Jeg hørte første gang i midten af 90’erne om 2 minutters reglen, og jeg fik fortalt den på følgende måde. “Alt hvad du møder i løbet af dagen, som tager under to minutter, skal du lave med det samme”. Begrundelsen var, at det vil koste mere tid at huske opgaven og gøre den senere, så derfor skulle man bare løse disse opgaver med det samme.
Jeg syntes, det lød meget fornuftigt og tog reglen til mig. Samtidig forsøgte jeg igennem mange år at motivere kolleger til at adoptere denne regel og dermed hjælpe dem med at spare tid. I dag synes jeg stadig, at reglen er et godt værktøj. Jeg har dog fundet ud af, at den skal bruges helt anderledes, end jeg oprindeligt fik indtryk af. Derfor en beklagelse 🙂 til alle de af mine tidligere kolleger, som i dag på grund af mig bruger 2 minutters reglen helt forkert.
2 minutters reglens oprindelse og formål
2 minutters reglen stammer oprindeligt fra David Allens bog Getting Things Done. Problemet med reglen er, at den af mange er implementeret på den forkerte måde. Reglen er simpelt taget ud af kontekst og bliver implementeret for bredt.
Meningen med 2 minutters reglen er kun at bruge den, når du organiserer og behandler dit system. Med system mener jeg, når du arbejder med dine eksterne værktøjer, som du bruger til at fastholde dit overblik. Et godt system indeholder f.eks. værktøjer til at:
- håndtere ind- og udgående information
- planlægge store opgaver og projekter
- håndtere mindre opgaver
- gemme dine idéer og organisere din viden.
Du skal f.eks. derfor kun bruge 2 minutters reglen, når du:
- behandler dine nye e-mails
- efter et møde skal behandle de opgaver, som mødet bragte med sig
- skal håndtere de opkald, som er kommet på din telefon, mens du har været optaget af noget andet
- behandler de noter og tanker, du har haft i dagens løb
- generelt planlægger opgaver, som også indeholder kortvarige handlinger.
Formålet med reglen er at undgå, at du bliver “fanget” af en opgave, mens du er i gang med skabe overblik. Derfor er det kun 2 minutters opgaver, som du må løse med det samme, når du organiserer og behandler dit system. Resten skal du organisere ud i dit system og løse på det planlagte tidspunkt eller dag. Meningen med at skabe overblik er nemlig at give dig de optimale forudsætninger for at arbejde på de opgaver, som er vigtigst. Og det kan du ikke gøre, hvis du ikke har overblik eller hele tiden bliver “fanget” af en opgave, du lige kan gøre.
Hvorfor det koster dyrt at bruge 2 minutters reglen forkert
Omkostninger ved at arbejde på den måde, som jeg tidligere brugte 2 minutters reglen på, er store.
Skal jeg hele tiden stoppe op og lave 2 minutters opgaver, hver gang jeg møder en, så kunne jeg sagtens få dagene til at gå med disse opgaver. Men hvad ville jeg så reelt lave af vigtige opgaver? Ja, det kan være rart at slippe af med disse små opgaver. Og ja, det giver mig en god fornemmelse, når jeg får noget for hånden. Men jeg ville lyve for mig selv, hvis jeg sagde, at disse opgaver var dem, som påvirkede mine resultater markant.
Samtidig vil det mindske min evne til at fokusere i længere tid af gangen, hvis jeg hele tiden skulle stoppe op for at behandle disse opgaver. Og mit fokus prioriterer jeg meget højt. Netop fordi det er når jeg fokuserer på en ting i længere tid ad gangen, at jeg skaber mit bedste arbejde.
At stoppe op hver gang en 2 minutters opgave opstod, vil også slå mig ud af kurs. Ofte oplever jeg, at den ene opgave tager den anden, og pludselig er der gået to timer. Men hvad så med den opgave jeg egentlig havde planlagt at løse i disse to timer? Den skal jeg nu presse tid ind til på et andet tidspunkt.
Dette pres fører mig til mit sidste punkt. Nemlig at det vil øge mit stressniveau, hvis jeg løbende implementerede 2 minutters reglen på alle opgaver, jeg støder på i løbet af dagen. At arbejde i 2 minutters intervaller i længere tid af gangen giver simpelt ikke kroppen den ro, den har brug for. Jeg vil i stedet mere eller mindre sætte min krop i højt beredskab, for hvem ved, hvad den næste opgave indeholder.
Tid til at prøve noget nyt
Det er helt fint at samle opgaver af 2 minutters varighed i tidsrums af 20-30 minutter. Det kan også være en god måde at komme i gang fra morgenstunden, når du beslutter dig for at løse 2 minutters opgaver i 20 minutter, inden du går i gang med din vigtige opgave.
Det du bare skal undgå, er at lade dig afbryde af 2 minutters opgaver, mens du arbejder på dine vigtigste opgaver.
Godt arbejdslyst med at implementere 2 minutters reglen på den rigtige måde.