Formålet med denne video-serie er at undgå, at e-mail styrer vores opmærksomhed eller overvælder os.
Dette er del 3 ud af 5 om e-mail og giver råd til, hvordan man tømmer e-mail indbakken.
Se også de øvrige videoer i denne serie:
- Del 1 med temaet – Hvor ofte skal jeg kontrollere e-mail
- Del 2 med temaet – Hvorfor man skal tømme indbakken
- Del 4 med temaet – Hvordan man gemmer sine e-mails
- Del 5 med temaet – Hvordan man behandler de svære e-mails
Nedenstående tekst er et uddrag af denne videos indhold.
Hvordan man tømmer indbakken
Formålet med at tømme indbakken er at få et komplet overblik, inden man handler. For med overblik træffer man bare bedre valg og skaber bedre løsninger.
Når indbakken skal tømmes, skal man kende til to strategier. At sortere og at behandle.
At sortere betyder, at man arbejder igennem sine e-mail, med det udgangspunkt, at man ikke må bruge mere end 2 minutter pr e-mail. Man kan vælge imellem at slette, arkivere, ringe, skrive tilbage eller udskyde til senere. Det er denne strategi, man skal bruge, når man tømmer sin indbakke.
At behandle e-mail, er at arbejde med e-mail, som vil tage over to minutter at løse. Man kan altså ikke behandle e-mail, mens man er i gang med at tømme indbakken, for det øger risikoen for, at man ikke kommer til bunds i sin sortering. Når jeg tømmer min indbakke, så udskyder jeg arbejdet med disse e-mail til senere og flytter dem over i en speciel mappe, som jeg kalder – Afventer behandling.
Når man tømmer indbakken med sorteringsmetoden, så forholder man sig altså ikke til, om noget er mere eller mindre interessant. Man starter enten fra bunden eller toppen og tager slavisk en mail ad gangen.
Et af de vigtigste principper for en god sortering er derfor, at man ikke går ind i en e-mail, for derefter at gå ud af den igen, fordi man ikke ved, hvad man skal gøre ved den. Det eneste sorteringskrav, man skal bruge, er to-minutters reglen. Kan den ikke løses på under to minutter, så skal den i mappen til de e-mails man kigger på senere. Mere om det i video nr. 5.
Man kan sortere flere gange i løbet af dagen, men undgå at gøre det for ofte. Se mere om hvorfor i videoen om, hvor ofte man skal kontrollere e-mail.
Andre gode råd om e-mail
Har du lyst til at få mere inspiration til en god e-mailstyring, så læs evt. også disse indlæg:
- Når e-mail ødelægger din produktivitet og vejen ud
- Hvor meget af din begrænsede energi bruger du på e-mail?
- 5 hurtige råd til at skrive bedre e-mails
- 15 råd – Sådan skal du og sådan skal du ikke bruge e-mail
Prøv den anden virkelighed
Jeg håber, at du får lyst til at optimere din e-mailstyring. Det vil helt sikkert spare på din tid, energi og opmærksomhed, som du så i stedet kan bruge på noget, der giver dig mere langsigtet værdi.