“Jeg har alle mine aftaler i kalenderen” er et svar jeg tit får, når jeg snakker med personer om hvordan de holder overblik. “Gælder det også aftalerne med dig selv?” spørger jeg så ofte. Dette medfører oftest en pause, hvorefter de siger, at aftalerne med sig selv har de et andet sted. Det kan være på en to-do liste eller lignende.
Nu er det så, at jeg bliver nysgerrig. For hvorfor er aftalerne med andre synlige, men ikke mine egne? Er det fx fordi:
- møder altid aftales med en mødeindkaldelse
- hvis jeg fylder min kalender med de ting, jeg skal nå, så er der det svært for andre at booke møde med mig
- min planlægning alligevel ikke holder, da der altid kommer noget andet ind fra siden
- det hæmmer min spontanitet og kreativitet
- jeg ikke synes, at de er lige så vigtige, som mine aftaler med andre
Uanset hvad din årsagen er, så er der en konsekvens ved ikke at synliggøre egne aftaler i kalenderen.
Konsekvensen ved ikke at have egne aftaler i kalenderen
Du kan selvfølgelig have et system, hvor du eliminerer nogle af nedenstående konsekvenser, men prøv alligevel at evaluere på hver af disse punkter ift. hvad du gør i dag:
- Jeg bruger hver dag tid på at vælge/prioritere, hvilke af mine egne opgaver jeg skal have løst i dag
- Det sker tit, at min plan ikke holder, fordi opgaven tog længere tid, end jeg havde regnet med
- Jeg bliver tit forstyrret af andre opgaver
- Jeg er ofte frustreret, når jeg er på vej hjem fra arbejde, fordi jeg ikke fik nået det, jeg gerne ville
- Jeg synes, at det er svært at finde tid til længerevarende fokuseret arbejde
Kan du nikke genkendende til en eller flere af ovenstående årsager, så koster dit nuværende system dig unødig energi. Energi som du i stedet vil kunne bruge på at lave dine vigtige opgaver.
Når mine egne vigtigste opgaver er i kalenderen
En af de store energislugere er prioritering. Det koster os virkelig store mængder af energi at skulle vælge. Mange personer bruger hver dag mere energi på at beslutte, hvad de skal dagen igennem end på reelt af løse opgaver.
Ved at have planlagt dine vigtigste opgaver på forhånd sparer du denne energi. Prøv fx at gøre det til en vane at planlægge næste uges vigtigste opgaver minimum en uge før og gerne tidligere.
Det sker for mange, at deres plan ikke holder, fordi de fra start af ikke har forholdt sig til, hvor lang tid opgaven reelt tager. Måske går du bare i gang og lader så Parkinsons lov træde i kraft. Pludselig er tiden løbet fra dig, og du er hverken halvt eller hel færdig.
Når du planlægger dine vigtigste opgaver i kalenderen, forholder du dig til, hvor lang tid du vil bruge på opgaven. Denne proces er vigtig, da du så bliver mere realistisk med, hvad du kan bruge og reelt har tid til.
Husk at vi generelt er for optimistiske, når det kommer til planlægning, så sæt hellere ekstra tid af. Det er trods alt tid til din vigtigste opgave, og det er så ærgerligt at måtte stoppe midt i opgaven. Det tager nemlig oftest lang tid at komme til samme sted på en afbrudt opgave. På svære opgaver er det ikke usandsynligt, at det tager 20-40 minutter. Har du brug for at dele opgaven op i flere dele, så vær tydelig for hver aftale, hvad du vil opnå. Sker det alligevel, at du har regnet forkert, så juster opgaven til den reelle tid, så du kan huske det og lære af det.
Kan dine omgivelser ikke se i din kalender, hvad du laver lige nu, så er du et let mål at forstyrre.
Når du derimod i kalenderen har synliggjort for både dig selv og andre, hvad du skal have gjort, så er det meget lettere at udskyde en forstyrrelse til senere. Har du et arbejde med mange forstyrrelser, så husk at sætte tid af hertil.
Når du lykkes
De vigtige opgaver er ofte dem, der rider os som en mare. Men de giver os også ekstra positiv energi, når de bliver lavet. Derfor gælder det om at undgå at udskyde dem, og i stedet få dem planlagt og lavet på det aftalte tidspunkt.
Husk at fejre dine succeser, når du har løst opgaverne. Det vil give dig energi og være med til at fastholde momentum i fremtiden. Gå fx en tur og saml energi til det næste du skal i gang med. Brug turen til at reflektere over opgaven, og hvordan du løste den. Denne refleksion hjælper dig med at optimere dit arbejde i fremadrettet.
Du skal træne og eksperimentere før du lykkes
Når du begynder at lægge dine vigtige opgaver i kalenderen, så skal du huske, at planlægning er en svær kompetence at mestre. Men så længe du sætter fokus på træning og eksperimentering, så skal du nok lykkes. Betragt det som en rejse og husk at øvelse gør mester.
Husk også at for langt de fleste er det optimale tidspunkt til fokuseret arbejde 2-3 timer efter de er stået op. Endvidere har vi under optimale vilkår kun har 2-4 timers arbejde i os pr dag til højt fokuseret arbejde. Vær derfor ikke for optimistisk med hvor mange hjernetunge opgaver, du kan lave på en dag.
Rigtig god arbejdslyst 🙂