Der er mange meninger om og metoder til, hvordan du skal bruge din kalender. Dette indlæg handler efter min mening om den vigtigste og samtidig mest ubrugte handling.
Hvordan bruger du din kalender i dag? Er det en aftalekalender, hvor du kun viser, de aftaler du har med andre? Eller indeholder den alt hvad du laver? Uanset hvad dit svar er, så er mit spørgsmål: Hvis du nu går tilbage til sidste uge i din kalender, giver den så et retvisende billede af din uge? Med retvisende mener jeg, at du i grove træk (på halvtimes niveau) kan se, hvad du lavede. Dette inklusiv evt. aftenarbejde osv.
Er dette ikke tilfældet, så mener jeg, at du har en udfordring. En udfordring som sandsynligvis har stor påvirkning på din evne til at gøre op med den fortravlede hverdag.
Når din kalenderplanlægning giver bagslag
Det vigtigste ved din kalender er, at den fremadrettet giver dig et overblik, som du kan stole på. Jeg anbefaler, at du forud har dine vigtigste opgaver i din kalender. På den måde kan du se, hvor meget tid du har til overs til uforudsete opgaver og andre ting, hvilket gør det lettere for dig at prioritere og justere din arbejdsadfærd til det behov, du har planlagt.
Udfordringen med ovenstående er bare, at langt de fleste er alt for optimistiske, når det kommer til kalenderplanlægning. De fleste af dem jeg møder, når lidt over halvdelen af, hvad de har regnet med at nå på en dag. Årsagen til dette er ikke, at de er langsomme, men at de simpelthen undervurderer, hvor lang tid ting tager.
Desværre tror alt for mange, at de er langsomme, siden de ikke når det, de har planlagt, og giver sig selv skyldfølelse herfor. Yderligere så betyder presset ved at have for meget planlagt, at du bliver langsommere. Du skal nemlig bruge mere tid på løbende at prioritere, og din irritation ved at være bagud koster dig unødig energi.
Dilemmaet ved den optimistiske planlægning er oftest, at du simpelthen tror på det din hjerne fortæller dig, når du planlægger. Dette hænger sandsynligvis sammen med, at du ikke har trænet din “planlægningsmuskel” nok og samtidig ikke er realistisk nok med, hvad dit fremtidige jeg kan klare.
Hvorfor din kalender skal justeres til virkeligheden
For at træne din planlægningsmuskel skal du evaluere på, hvor lang tid dine opgaver varer. Altså ikke hvor lang tid du tror de varer, men hvor lang tid de reelt varer. På den måde har du nu mulighed for at lære af fortiden og kan bruge denne viden til at gøre fremtiden mere realistisk. Den bedste og mest simple måde til at træne dette er ved løbende at justere din kalender til virkeligheden.
Metoden er god, fordi du bruger et eksisterende værktøj, som du er bekendt med. Derfor er det let relativt let at implementere vanen. Endvidere er det en simpel handling, du skal gøre, og sidst giver handlingen dig det overblik, du har brug for for at kunne træne din “planlægningsmuskel”. Generelt kan man sige, at når du begynder at justere din kalender til virkeligheden, så smitter det forud. Din læring om fortiden gør dig bedre til at forudse fremtiden.
Forudsætningen for læring er dog, at du evaluerer på dine justeringer. Uden evaluering vil du ikke kunne identificere de adfærdsmønstre, som du ellers ikke tænker over. Brug derfor minimum hver uge tid på at reflektere over, hvad du skal fastholde og justere i din kommende planlægning.
Konsekvensen er desuden, at din oprindelige planlægning ikke bliver, den du gemmer. Men jeg mener også, at det har mindre værdi, hvad du havde tænkt. Det der betyder mest er, hvad du gjorde.
Sidst giver en kalender justeret til virkeligheden en mulighed for at huske, hvordan vi har brugt vores tid. De fleste af os kan ikke huske, hvad vi lavede bare for tre dage siden. Er din kalender halvtom, så kan du hurtigt bilde dig selv ind, at du ikke laver noget. Er den derimod retvisende, så skal du kun evaluere på, om det er de rigtige ting, du fik lavet. Og denne evaluering har reel værdi for fremtiden.
Hvordan justerer du din kalender til virkeligheden i praksis
Praktisk skal du gøre sådan. Gå omkring hver anden time eller efter hver opgave ind i din kalender og tilpas den til, hvad der i grove træk er sket.
Formålet er ikke at skrive alt ned, for så ryger dit overblik. Maksimum i halvtimes sekvenser skriver du ned, hvad din tid er gået med. Brug gerne generelle overskrifter, når du har samlet flere ensartede mindre opgaver til bunke, som f.eks. salgsarbejde, administration, små opgaver osv. Husk endvidere at du kun kan lave en ting af gangen. Har du aftaler oven i hinanden, så skal dem du ikke lavede på det aktuelle tidspunkt altså slettes.
Efter tilvænning på en uges tid skal din løbende daglige justering ikke overskride 5 minutter. Brug endvidere ugentlig 10 minutter på at samle op på denne uges læring. Jeg anbefaler, at du evaluerer skriftligt.
Målet er, at du får etableret en vane med udgangspunkt i ovenstående proces og dermed sparer på din energi. Men indtil disse handlinger bliver en vane, så anbefaler jeg, at du hver dag minder dig om ovenstående handlinger. Gør med fordel din påmindelse synlig med f.eks. en alarm på din telefon eller en post-it på dit tastatur.
Få det fulde udbytte ud af din kalender
Din kalender er ikke meget værd, hvis den ikke giver dig et realistisk overblik. Bruger du ikke din kalender ret meget i dag, kan årsagen være, at den har “brændt” dig tidligere.
En realistisk kalender er et super produktivt værktøj, som vil øge din arbejdskvalitet, din kreativitet og give dig en mulighed for at optimere din fremtid.
Alle der selv kan styre en stor del af deres hverdag, har stort udbytte af en realistisk kalender. Er du ikke god til det i dag, så er det at løbende justere din kalender til virkeligheden et super værktøj til at gå i gang med at træne din “planlægningsmuskel”.