Alt for ofte møder jeg personer, som oplever, at det er nødvendigt at tage ekstra tid i brug for at nå deres opgaver. Jeg har også selv været en af dem. Men hvorfor er det nødvendigt? Og hvorfor ender det ofte med, at du ikke får nok udbytte ud af de ekstra timer?
Mit indtryk er generelt, at du godt ved, hvad du gerne vil nå i løbet af din arbejdsdag. Problemet er desværre for det meste, at din plan ikke holder. Årsagen til dette kan f.eks. være, at du:
- har planlagt for optimistisk
- har for travlt
- ikke har tydelige mål eller for mange opgaver, der ikke giver mening
- bliver påvirket af forstyrrelser og afbrydelser
- ikke prioriterer aftaler med dig selv højt nok.
Uanset hvad årsagen er, så oplever jeg for det meste, at man starter ud med en planlagt dag, men hurtigt kommer af sporet. Derefter prøver man febrilsk at indhente sin oprindelige plan resten af dagen. Dette medfører stress og unødig travlhed, som faktisk gør, at man når mindre. Endvidere ender det med, at man arbejder over eller prøver at få det hele presset ind en af de næste dage.
Der er store udfordringer ved begge løsninger. Du er hverken særlig effektiv eller produktiv i de sene timer, og det betyder, at du ikke får det udbytte, du har regnet med. Og når det kommer til at få det presset ind en af de næste dage, så betyder det sandsynligvis, at en eller flere af ovenstående årsager igen er årsag til, at du ikke realiserer din plan.
Når du planlægger for optimistisk
Med mindre du virkelig har trænet det, så falder du for det meste nok i fælden med optimistisk planlægning. Det bedste råd, når du skal planlægge, er at tage udgangspunkt i dit worst-case scenarie. Du tænker måske, at nu er jeg da ude på, at du slet ikke får noget for hånden. Forskning viser dog, at selv med worst-case som udgangspunkt, så bruger fleste længere tid en planlagt. Undgå at falde i fælden, hvor du stoler på din intuition. Brug i stedet disse sætninger som udgangspunkt i din planlægning:
- Jeg er sikker på, hvor lang tid opgaven tager = plus med 50% tid
- Jeg er næsten sikker på, hvor lang tid opgaven tager = plus med 100% tid
- Jeg er ikke helt sikker på, hvor lang tid opgaven tager = plus med 200% tid.
Sørg endvidere for også at inkludere tid til pauser og afbrydelser.
Når du har for travlt
Hastværk er lastværk, simpelthen fordi du bruger unødig meget energi uden at få et tilsvarende udbytte. Problemet er at din evne til at være kreativ eller fokusere ikke er optimal, når du er presset. Samtidig kræver travlhed ekstra restitutionstid på samme måde som, hvis du sportsmæssigt har intervaltrænet.
Spar på din energi ved at gøre en ting af gangen i et jævnt tempo. Undgå endvidere multitasking og sæt fokus på at indlægge ro i din hverdag og få skabt en balance mellem intensitet og restitution dagen igennem.
Når du ikke har tydelige mål eller for mange opgaver, der ikke giver mening
Alt for få har nedskrevne mål, som endvidere er afstemt med nærmeste ledelse. Denne situation er en kæmpe udfordring, for det betyder, at du hele tiden skal forholde dig til vigtigheden af indkomne opgaver. Du kan ikke bare nedprioritere og udskyde det mindre relevante. For du ved ikke, hvad det er.
Når du arbejder med mål, skal du først og fremmest sørge for, at hvert mål indeholder helt konkrete handlinger, som du skal udføre for, at du kan lykkes.
Husk endvidere at dine mål og opgaver skal give mening. Et mål eller opgave der ikke giver mening for dig, vil du have sværere ved at lykkes med. Brug f.eks. hvorfor-metoden til at finde mening. Spørg dig selv hvorfor, og brug dit svar til igen at spørge dig selv hvorfor. Gør det op til 5 gange, og se hvor du ender. Brug derefter dit slutsvar som baggrund, hver gang du skal arbejde på det aktuelle mål.
Når du bliver påvirket af forstyrrelser og afbrydelser
Du lever i en tid, hvor du bliver bombarderet med informationer. Samtidig er du tit afhængig af andre for at få dine opgaver løst. Dette medfører ofte afbrydelser fra kolleger, og at du afbryder dem. Men den værste synder er, at du fortæller dig selv, at du skal have styr på det hele inden, du går i gang med det, du havde planlagt.
Derfor starter du med at tømme indbakken om morgenen og ringe tilbage på ubesvarede opkald i stedet for at gå i gang med den vigtigste opgave. Dette selv om du er kognitiv stærkest om morgenen og derfor bør lave din vigtigste opgave.
For at nå det du har planlagt, er du nødt til at have strategier for at minimere forstyrrelser og afbrydelser i de tidsrum, hvor du arbejder på opgaver, der er vigtige og kræver dit fulde fokus.
Når du ikke prioriterer aftaler med dig selv højt nok
Er du som de fleste, jeg møder, så er du bedre til at holde aftaler med andre, end du er til at holde aftaler med dig selv. Men hvad er det, der sker, når du gør det? Efter min mening sætter du dit fremtidige jeg på ekstra arbejde. Dette fordi du måske tror, at du har mere tid eller overskud i næste uge.
Desværre ender det sjældent sådan, og i stedet bliver den opgave, du rigtig gerne ville lave til en opgave, der nu bare skal løses for at nå deadlinen. Dette påvirker uheldigvis resultatet og kvaliteten af opgaven negativt.
Har du svært ved at sige nej til andre, så prøv at sige “senere”, når de kommer og spørger efter din tid. Du kan evt. også “gemme dig”, når du arbejder på dine egne vigtige opgaver. Dette kan være i et mødelokale, derhjemme eller påført nogle gode støjreducerende hovedtelefoner.
En vej hvor du løser dine opgaver i arbejdstiden
Du kan nå meget mere, end du regner med på en arbejdsdag. Problemerne opstår, når du laver fælder for dig selv, som koster dig unødig energi og tid.
Vil du optimere din dag og få dine opgaver løst i arbejdstiden, så start med at identificere den årsag, der er den største grund til, at det ikke sker i dag. Begynd så med at arbejde på dine vaner på dette område. Når du føler, at du har styr på dette område, så laver du den samme øvelse igen med det nu vigtigste område.
Snak endvidere med dine kolleger om, hvordan I kan hjælpe hinanden med en god arbejdskultur.
Husk at dit nuværende arbejdsmønster har taget år at indarbejde. Det vil også tage tid at justere, og i denne proces er det vigtigste, at du er vedholden og tror på forandringen.