andres fejl end vores egne. Det er derfor en rigtig god idé at tage en dialog med en, som ikke kender til opgaven/projektet og få dem til at stille dig spørgsmål, som kan teste din tidsestimering. Du kan som alternativ også lave dig en række kritiske spørgsmål, som du hver gang skal gennemlæse og forholde dig til
- Evaluér på dine tidsestimeringer – Hvor tit lykkes det dig reelt at blive færdig til tiden? Lav en log, hvor du skriver ned, hvad der var årsagen til, at du lykkes og ikke lykkes. Evaluér på disse konklusioner regelmæssigt (fx månedligt) og træn derigennem din bevidsthed, så du ved, hvad du skal holde øje med
- Estimer ud fra worst-case scenariet – I langt de fleste tilfælde er dit worst-case scenarie det mest realistiske. Væn dig til at bruge det i din planlægning. Brug fx følgende tommelfingerregel. Jeg er sikker på, hvor lang tid opgaven tager = plus med 50% tid. Jeg er næsten sikker på, hvor lang tid opgaven tager = plus med 100% tid. Jeg er ikke helt sikker på, hvor lang tid opgaven tager = plus med 200% tid
- Husk at indkalkulere tid til pauser – At holde løbende pauser er en afgørende vane for at kunne have energi til at arbejde produktivt hele dagen. Sørg for plads og tid til at tænke hele dagen igennem. En god regel er 10 minutter for hver time, hvor du lige giver din hjerne plads og rum. Dette fx. gennem en kort gåtur.
Hvis du blev færdig før tid
Hvad ville der ske, hvis du blev færdig før tid? Det vil helt sikkert give dig en positiv psykologisk oplevelse af opgaven. Dvs. at udover at dit overblik fastholdes, så vil du også få ekstra energi heraf. Hvis du kunne, ville du så ikke vælge denne oplevelse frem for presset ved at være bagud? Et pres som skaber negativ energi og gør, at du skal bruge mere energi på at nå det samme.