Jeg har altid været god til at sætte ting i system. At holde orden og vide hvor mine ting var, har givet mening for mig. Derfor var det heller ikke svært for mig at købe ind på Time Management teknikkerne i 90’erne, da jeg rigtig kom på arbejdsmarkedet.

I dag har jeg et andet forhold til systemer. Ja, det gør stadig en forskel, at du ved, hvor du kan finde dine ting og den ro, der kommer ved overblik, er også vigtig, men det er i dag ikke ensbetydende med, at du får dine vigtigste opgaver lavet.

Hvad er der sket, siden vi ikke i samme grad som tidligere kan nøjes med at bruge Time Management som vores vigtigste metode til at få ting gjort?

Din opmærksomhed er under konstant bombardement

En af de vigtigste årsager til at vi er nødt til at supplere vores værktøjskasse med flere kompetencer end Time Management er, at vores opmærksomhed i dag er under konstant bombardement.

Den teknologiske udvikling og brugen af smartphones m.m. gør, at vi ikke når at reflektere om det nu er smart, at jeg midt i denne opgave f.eks. nu også lige skal se, om der er kommet en e-mail, eller om der f.eks. er noget nyt på de sociale medier eller i nyhederne.

At vores reaktionsmulighed er så kort gør, at vi ikke når at slå vores kognitive hjernehalvdel til. I stedet styrer vores automatpilot os lige i fælden. “Det er også irriterende, at du skal sidde med sådan en svær opgave, se lige om der ikke er noget spændende herovre. Opgaven løber jo ingen vegne.”

Tænk hvis du f.eks. i stedet skulle bruge ca. 30 sekunder på at komme på LinkedIn. Hvor mange gange tror du ikke, at du ville have stoppet dig selv, inden du nåede ind? Jeg er overbevist om, at det ville være de fleste.

Samtidig udnytter alle virksomheder, at din telefon ikke er længere væk end nede i lommen og et lille ding er nok til at hacke din opmærksomhed. Virksomhederne udnytter vores biologiske nysgerrighed på det groveste, og kun de færreste har i dag gode strategier til at styre dette bombardement.

Formålet med Time Management / Getting Things Done

Ideologien med Time Management bygger på idéen om planlægning og bevidst kontrol af vores tid til specifikke aktiviteter. Disse teknikker kunne i 80’erne og 90’erne stå alene, fordi vi for det meste kunne nå alt det vi skulle. Samtidig var vores opmærksomhed slet ikke under samme form for bombardement. Jeg kunne f.eks. frem til ca. 2003-2004 klare mig med en håndskreven to-do liste, og nå det jeg skulle.

David Allens bog Getting Things Done / Få tingene gjort har for mange været en “bibel”, som de styrede deres arbejde ud fra. Tanken bag Getting Things Done er at få tømt hovedet ud i et eksternt system, så vi har mest mulig kognitiv plads til at arbejde fokuseret.

Disse tanker har betydet, at mange har taget Outlook kurser. Ofte fordi de føler sig overvældet af e-mail eller gerne vil have bedre værktøjer til at styre kalenderen. Det samme gælder for mål og prioriteringskurserne, som skal hjælpe med at styre hverdagens prioriteter. Det er for så vidt ikke noget galt med disse forløb. De giver bare ikke det ønskede udbytte, men mindre du i forvejen har gode strategier til også at styre at din energi og opmærksomhed.

Ja, jeg har lagt en plan ud fra mine prioriteter og mål, men hvorfor ender jeg så gang efter gang med at lave den om? Det er ikke fordi planen er dårlig eller opgaverne ikke er vigtige, men alligevel ender jeg med lave noget andet.

Det er denne virkelighed, jeg oplever i dag, og det er årsagen til, at Time Management teknikkerne ikke alene er nok. Vi skal nemlig i lige så høj grad og måske endda i højere grad styre vores energi og opmærksomhed.

Energi er vigtigere end tid

Det er i dag ikke nok at have rutiner for at skrive ting ned i et system, hvis vi ikke har strategier til at styre vores energi og opmærksomhed, så vi kan få ting gjort. Vi skal kende til vores biologiske fælder og have strategier og vaner, der sørger for, at vi undgår fælderne, når vi arbejder på vores vigtigste opgaver.

Energi er i denne situation nøglen. Den enten låser eller åbner for din evne til at kunne fastholde opmærksomhed og fokusere i længere perioder af gangen. Derfor er det så vigtigt, at vi prioriterer at styre vores energi dagen igennem. For energi er vigtigere end tid.

Er du løbet tør for energi, så vil dine svære opgaver bare tage længere tid, og din mulighed for at håndtere eksterne afbrydelser og interne forstyrrelser er kraftigt reduceret. Samtidig øges din sandsynlighed for overspringshandlinger, hvilket igen forlænger den tid, du skal bruge på opgaven. Det er en træls ond cirkel.

Det er din opmærksomhed, som får ting gjort

For vidensmedarbejdere er evnen til at kunne styre og fastholde opmærksomhed og fokus i længere perioder af gangen den vigtigste kompetence. Problemet for mange i dag er desværre, at deres opmærksomhed bliver hacket i tide og utide.

Alt for mange lader sig dagen igennem blive bombarderet med information og afbrydelser, og disse medfører ofte en stor mængde af interne forstyrrelser.

En stor årsag til bombardementet skal findes i den teknologiske udvikling. Vi kan i dag let komme i kontakt med dem vi vil, så der er ikke grund til at være i god tid. Dette har helt sikkert været en medvirkende årsag til, at vores adfærd over de sidste 10 år er blevet en last minute adfærd.

Denne adfærd går ud over vores kvalitet og resultater, da den sene proces gør, at vi ikke får nok refleksion og eftertænksomhed ind i vores arbejde. For mange er det blevet vigtigere at få ting gjort, frem for at få de rigtige ting gjort, og her er vores uendelig lange to-do lister, ønsker m.m. en hæmsko.

I stedet er vi nødt til at erkende, at vi ikke kan og skal nå alt og sikre, at vores fokus er på at nå det, som virkelig gør en forskel. Vi skal værne om vores opmærksomhed og have gode strategier til både at styre vores tid, energi og opmærksomhed.

Når tid, energi og opmærksomhed hænger sammen

Der er stadig mange ting, vi kan bruge fra Time Management teknikkerne og fra bogen Getting Things Done / Få tingene gjort af David Allen. At have et eksternt system, som giver dig overblik og mulighed for at tømme hovedet, er et vigtigt element. Når du har overblik, så øges din indre ro. Det sparer på din energi og giver dig gode muligheder for at holde fokus. Systemet skal både dække aftalerne med dig selv og andre samt din ind- og udgående informationsbehandling.

Men styringen af tid og opgaver er efter min mening ikke det vigtigste. Aller vigtigst er gode rutiner til at styre din energi dagen igennem. Her tænker jeg på strategier for regelmæssige pauser og løbende bevægelse dagen igennem samt gode ernærings- og hydreringsvaner. Du skal passe på ikke at overforbruge din energi, for er du først kommet bagud, så er det kun søvn, som efter min mening har nok effekt til at kunne hente det tabte.

Sidst skal du have gode strategier for at styre din opmærksomhed og fokus. For det er, når du er fokuseret, at du får dine opgave lavet bedre og hurtigere. Dine strategier inden for dette område skal kunne håndtere, hvordan du tackler eksterne afbrydelser og interne forstyrrelser, når du er i gang med dine vigtigste opgaver. Endvidere skal du blive ved med at træne din fokus-muskel, så du kan øge din kapacitet til at arbejde fokuseret.

Tænker du nu – Hvor skal jeg starte? Så er min anbefaling altid at starte med at optimere din energi. Gå derefter i gang med at styrke din opmærksomhed og til sidst dit overblik.

Der findes en virkelighed med stort overskud, overblik, ro og fokus. Det er i denne virkelighed, at du vinder på jobbet og lykkes i livet. Rigtig god træning 🙂

© MERE TID – Fordi du kun kan bruge tiden én gang
4 Shares

Ved at bruge hjemmesiden accepterer du brugen af cookies mere information

Cookies er små tekstfiler, som kan bruges af websteder til at gøre en brugers oplevelse mere effektiv. Dataloven fastslår, at vi kan gemme cookies på din enhed, hvis de er nødvendige for at sikre funktionen på hjemmesiden. For alle andre typer cookies skal vi indhente dit samtykke. Dette websted bruger forskellige typer af cookies fra Google analytics. Hvis du fortsætter med at bruge hjemmesiden uden at ændre dine cookie indstillinger eller du klikker Accepter, betragtes dette som din accept.

Luk