Jeg så for nylig denne artikel, som henviser til et studie om lederers oplevelser af fokus. Mere end 35.000 lederne i over 100 lande er blevet spurgt om deres evne til at være fokuseret dagen igennem.
Resultaterne fortæller en historie om et stort behov for at kunne fokusere mere end i dag. F.eks. føler 73% sig distraheret fra deres nuværende opgave i enten noget eller det meste af tiden. 67% beskriver deres sind som rodet, hvilket betyder, at de har en masse tanker og ikke en klar nok prioritering.
Resultatet af dette er, at 65% ikke får afsluttet deres opgaver, og de største årsager til deres distraktioner er:
- krav fra andre personer (26%)
- konkurrende prioriteter (25%)
- generelle diskrationer (15%)
- for stor arbejdsbyrde (12%)
Sidst svarede 96% af de adspurgte, at hvis de havde et øget fokus, så vil det være værdifuldt eller meget værdifuldt for dem.
Fokus – den nedprioriterede kompetence
At holde fokus i længere tid er blevet noget, som rigtig mange i dag nedprioriterer til fordel for at være tilgængelig og til rådighed for andre personers dagsorden og behov. Det ærgerlige er, at du på den måde går glip af den stoltheds- og succesfølelse du får, når du præsterer efter at have arbejdet fokuseret i en længere periode. En følelse som giver dig et positivt momentum og øget energi. Samtidig går virksomhederne glip af en masse kvalitetsarbejde og får i stedet en stor mængde mindre godt eller overfladisk arbejde.
Produktivitetsquizzen bekræfter den situation mange er i. Her svarer næsten 50%, at de kan holde fokus på en svær opgave i maksimum 30 minutter af gangen, og kun 18% svarer 90 minutter af gangen.
Jeg oplever, at der ligger et kæmpe uudnyttet potentiale her. Et potentiale som kan trænes og udvikles ved at optimere den enkeltes vaner inden for overskud, overblik og ro.
Men du kan ikke holde et højt fokus hele dagen
Dit fokus skal trænes og holdes ved lige på samme måde som en muskel. Og lige som en muskel skal den også have restitution efter hårdt arbejde.
Dit fokus er meget afhængig af dit energiniveau, som er påvirket af en ultradian rytme af 90-120 minutters varighed. Har du en stærk “fokus-muskel”, kan du have 2-3 frekvenser af 90 minutter på en dag, hvor du er helt fokuseret på én opgave. Men forudsætningen for dette er, at du restituerer mellem hver seance. Denne restitution er ikke, at du lige skriver et par e-mails. Din restitution skal give ro og ny energi til din krop. En gåtur er f.eks. en rigtig god idé, og god ernæring og hydrering har også stor påvirkning.
Med udgangspunkt i dit energiniveau er det bedst for langt de fleste at lægge deres “hjerne-tunge” fokus-opgaver om formiddagen, hvor du har mest energi. Jo længere hen på dagen du kommer, desto mere skal du være opmærksom på, hvor let du kan blive distraheret og tage dine forholdsregler herfor.
Her er 3 ting, som du kan gøre for at styrke din fokus-muskel.
Lav en svær opgave inden du kigger e-mail første gang
Det gælder om at holde dit hoved fokuseret på den opgave, du skal arbejde med. Men det kan være svært, når du lige har været i din indbakke og set alle andres forespørgsler på din tid og ressource.
Prøv derfor at sætte en time af om morgenen, hvor du arbejder fokuseret på en opgave, som du har besluttet dig for at løse dagen forinden. Når du har arbejdet i en time på opgaven, så kan du “belønne” dig med at kigge i din e-mail indbakke.
Til at starte med så prøv denne vane 2 gange om ugen, så kan du altid udvide den. Sæt på forhånd tid af i din kalender flere uger frem, så ingen kan tage din fokus-periode.
Brug pomodoroteknikken i løbet af dagen
Har du i dag svært ved at holde fokus i længere tid, så er pomodoroteknikken en god træningsmetode.
Ved at arbejde i korte tidsbestemte perioder af ca. 25 minutter kan du minimere overspringshandlinger og udskyde afbrydelser, til du er færdig med den aktuelle pomodoro. Er 25 minutter for lang tid til at starte med, så start med 15 minutter.
Start med 3-4 pomodoros om dagen og øg dem gradvist. Når du bliver rigtig god, kan du have op til 8 pomodoros på en dag, men så skal du også give din krop den fornødne restitution imellem og efterfølgende.
Lav strategier der giver dig ro
Ro er forudsætningen for, at du kan fokusere i længere tid af gangen. Derfor er du nødt til at lave nogle strategier, som du kan bruge, når du skal arbejde fokuseret. Disse strategier skal passe til dine behov og afstemmes med dine omgivelser, så de forstår dem.
To af mine bedste strategier er at synliggøre i min kalender, hvad jeg laver, og når jeg arbejder fokuseret, så har jeg mine støjreducerende hovedtelefoner på og fokusmusik i ørerne.
En anden strategi kunne være at arbejde hjemmefra på konkret definerede fokusopgaver. Alternativt kan du måske bruge et mødelokale i din virksomhed.
En tredje strategi som jeg også altid implementerer er, at mit skrivebord og alt hvad der er inden for mit synsfelt er ryddet for ting, som ikke har med opgaven at gøre. På den måde er der intet, som kan forstyrre mig fra den opgave jeg er i gang med.
Jeg kender også til virksomheder, hvor medarbejderne på anden vis synliggører, at de helst ikke vil forstyrres. Dette med flag, lamper osv.
Med ønske om et bedre fokus
Min tanke med dette indlæg er ikke, at du skal kunne sidde og arbejde fokuseret hele tiden og slet ikke give plads til sociale relationer, sparring mm. I stedet er min pointe, at i dag har de fleste en skidt balance mellem fokuseret arbejde (som kræver din fulde kognitive båndbredde) og overfladisk arbejde, som du har lettere ved at lave.
Som jeg ser det, er fokus en af de vigtigste arbejdskompetencer vi har som mennesker, og det er her, vi virkelig kan gøre noget, som computere ikke kan.
Derfor håber jeg, at du vil sætte fokus på at træne din fokus-muskel og kontakt mig endelig, hvis du har brug for hjælp til denne proces.