Har I aftaler på din arbejdsplads eller i din afdeling omkring, hvordan I arbejder med e-mail? Her mener jeg, hvordan I sikrer at e-mail ikke forstyrrer og afbryder unødigt.
Du kender sikkert oplevelsen af at blive ringet op eller kontaktet fysisk af en kollega, som lige har sendt dig en e-mail. Ja, du har sikkert selv gjort det med en kollega 🙂
Har du også prøvet at få en rykker-mail bare nogle timer efter den første er modtaget?
Og måske få du mange cc e-mail? Eller e-mail, som er flere sider lange?
Det kan også være, at du får ris eller ros via e-mail.
E-mail er et rigtig godt værktøj, når det bruges optimalt, og modsat kan det have en ødelæggende effekt på produktiviteten, når det bruges forkert. Desværre oplever jeg alt for ofte, at der ikke er skabt gode fælles rammer for e-mail i arbejdskulturen, og i stedet arbejder den enkelte ud fra, hvad de mener er bedst. Dette medfører f.eks. ovenstående eksempler, som hæmmer produktiviteten, skaber unødig stress og forstyrrelser.
Her får du derfor nogle anbefalinger til, hvordan I sammen kan få e-mail til at fungere i jeres arbejdskultur.
Hvor tit tjekker vi e-mail
Det er godt at få en dialog om, hvor tit det er nødvendigt at tjekke e-mail for at kunne løse de opgaver, som skal løses. Har du læst mine andre indlæg om e-mail eller set min videoserie om e-mail, så ved du, at det ikke er godt at gøre for ofte. For det påvirker din fokuseringsevne negativt.
Jeg anbefaler at starte med at kontrollere 4-6 gange om dagen. Da det er de færreste, som i begyndelsen kan komme længere ned end det. Dette kan dog ændre sig, når man ser effekterne heraf. Husk at det gælder på tværs af alle digitale enheder.
I den sammenhæng er det også godt at lave en aftale om at minimere alle påmindelser fra e-mail. Venter man på en mail fra en bestemt person, så beslut i den aktuelle situation at tjekke e-mail med f.eks. 30 minutters mellemrum.
Det kan være svært at ændre adfærd, når det kommer til at kontrollere e-mail. En af årsagerne er, at vi biologisk er nysgerrige. Prøv derfor at arbejde med initiativer, hvor I som kolleger hjælper hinanden med at minimere kontrollen af e-mail. Noter f.eks. hver dag, hvor ofte I gør det og tag en dialog om, hvad der er årsagen til at nogen lykkes og andre ikke gør endnu.
Hvor hurtigt svarer vi tilbage
Det gode ved e-mail er netop muligheden for at svare tilbage, når det passer bedst. Alligevel er det godt at få aftalt overordnede rammer for besvarelsestid. Dette er især relevant internt i organisationen, men det er også relevant at skabe nogenlunde ensartede forventninger til kunder og andre relationer.
Nogle gode retningslinjer i den forbindelse kan være, at e-mail som modtages inden kl. 12, besvares samme dag. E-mail som modtages efter kl. 12 besvares senest den efterfølgende dag inden kl. 12. Det er vigtigt at få skabt nogle rammer, som giver den enkelte mulighed for fleksibilitet. Alternativet bliver nemlig ofte et større arbejde med e-mail, som betyder mindre tid til at arbejde fokuseret med de vigtigste opgaver.
Tag også en dialog om, hvordan I håndterer de e-mail, som involverer et større stykke arbejde og derfor ikke kan løses inden for ovenstående tidsfrist. Min anbefaling til disse er, at man inden for ovenstående tidsfrist giver en tilbagemelding på, hvornår man kan forvente at få et endelig svar fra dig.
Hvornår svarer vi ikke på e-mail
I disse tider hvor mange kan tilgå deres e-mail døgnet rundt, så er det godt at få skabt forventninger til, hvornår det ikke er nødvendigt at svare på e-mail. Det kan godt være, at chefen godt kan lide at sende et par e-mail om aftenen. Det kan også være, at du oplever nogle af dine kolleger svarer på disse e-mail uden for normal arbejdstid. Og det kan medføre, at du føler dig presset til også at svare e-mail om aftenen, og pludselig er det kutyme. Men egentlig vil du hellere være sammen med familen og lade op til næste dag.
Jeg anbefaler at undgå sådanne situationer, og efter min mening skal det gøres gennem dialog. Generelt anbefaler jeg, at man definerer et tidsrum, hvor man ikke kontrollerer e-mail. Det kan f.eks. være mellem kl. 20 og kl. 08. Som chef er det vigtigt, at man har en dialog om vigtigheden ved at lade være med at svare på e-mail, som man modtager i dette tidsrum. Det betyder dog ikke, at man ikke må arbejde med e-mail, som er modtaget uden for dette tidsrum, hvis det giver mening. Generelt anbefaler jeg dog, at man stopper med at arbejde ca. 2 timer før sovetid, for at skabe de bedst mulige søvnbetingelser.
Skulle det undtagelsesvis ske, at man har brug for en dialog i ovenstående tidsrum, så lav en aftale om et telefonopkald eller sms inden.
Hvad gør vi, når vi er væk fra arbejdet
Besvarer vi e-mail, når vi er på ferie eller har fri? og hvad gør vi, når vi ikke kan overholde ovenstående frister pga. sygdom, kurser, møder osv.?
Det er godt også at få skabt nogle rammer for brug af autosvar, og vores e-mail adfærd under ferie og fridage. Selv anbefaler jeg, at man ikke svarer på e-mail under ferie og fridage. Når det kommer til sygdom, kurser, møder osv., så foreslår jeg, at man laver et autosvar der fortæller, hvornår afsender kan forvente at få svar på e-mailen, samt hvad de ellers kan gøre, hvis det ikke kan vente. Det kan f.eks. være at sende dig en sms eller kontakte en kollega.
Lav gerne nogle fælles skabeloner til autosvar, som sikrer at jeres budskab kommer ud bedst mulig.
Få skabt rammer som kan holdes af alle
Det kan godt være, at du kender til ovenstående viden, men hvor mange arbejdspladser kender du, hvor der er klare rammer for ovenstående, og hvor de bliver håndhævet til fordel for alle. De steder hvor der ikke er tilfældet, garanterer jeg, at der er meget tid, energi og opmærksomhed at hente ved at skabe en god arbejdskultur for e-mail.
Husk også at få skrevet jeres aftaler ned og regelmæssigt tage dem op til dialog. Det kan jo være nødvendigt at justere jeres rammer. I starten anbefaler jeg en dialog om dem minimum en gang om måneden og efter 6 måneder kan I skifte til en gennemgang hvert kvartal.
Der er tilfredshed og resultater i en god arbejdskultur. Har I brug for sparring hertil, så kontakt mig endelig.
Vi du læse mere om, hvad god arbejdskultur også indeholder udover god e-mailstyring, så læs dette indlæg.