Afbrydelser er en kilde til ufokuseret arbejde. Faktisk oplever jeg mange personer, som aldrig rigtig kommer i gang med dybere fokuseret arbejde. Dette fordi de lader sig afbryde så ofte, at de hele tiden mister deres koncentration og opmærksomhed.
Ja, du læste rigtigt. Jeg skrev “lader sig afbryde”. Rigtig mange oplever nemlig, at afbrydelser er uden for deres kontrol, og at det bare er en virkelighed, som de skal leve med. Men sådan behøves det ikke at være. I mange situationer har du mulighed for at skabe rammer, som kan minimere eller helt fjerne eventuelle afbrydelser. Tænker du, at dette ikke gælder for dig, vil jeg gerne udfordre dig på dette.
Jeg ved godt, at nogle job, som fx callcenter lignende stillinger, kun minimalt kan styre deres afbrydelser. Men er du en videns-medarbejder, som reelt selv skal styre din dag, så er jeg sikker på, at du kan finde og planlægge tidslommer, hvor du ikke vil blive forstyrret. Tidslommer på 1-3 timers varighed hver dag vil for de fleste være nok til at få lavet det arbejde, som kræver deres fulde opmærksomhed.
Konsekvensen af afbrydelser
Konsekvensen af afbrydelser er, at den mindsker din kognitive båndbredde, hvilket forlænger den tid, det tager for dig at løse opgaven og/eller den forringer kvaliteten af resultatet. Dette er selvfølgelig mest aktuelt, når du løser opgaver, som kræver din fulde båndbredde.
Når det drejer sig om disse hjernetunge opgaver, så viser mange undersøgelser, at det kan tage op til 20 minutter, inden du er tilbage til samme fokus, som inden du blev afbrudt. Tænk så fx på konsekvensen, hvis du bliver afbrudt løbende med 10-15 minutters mellemrum.
Afbrydelser haster sjældent
Det kan godt virke som om afbrydelser haster, men det gør det faktisk sjældent. Mange afbrydelser hænger nemlig sammen med, at personen bare har brug for at komme af med den viden, opgave eller lignende, som de fx forstyrrer dig med. De fleste forstår udmærket, at du ikke lige ventede på at blive afbrudt af dem. De kan derfor godt forstå, at du er i gang med noget og først kan vende tilbage lidt senere.
Set med øjnene fra den der bliver forstyrret, er det min erfaring at mange tror, at de lige så godt kan lade sig afbryde. Dette fordi de ellers skal løse denne opgave senere. Det er en meget forkert strategi. Det kan meget bedre betale sig at reservere tid til at håndtere afbrydelserne, når du er færdig med den aktuelle opgave. Planlæg derfor fx 30 minutter til at svare på ubesvarede opkald, mails, personlige forespørgsler m.m.
4 måder til at håndtere afbrydelser
Her får du 4 måder, som vil minimere dine forstyrrelser. Disse kan med fordel bruges, når du arbejder med opgaver, hvor du har brug for hele din kognitive båndbredde.
- Isoler dig – Det bedste du kan gøre er at isolere dig, når du virkelig har brug for det. Sæt telefonen på “forstyr ikke”. Luk dit e-mail program. Sæt dig ind i et mødelokale. Arbejd hjemmefra osv. Beslut hvor lang tid du vil arbejde på opgaven sørg for, at dine kolleger m.m. ved, at du ikke er til at træffe i den pågældende periode. Kan du ikke “gemme dig”, så tag høretelefoner på og hør god produktivitets musik. Høretelefoner sender et godt signal, om, at du ikke vil forstyrres, og samtidig fjerner de en stor del af kontorstøjen
- Jeg vender lige tilbage når… – Min erfaring er, at 9 ud af 10 accepterer sætningen. “Jeg er lige optaget af en krævende opgave, må jeg vende tilbage om ca. …”. Fortæl hvornår du regner med at være færdig. Dette gælder også ved telefonopkald. Svar evt. også telefonopkald med en en sms om, at du ringer tilbage eller lad opkaldet gå på telefonsvareren. Sørg dog for at du reelt har tid til at vende tilbage og får det gjort. Sker det ikke, vil du ellers helt sikkert skabe en adfærd, hvor du næste gang ikke får mulighed for at udskyde afbrydelsen
- Planlæg tid til afbrydelser – Har du mange afbrydelser fra en og samme person så aftal en mødetid, hvor I vender jeres spørgsmål. Det kan fx være, at I mødes 1-2 gange hver uge. Dette vil helt sikkert minimere afbrydelserne. Bliver du afbrudt af mange så planlæg tidsrum, hvor dine kolleger kan forstyrre dig. Synliggør tiden og sørg for at du i den tid laver opgaver, som kan klare afbrydelser uden nævneværdigt produktivitetstab
- Tøm dit hoved – Du skal heller ikke undervurdere dine egne interne afbrydelser, hvor din hjerne husker dig på den ene ting efter den anden. Sørg for at du har tømt dit hoved, inden du går i gang med opgaven. Sæt fokus på dit fokus og minimer alle de ting, der kan forstyrre dig, mens du er i gang med opgaven
Værn om din tid, energi og opmærksomhed
Afbrydelser er ikke noget man skal tage let på. I den tid vi lever i, bliver vi hele tiden bombarderet med informationer og forstyrrelser. Det gælder det om at værne om vores tid, energi og opmærksomhed. Når vi gør det, har vi nemlig de bedste muligheder for at vinde på jobbet og lykkes i livet.