Formålet med denne video-serie er at undgå, at e-mail styrer vores opmærksomhed eller overvælder os.
Dette er del 5 ud af 5 om e-mail og giver råd til, hvordan man behandler de svære e-mails.
Se også de øvrige videoer i denne serie:
- Del 1 med temaet – Hvor ofte skal jeg kontrollere e-mail
- Del 2 med temaet – Hvorfor man skal tømme indbakken
- Del 3 med temaet – Hvordan man tømmer indbakken
- Del 4 med temaet – Hvordan man gemmer sine e-mails
Nedenstående tekst er et uddrag af denne videos indhold.
Hvordan man behandler de svære e-mails
I video tre med temaet/overskriften – Hvordan tømmer man indbakken, fortalte jeg om de e-mail, som tager længere end to minutter at behandle. Det er dem denne video skal handle om.
Disse e-mail fylder ca. 20% af vores samlede antal e-mail, men tager ca. 60-80% af den tid, vi bruger på e-mail. Det er også dem, som vi udskyder og udskyder. Og det er dem der ødelægger dit overblik.
Efter min mening er der kun et godt råd, når det kommer til at behandle disse e-mail, og det er at sætte tid af til dem i din kalender. Disse e-mail kræver din fulde opmærksomhed, og derfor egner de sig ikke til at løse på farten, i en pause eller lignende. Disse e-mail skal derfor have samme status som et møde, en vigtig opgave osv.
Mit bedste råd er hver dag at reservere et tidsrum til at behandle disse e-mails. Et godt tidspunkt for mange er efter frokost. Her har mange behov for lige at finde rytmen igen, og der kan e-mailbehandling være en god løsning. Start med en time hver dag. Skaler derefter op eller ned, når du kender dit behov.
Væn dig til kun at besvare disse e-mails i dette tidsrum, så du på andre tidspunkter har fuldt fokus og nærvær på de opgaver, du arbejder med.
Husk at kan du en dag ikke nå at behandle disse, så sørg for at reservere ekstra tid dagen efter. På den måde, så ved du også, hvornår du skal behandle dem, og det giver dig ro og et øget fokus, som du kan bruge på vigtigere ting.
Andre gode råd om e-mail
Har du lyst til at få mere inspiration til en god e-mailstyring, så læs evt. også disse indlæg:
- Når e-mail ødelægger din produktivitet og vejen ud
- Hvor meget af din begrænsede energi bruger du på e-mail?
- 5 hurtige råd til at skrive bedre e-mails
- 15 råd – Sådan skal du og sådan skal du ikke bruge e-mail
Prøv den anden virkelighed
Jeg håber, at du får lyst til at optimere din e-mailstyring. Det vil helt sikkert spare på din tid, energi og opmærksomhed, som du så i stedet kan bruge på noget, der giver dig mere langsigtet værdi.