Når jeg spørger personer, hvor de arbejder mest produktivt/effektivt, så er kontoret så godt som aldrig det sted, de nævner. Hvorfor er det sådan? Hvordan kan det være, at så mange af dem der svarer ovenstående alligevel bliver siddende på deres arbejdsplads i hele deres arbejdstid?
Hvorfor er det samtidig, at arbejdsgiverne accepterer denne situation? Er det fordi, de ikke mener, at det er deres ansvar? De har stillet en arbejdsplads til rådighed, og så må det være op til den enkelte at få lavet sine ting? Eller ved de bare ikke, hvad de skal gøre ved det?
Synderne for den manglende produktivitet på kontoret
Det åbne kontormiljø er en af de største syndere, når det kommer til manglende produktivitet og effektivitet. Disse miljøer er rigtig gode til videndeling, men når det kommer til at kunne arbejde fokuseret, så er der for det meste alt for mange forstyrrelser. Fx andres telefonopkald, personer der går forbi dig, samtaler tæt på dig, personer der lige vil snakke med dig osv.
Kulturen på arbejdspladsen kan virkelig også hæmme din produktivitet. Er det sådan, at dine kolleger forventer svar på e-mail mere eller mindre lige efter, den er sendt? Eller er det ikke ok, at du sætter din telefon på telefonsvarer, så du kan få arbejdsro? Har I heller ikke skabt en kultur, hvor det er muligt og anerkendt, at du sidder fokuseret i længere tid. I så fald kan jeg godt forstå, at du ikke oplever, at kontoret er et produktivt sted.
Dit skrivebord er en anden synder. Har du et skrivebord, som er fyldt med papir, post-it m.m., så har du skabt et arbejdsmiljø, som hæmmer din evne til at fokusere. Lad os sige, at du er i gang med en opgave, og hver gang du lige stopper op for at reflektere, så ser du en anden ting, som du også skal have gjort. I denne situation forsvinder din opmærksomhed fra den aktuelle opgave, og det vil nu koste dig 5-20 minutter, inden du er tilbage igen, hvor du slap. På den måde kan det tage lang tid at få løst en opgave, som kræver højt fokus af dig.
Den sidste store synder er din hjerne. Hvor god er du til at styre den? Er du blevet informationsjunkie og har du brug for mere end en gang i timen at kigge i din e-mail indbakke? Hvor tit skal du lige kigge på de sociale medier, nyhedssider m.m.? Føler du, at du skal svare alle telefonopkald? Eller deltager du i alle de møder, du bliver inviteret til? Dette på trods af at du ofte bagefter føler, at det var spild af tid.
Når du skal være produktiv på kontoret
Kan du se dig selv i nogle af ovenstående situationer, så kommer her nogle råd, som kan optimere din produktivitet. For optimalt udbytte så tag en dialog med dine kolleger og chef og start på at skabe en kultur, hvor der er plads til både videndeling og at kunne arbejde effektivt.
Skab ro omkring dig
Er dit skrivebord ikke ryddeligt efter hver opgave, så er det et godt sted at starte. Væn dig til at du kun har det, du har brug for til at løse den aktuelle opgave. Det vil optimere dit fokus.
Er der meget larm omkring dig, så kan jeg anbefale, at du får et headset med indbygget støjreduktion. Det kan fx være Jabra Evolve 80, som virkelig kan hjælp dig med at reducere støjen. Prøv endvidere med musik i dit headset for at give ekstra fokus. Jeg kan klart anbefale instrumentalmusik og tjenesten focus@will.
Isoler dig, når du virkelig skal fokusere
For at give din hjerne optimale vilkår, så er det en god idé, at skabe en rutine, så den ved, at nu skal der fokuseres. Vores hjerne aktiveres af signaler og vaner. Hvis du er vant til at arbejde overfladisk på din arbejdsplads, så er det, hvad du har vænnet din hjerne til. Derfor er det ofte svært at lave denne type arbejde der.
Prøv i stedet at lave en fokusrutine. Det kan være, at du arbejder hjemme, i et mødelokale eller på en café. Det vigtigste er, at du er et sted uden de sædvanlige forstyrrelser. Væn din hjerne til, at når du er en af disse steder, så arbejder du kun på en ting af gangen. Dvs. at e-mail, telefonopkald m.m. ikke findes.
Skab en sund arbejdskultur
For både at gøre plads til videndeling og fokuseret arbejde, så tag en dialog om, hvad I kan gøre for at optimere jeres produktivitet og effektivitet.
- Var det en idé, at man ikke må forstyrre hinanden frem til kl. 11
- Hvor hurtigt skal der svares på e-mail. Er det ok at besvare samme dag, hvis du modtager e-mailen inden kl. 12. Modtager du den efter kl. 12, så skal den fx besvares næste dag inden kl. 12. Har du autosvar på, så skal du give besked om, hvornår du forventer at kunne svare tilbage
- Hold kun møder hvor der er defineret et tydeligt formål for mødet, samt hvad der forventes af hver deltager
Tag ejerskab for din produktivitet og effektivitet
Har du det sådan i dag, at du på kontoret venter til de andre er gået hjem, før du virkelig kan få lavet fokuseret arbejde, så er der noget galt.
Generelt oplever jeg, at der går alt for mange timer til spilde med overfladisk arbejde, fordi det er, hvad arbejdsmiljøet lægger op til. Overfladisk arbejde skaber dog ikke gode langvarige resultater. Det giver heller ikke gode succes oplevelser, som du kan bygge videre på.
Det gør fokuseret arbejde derimod, og derfor skal der være plads til, at du kan få lavet dine vigtigste opgaver, når du er bedst. Dette både for dig selv og for virksomhedens skyld.