Formålet med denne video-serie er at undgå, at e-mail styrer vores opmærksomhed eller overvælder os.
Dette er del 1 ud af 5 om e-mail og giver gode råd til, hvor ofte vi bør kontrollere e-mail.
Se også de øvrige videoer i denne serie:
- Del 2 med temaet – Hvorfor man skal tømme indbakken
- Del 3 med temaet – Hvordan man tømmer indbakken
- Del 4 med temaet – Hvordan man gemmer sine e-mails
- Del 5 med temaet – Hvordan man behandler de svære e-mails
Nedenstående tekst er et uddrag af denne videos indhold.
Vores behov for at kontrollere e-mail
Mange har det i dag sådan, at det at have styr på sin e-mail giver en følelse af kontrol, fordi det giver et større eller mindre overblik over, hvad andre forventer af en.
Det kan medføre den ofte set konsekvens, at man tjekker e-mail, hver eneste gang man har pause, under møder, i bilen, på toilettet, når man vågner om morgenen, inden man går i seng osv. For det kunne jo være, at der var kommet noget spændende eller vigtigt.
Men hver gang man giver sin e-mail opmærksomhed, så tager man opmærksomhed fra noget andet, og hver gang skal man bruge tid og energi på at komme tilbage til det, man var i gang med.
Samtidig øges vores behov for at tjekke e-mail, jo flere gange vi gør det. Vores hjerne får simpelthen den oplevelse, at det er vigtigt at gøre, når vi gør det ofte.
Hvor ofte skal vi kontrollere e-mail
Konkret anbefaler jeg, at man først og fremmest sørger for, at man ikke har nogen påmindelser om nye e-mail, eller hvor mange ulæste mails man har. Det er nemlig med til at styrke behovet. Undgå også at du kan se din indbakke hele tiden, f.eks. på din skærm nummer to.
Dernæst skal man minimere antallet af gange, man kontrollerer i løbet af en dag. Kan man over en periode komme ned på 3-6 gange om dagen, så er man godt på vej. Men husk at trappe langsomt ned. Gør man det i dag 20-30 gange om dagen, så start f.eks. med 15 gange og efter nogle uger kan man så trappe yderligere ned, til man til sidst rammer det optimale leje.
Prøv at undgå at kontrollere e-mail bare, fordi det er muligt. Hvis det f.eks. er 30-60 minutter siden, så kan det nok godt vente lidt endnu. Se i stedet behovet for at kontrollere e-mail, som et behov for en pause, og gå f.eks. en kort tur og få samlet tankerne om det næste, der skal laves.
Prøv evt. også at sætte rammer for, hvornår der ikke skal kontrolleres e-mail. Der kunne f.eks. være i tidsrummet 21:00-8:00. Med denne strategi tager e-mail ikke dagsordenen inden sovetid og om morgenen.
Andre gode råd om e-mail
Har du lyst til at få mere inspiration til en god e-mailstyring, så læs evt. også disse indlæg:
- Når e-mail ødelægger din produktivitet og vejen ud
- Hvor meget af din begrænsede energi bruger du på e-mail?
- 5 hurtige råd til at skrive bedre e-mails
- 15 råd – Sådan skal du og sådan skal du ikke bruge e-mail
Prøv den anden virkelighed
Jeg håber, at du får lyst til at optimere din e-mailstyring. Det vil helt sikkert spare på din tid, energi og opmærksomhed, som du så i stedet kan bruge på noget, der giver dig mere langsigtet værdi.