Formålet med denne video-serie er at undgå, at e-mail styrer vores opmærksomhed eller overvælder os.

Dette er del 4 ud af 5 om e-mail og giver råd til, hvordan man gemmer sine e-mail.

Se også de øvrige videoer i denne serie:

Nedenstående tekst er et uddrag af denne videos indhold.

Hvordan man gemmer sine e-mails

Formålet med at gemme e-mail er let at kunne finde dem igen. I denne proces kan vi godt blive snydt af vores hjerne og vaner. Mange har i dag adopteret den måde, de arbejder med filer på, og de har en lang mappestruktur i deres e-mailprogram, men det er ikke længere effektivt.

I dag er søgefunktionaliteten så velfungerende, at det er ca. 25% hurtigere at bruge den frem for at skulle lede i sine mapper. Med søgekriterier som f.eks.: fra, med vedhæftet fil, modtaget indenfor en bestemt dato osv., kan man blive meget specifik i sin søgning på meget kort tid.

Jeg anbefaler derfor, at man primært gemmer næsten alle e-mail i en mappe kaldet Arkiv. Det kan være en fordel at have en mappe til et specifikt projekt, som midlertidigt genererer mange e-mail. Man skal bare huske, at når projektet er ovre, så skal mappen slettes, og de e-mail man ønsker at gemme flyttes til arkivmappen.

Fordelen ved arkivmappen er, at du meget hurtigt kan flytte din e-mail ud af indbakken og til den rigtige placering. Skal du finde den igen, så søger du den frem. Den enkle mappestruktur gør det også let at opsætte regler for oprydning. F.eks. sletter jeg alt i min arkivmappe, som er ældre end et år. Har jeg brug for at gemme noget længere end det, så gemmes det f.eks. i en udvidet arkivmappe.

Husk også at rydde op i sendt-post mappen. E-mail fra denne mappe der er mere end tre uger gammel kan typisk også flyttes til arkivmappen.

Andre gode råd om e-mail

Har du lyst til at få mere inspiration til en god e-mailstyring, så læs evt. også disse indlæg:

Prøv den anden virkelighed

Jeg håber, at du får lyst til at optimere din e-mailstyring. Det vil helt sikkert spare på din tid, energi og opmærksomhed, som du så i stedet kan bruge på noget, der giver dig mere langsigtet værdi.

© MERE TID – Fordi du kun kan bruge tiden én gang
5 Shares

Ved at bruge hjemmesiden accepterer du brugen af cookies mere information

Cookies er små tekstfiler, som kan bruges af websteder til at gøre en brugers oplevelse mere effektiv. Dataloven fastslår, at vi kan gemme cookies på din enhed, hvis de er nødvendige for at sikre funktionen på hjemmesiden. For alle andre typer cookies skal vi indhente dit samtykke. Dette websted bruger forskellige typer af cookies fra Google analytics. Hvis du fortsætter med at bruge hjemmesiden uden at ændre dine cookie indstillinger eller du klikker Accepter, betragtes dette som din accept.

Luk