Formålet med denne video-serie er at undgå, at e-mail styrer vores opmærksomhed eller overvælder os.
Dette er del 2 ud af 5 om e-mail og giver råd til, hvorfor man skal tømme e-mail indbakken.
Se også de øvrige videoer i denne serie:
- Del 1 med temaet – Hvor ofte skal jeg kontrollere e-mail
- Del 3 med temaet – Hvordan man tømmer indbakken
- Del 4 med temaet – Hvordan man gemmer sine e-mails
- Del 5 med temaet – Hvordan man behandler de svære e-mails
Nedenstående tekst er et uddrag af denne videos indhold.
Hvorfor man skal tømme indbakken
E-mail indbakken har egentlig samme formål som vores postkasse derhjemme. Den skal modtage ny post. Selv har jeg set meget få eksempler på, at nogen – efter at have kontrolleret indholdet af deres postkasse – går tilbage og ligger det i postkassen igen, som de ikke gider at forholde sig til lige nu.
Men sådan er det ikke med de flestes e-mail indbakke. Den er ofte fyldt med tidligere e-mail. Og indbakken bruges ofte som en todo-liste, huskeliste, et arkiv og den dårlige samvittigheds holdeplads. Sætningen ”Det skal jeg have styr på – på et tidspunkt” er ofte baggrunden for denne arbejdsmåde.
Problemet er, at hver gang man tjekker sin e-mail for ny post, så får man også øje på de andre e-mail, som man også skal have gjort noget ved. Måske ender det endda med, at man løser en eller to af dem, selvom man egentlig skal i gang med noget andet. Denne adfærd koster både unødig tid, energi og opmærksomhed.
Hvor tit skal indbakken så holdes tom?
Jeg anbefaler et mål, hvor man er helt i bund én gang hver dag, men ikke oftere. Det er min erfaring at alternativet, hvor man tømmer den hver gang, man kontrollerer e-mail koster for meget tid, og man mister de stordriftsfordele, der er ved at kontrollere mange e-mail på en gang.
Føles det i dag umuligt at tømme indbakken én gang om dagen, så start med én gang om ugen og se i nogle uger, hvordan det går. Prøv derefter at gøre de to gange om ugen.
Det er svært for mange at forestille sig, hvordan det vil være at have en tom indbakke, og ja, det vil helt sikkert føles underligt i en tid. Men tænk på, at det giver mulighed for at minimere unødigt energi- og opmærksomhedsforbrug, som man i stedet kan bruge bedre.
Andre gode råd om e-mail
Har du lyst til at få mere inspiration til en god e-mailstyring, så læs evt. også disse indlæg:
- Når e-mail ødelægger din produktivitet og vejen ud
- Hvor meget af din begrænsede energi bruger du på e-mail?
- 5 hurtige råd til at skrive bedre e-mails
- 15 råd – Sådan skal du og sådan skal du ikke bruge e-mail
Prøv den anden virkelighed
Jeg håber, at du får lyst til at optimere din e-mailstyring. Det vil helt sikkert spare på din tid, energi og opmærksomhed, som du så i stedet kan bruge på noget, der giver dig mere langsigtet værdi.