Det er desværre først i de senere år, at det er gået op for mig, hvor meget tid det har kostet mig, at jeg havde svært ved at sige nej. Både som kollega, leder og chef har det altid været vigtigt for mig at være hjælpsom og tilgængelig. Jeg har ikke villet være flaskehals for andre og dermed være årsag til deres manglende produktivitet.

Men hvad med min produktivitet? Hvad koster det, når jeg lader mig afbryde i tide og utide? Og hvor meget betyder det reelt for den, jeg giver min tid til? Disse spørgsmål stillede jeg mig selv for nogle år tilbage, og det har betydet store positive forandringer i mit arbejds- og privatliv.

Hvorfor siger vi ja i stedet for nej

I bogen “How to Say No Without Feeling Guilty” siger Patti Breitman og Connie Hatch:

“Med udgangspunkt i skyld eller frygt for konfrontation påtager vi os flere projekter eller investerer i andres prioriteter. I processen bruger vi vores mest værdifulde personlige ressourcer – tid, energi og penge på ting, som ikke er vigtige for os. Hver gang vi accepterer noget uden begejstring og interesse, spilder vi lidt mere af disse dyrebare ressourcer.”

Skyld og frygt for konfrontation er absolut årsager til, at vi siger ja, hvor vi burde sige nej. Men der er også andre. F.eks vores optimisme og nysgerrighed.

Kender du situationen, hvor nogen får en god idé, som du også synes lyder spændende? Opgaven ligger lidt ude i fremtiden, og selvom du har nok at se til, så siger du også ja til denne opgave. Du skal jo også have lidt sjov…
Problemet er bare, at jo tættere du kommer på deadline, jo mindre sjov kommer denne opgave til at virke. Opgaven ender i stedet med bare at blive noget, der skal overstås, så du kan komme videre med de andre ting, du også skal nå.
Alt for tit ser jeg, at det optimistiske syn på fremtiden er årsag til, at opgaver mister sin glans og ender med noget, som bare skal gøres.

Eksemplerne indtil nu handler om eksterne afbrydelser, men jeg oplever også, at de interne forstyrrelser lokker os i fordærv.

De interne forstyrrelser er der, hvor du midt i en svær opgave, vælger at kigge e-mail, tage telefonen, gå på de sociale medier, se nyheder osv. Hvorfor lader du dig lokke til at gøre disse ting, når du ved at det koster dig 5-20 minutter, inden du er tilbage på sporet igen?

Når de interne forstyrrelser påvirker dig, så er der ofte en sammenhæng med, at du mangler energi, ro eller at opgaven er for svær ift. dine kompetencer. For at undgå at falde i disse fælder, kan det være en hjælp med nogle gode strategier.

Der er også andre årsager end skyld, frygt for konfrontation, optimisme, nysgerrighed og interne forstyrrelser til, at vi siger ja, selvom vi ikke burde. F.eks. er hjælpsomhed en årsag hos mig og mange andre. Uanset hvilken årsagen, så er målet at undgå, at dit ja får en negativ indflydelse på dine vigtigste arbejdsopgaver.

Hvad koster et ja, når du burde sige nej/senere

At lade sig afbryde/forstyrre i tide og utide har store produktive omkostninger. Det ved de fleste. Men lige som med søvn, så undervurderer de fleste alligevel, hvor store omkostningerne er.

De fleste jeg møder har denne overbevisning. Nu er jeg blevet forstyrret, så kan jeg lige så godt få det klaret. Men denne tilgang er dyr. For hver forstyrrelse efterlader informationsrester i hjernen, som skal bearbejdes. Varigheden af denne bearbejdelse afhænger af den påvirkning, afbrydelsen har haft på os. Varigheden forlænges f.eks., hvis du undervejs er blevet opstemt eller irriteret. Opgavens kompleksitet har også indflydelse. Derfor siger man, at én forstyrrelse/afbrydelse tager alt fra 5-40 minutter, inden du er tilbage på sporet.

Konsekvensen af flere forstyrrelser i træk er, at rigtig mange ikke kommer tilbage til udgangspunktet, men ender med at udskyde til senere.

Generelt er det min erfaring, at gode strategier til at håndtere afbrydelser og forstyrrelser kan spare tid. De fleste kan spare minimum en time om dagen, og mange kan spare endnu mere. Derudover går man glip af det ekstra momentum der skabes, når man får færdiggjort sine planlagte vigtige opgaver til tiden.

Når jeg ser på svarerne fra produktivitetsquizzen, så viser den også, at der er et potentiale, idet kun 15% på forhånd har sat tid af til uforudsete opgaver. Dette betyder, at de er nødt til at presse opgaverne ind i mellem hinanden.

De vigtigste tidspunkter at sige nej/senere på

Det er især, når du arbejder på dine svære og vigtigste opgaver, at du skal sige nej/senere. For det er her, at det tager længst tid for dig at komme tilbage på sporet. Samtidig er det disse opgaver, som har størst indflydelse på dine samlede arbejdsresultater.

Derudover anbefaler jeg altid, at du siger nej/senere, når du ikke har fuldt overblik. Brug f.eks. sætningen “Jeg skal lige se i min kalender og vurderer dette ift. mine andre aftaler”. Efter min erfaring virker denne løsning 9 ud af 10 gange, og oftest undgår du på den måde at blive “fanget” i din optimistiske planlægning.

Når du har styr på disse to ovenstående, så vil jeg anbefale dig at eksperimentere med at sige nej til opgaver, som ikke er vigtige eller aftalt i god tid. Dette er nemlig en god måde at få skabt luft til opgaver, som virkelig er vigtige, men som du endnu ikke kender. For det kan være en rigtig træls situation ikke at have tid til den virkelig vigtige opgave, fordi du har sagt ja til mange mindre vigtige.

Konsekvensen af at sige nej/senere

Det er ikke så slemt, som du tror at sige nej eller senere. Ja, det betyder f.eks. at vores kolleger ikke lige får løst deres problem, når det passer dem. Men havde de egentlig regnet med det? Eller prøvede de bare? Og hvis de er i sidste øjeblik, så er det ikke din skyld. Det betyder som udgangspunkt heller ikke, at du skal nedprioritere din vigtigste opgave til fordel for at hjælpe lige nu og her.

Har du flere opgaver, end du kan nå at løse, så er det måske på tide at få tydeliggjort, hvad der sker, hvis du ikke siger nej. Jeg så fornylig en artikel fra Michael Hyatt, hvori han bruger nedenstående sætninger som motivation til at sige nej til ikke vigtige opgaver.

Hvis jeg ikke siger nej, så vil…

  • andre folks prioriteter have forrang over mine
  • bekendtskaber – folk som jeg knap kender – tage den tid jeg i stedet kunne have sammen med familie og nære venner
  • jeg ikke have den tid, jeg har brug for til hvile og restitution
  • jeg ende med at blive frustreret og stresset
  • jeg ikke kunne sige ja til de virkelig vigtige ting.

Du skal ikke glemme at sige ja

Nu skal dette indlæg ikke få dig til at hoppe i den helt anden grøft og blive en fast nej-siger 🙂 .
Medmindre du hver dag oversvømmes af ligegyldige forstyrrelser. For selvfølgelig er det vigtigt, at der bliver sagt ja. Den sparring, dialog og videndeling et ja giver har også store organisatoriske fordele.

Målet med indlægget er i stedet, at du prøver at finde en balance, så et ja ikke påvirker dine vigtigste opgaver. Jeg håber derfor, at du i stedet for bare at tage forstyrrelsen, fremadrettet vurderer konsekvensen heraf, inden du siger nej eller ja.

God arbejdslyst.

© MERE TID – Fordi du kun kan bruge tiden én gang

Ved at bruge hjemmesiden accepterer du brugen af cookies mere information

Cookies er små tekstfiler, som kan bruges af websteder til at gøre en brugers oplevelse mere effektiv. Dataloven fastslår, at vi kan gemme cookies på din enhed, hvis de er nødvendige for at sikre funktionen på hjemmesiden. For alle andre typer cookies skal vi indhente dit samtykke. Dette websted bruger forskellige typer af cookies fra Google analytics. Hvis du fortsætter med at bruge hjemmesiden uden at ændre dine cookie indstillinger eller du klikker Accepter, betragtes dette som din accept.

Luk