Du er i gang med en vigtig opgave, og stopper lige op, fordi du ikke lige ved hvordan, du skal komme videre. Pludselig kommer tanken ind i dit hoved, at du lige kan se, om der er kommet nogle e-mails siden sidst.
Du arbejder på en opgave, og så ser du din beskeden på dit skrivebord. Du har fået en ny mail. Du får nu lyst til at kigge på, hvad den handler om.
Du skal til at ringe til en kollega, og ser på din telefon, at der er nye e-mails i din indbakke. Inden du ringer, skal du lige se, hvad det er. Først 10 minutter senere får du ringet til din kollega.
Du afventer en vigtig e-mail og kommer ikke rigtig i gang med noget andet, fordi du hele tid skal se, om den er kommet. Du får i stedet svaret på en masse mindre vigtige e-mail, men ikke løst dine andre opgaver.
Du skal sende en mail i forbindelse med en opgave og ser, at du har fået flere nye e-mails. Du får sendt mailen, men går derefter i gang med de nye e-mails. Du havde ellers planlagt en anden opgave, som skal laves. Det ender med, at du udskyder opgaven.
Jeg tænker, at du nok kan nikke genkendende til nogle af ovenstående eksempler. Har du det som 66% af de personer, som har svaret på produktivitetsquizzen, så behandler du nemlig din e-mail løbende dagen igennem. Desværre har denne adfærd store produktive konsekvenser for de fleste.
Hvad er konsekvensen ved løbende at behandle din e-mail
Konsekvensen ved denne løbende e-mail behandling er stor, fordi du hele tiden skal skifte fokus. Især når du arbejder på dine hjernetunge opgaver, har det store konsekvenser. Disse skift i fokus påvirker nemlig din båndbredde negativt, og giver dig mindre tænkekraft.
Den løbende kontrol påvirker sandsynligvis også dine prioriteter, så du måske ender med at lave dine planer om igen og igen alt efter, hvad der dukker op i indbakken. Denne løbende omprioritering betyder også ekstra brug af din energikapacitet. Energi som du i stedet kunne bruge på at få ting gjort.
En anden alvorlig konsekvens er, at du bliver afhængig af at kontrollere din e-mail. Når du gør noget meget, får hjernen nemlig en oplevelse af er vigtigt og sætter fokus herpå. Samtidig får du sandsynligvis et skud dopamin, hver gang du tænker på at kontrollere din e-mail. Fordi vi er nysgerrige væsener, kan du derfor hurtigt blive fanget i denne negative spiral. For hver gang dit belønningscenter frigiver dopamin, giver det dig en kortvarig glædes følelse. En følelse som du let kan blive afhængig af. Desværre betyder et meget aktivt belønningscenter i din hjerne også, at din hjerne får tilført mindre af signalstoffet serotonin, som giver dig en længerevarende tilfredshed og velbehag.
Hvorfor har vi behov for denne løbende kontrol
Der er efter min mening flere årsager til, at du dagen igennem kan føle et behov for løbende at skulle kontrollere din e-mail. Uanset hvilken årsag du er mest påvirket af, så er den bagved liggende grund nok, at mængden af e-mail hver dag føles som ukendt. Og denne ukendte faktor kan få os til at reagere på en eller flere måder.
At få tilfredsstillet din nysgerrighed er en årsag, jeg ofte oplever. “Måske er der kommet noget spændende, for den opgave, som jeg sidder med lige nu, er også lidt kedelig”. Det ukendte drager os væk fra det, vi er i gang med. Men hvor tit er det egentlig, at e-mail bringer noget spændende med sig?
Udover din nysgerrighed, så er det måske dit behov for overblik og kontrol, som har været med til at skabe din nuværende adfærd. Du har et behov for at være med og føler, at du mister kontrollen, når du ikke har overblik over din indbakke. Men hvor ofte sker det, at der kommer noget virkelig vigtigt i din indbakke. Noget som ikke kan vente til, at du har løst det, som du er i gang med?
En anden årsag kan være, at du ikke har planlagt at bruge tid på arbejde med e-mail i løbet af din arbejdsdag. Dvs. at du ikke ved, hvornår du skal gøre det. Derfor ender du med at gøre det hver gang muligheden byder sig. Men er arbejdet med dine e-mails ikke en rigtig opgave, og bør den ikke behandles ligesom en?
Gode råd ud af “afhængigheden”
Når du ikke sætter rammer for dit arbejde med dine e-mail, så går det ud over din produktivitet. Sandsynligvis også dit humør og velbefindende. Flere af disse ovenstående årsager øger nemlig din stressrespons frem for at give dig ro og fokus til at arbejde med dine vigtigste opgaver.
Her er nogle råd, som kan hjælpe dig med at styre dit arbejde med e-mail.
- Ingen påmindelser om mail. For at undgå unødvendige forstyrrelser, så er mit første råd altid at fjerne alle påmindelser om e-mail på alle digitale enheder
- Sæt tid af til at tømme din indbakke og behandle din mail. Hvis du ikke ved det, så skal du finde ud af, hvor meget tid, du hver dag har brug for at bruge på e-mail. Det kan være et godt råd at sætte begrænsning på, hvor meget tid du må bruge, så du også får tid til at løse din vigtigste opgaver
- Kontroller din e-mail for nye e-mails maksimum 3-4 gange om dagen. Langt de fleste jeg hjælper kan nøjes med 3 gange om dagen. Et godt råd i den forbindelse er, at tydeliggøre din arbejdsmåde til dine omgivelser, så du undgår opkaldet “jeg har lige sendt dig en e-mail”. I produktivitetsquizzen er det kun 22% af af deltagerne, som svarer, at de kontrollere e-mail maksimum 4 gange om dagen. Potentialet er derfor stort
- Jeg anbefaler også, at du sætter tid af for, hvornår du må kontrollere og ikke kontrollere din e-mail. F.eks. har jeg selv en regel om, at jeg ikke kontrollerer e-mail mellem 18:00 og 8:00. På den måde skaber jeg en “faste-periode” og undgår, at det tager overhånd. Hvor meget kan en besvarelse af e-mail i dette tidsrum endvidere gøre?
- Mit sidste råd er, at du skal styre din trang til at kigge e-mail, når den dukker op. Dette kan være rigtig svært. Personligt tog det mig ca. 10 måneder at implementere ovenstående regel om ikke at kigge mellem 18:00 og 8:00. Først efter 10 måneder var jeg så godt som af med følelsen, behovet og tankerne herom. Når trangen dukker op, så anerkend den og fortæl din hjerne, at du må ikke nu, men at du må kigge kl. ? Det hjælper.
Det kan godt være at ovenstående råd virker som simple, men døm dem ikke, før du har prøvet dem af i 3-4 uger. Jeg er sikker på, at de vil være svære at implementere. Samtidig er jeg sikker på, at de vil give dig ekstra ro og fokus, når du først er kommet af med abstinenserne af din tidligere adfærd.
E-mail er ikke vigtige
“E-mail er ikke mit arbejde” er en sætning, jeg tidligere tit har brugt. Jeg oplever en tendens til at gøre e-mail til noget meget vigtigere, end det er. Dette måske fordi du så kan bruge det som undskyldning for at kontrollere så ofte, som du gør. Men e-mail er ikke vigtig, og e-mail i sig selv gør ikke, at du kommer tættere på dine mål.
Rigtig god kamp 🙂