Siden slutningen af 90’erne har de fleste virksomheder haft et øget fokus på deres effektivitet. Vi har kaldt det lean, optimering af arbejdsgange, styr på processerne osv. Målet for de fleste af disse initiativer har været, at færre hænder kan løse de samme opgaver og at få et ensartet kvalitetsniveau.
Jeg har intet imod disse tiltag, og det er oftest også et godt sted at starte. Det jeg med dette indlæg gerne vil udfordre er, at disse tiltag kun viser toppen af isbjerget, når det kommer til at skabe resultater.
Problemet er, at et ensidigt fokus på effektivisering af arbejdsgange betyder, at vi overser det område, som indeholder det aller største potentiale. Nemlig vores arbejdsmåde og vaner. Med det mener jeg måden, vi bruger vores tid, energi og opmærksomhed på i løbet af arbejdsdagen.
Hvorfor fokus på arbejdgange ikke frigiver hele potentialet
Som sagt er der ikke noget galt i at dokumentere og optimere på arbejdsgange. Men med mindre arbejdsgangene er så udførlige, at de fortæller, hvornår de skal gøres, og hvor lang tid de tager, så falder vi mennesker let i nogle fælder. Kun de færreste arbejdsgange er så godt beskrevet, og det synes jeg egentlig er helt fint. Det giver nemlig den oplevelse af kontrol over vores arbejdsdag, som vi har brug for, for at kunne fastholde motivationen. Kontrol over dagen i kombinationen med meningsfulde opgaver betyder som udgangspunkt gode arbejdsdage.
Og så tilbage til fælderne. For når vi som mennesker helst vil bestemme, så er vi også nødt til at kende til og at kunne modvirke de fælder, vi tit falder i.
Fælde: Når belønningen er tæt på
En af de værste fælder er, at vi ofte ændrer adfærd, når belønningen er tættere på end den negative konsekvens ved handlingen. Dette gælder f.eks. når du skal arbejde på en vigtig opgave til i næste uge. Men så får du en e-mail eller en afbrydelse, som du synes er “vigtigere/mere spændende”. Og nu kan den vigtige opgave til i næste uge godt vente lidt endnu.
Konsekvensen af denne fælde er ofte, at vi ender med at løse vores vigtigste opgaver under tidspres. For nu er den negative konsekvens så tæt på, at vi ikke kan fristes af andet. Resultatet er for det meste, at kvalitetet af opgaven ikke når vores bedste niveau, og det går ud over vores samlede resultat.
Fælde: Manglende modstand i vores hverdag
Vores arbejdsliv i dag er præget af, at vi er tilgængelige hele tiden. Det passer os faktisk fint, for vi er nysgerrige og sociale væsner. Problemet er, at vi ikke træner vores fokuserings-, koncentrations- og kreativitets-evner særlig godt, når vi lader os forstyrre “hele tiden”. Og vi har brug for disse evner til at få ting gjort hurtigt og effektivt. I dag er disse kompetencer noget af det mest efterspurgte. Paradoksalt nok kan under halvdelen jf. produktivitetsquizzen holde fokus på én opgave i over 30 minutter i træk uden at lade sig forstyrre. Og jeg tror faktisk, at disse tal er optimistiske. F.eks. viser produktivitetsquizzen også, at kun 10% bruger mere en 150 minutter om dagen på koncentreret arbejde. Det synes jeg viser et kæmpe potentiale.
Den fælde vi f.eks. er faldet i er, at vi ikke har skabt meningsfulde rammer og rutiner for brugen af vores elektroniske værktøjer. Vi lader mere eller mere producenterne af værktøjerne bestemme, hvordan vi skal påvirkes. Desværre har disse software producenter kun egen indtjening for øje, og de prøver for alt i verden at vinde kampen om vores opmærksomhed. Hvorfor giver det f.eks. mening at få en notifikation, når vi får en ny e-mail, når vi i dag ved, at det kan forstyrre vores koncentration fra 5-20 minutter efterfølgende?
Fælden gælder bl.a. også for områder som, hvornår vi lader os afbryde, hvornår vi løser hvilke typer opgaver, hvordan vi arbejder kreativt osv.
Fælde: Manglende energi
Energi er vores vigtigste ressource. Når vi mangler energi, så reduceres vores kognitive båndbredde markant og i stedet tager vores følelser og vaner over. Når vores følelser har magten, så er det svært at gøre noget nyt og revolutionerende. Har vi ikke sovet godt nok, spist så vi har et stabilt blodsukker, eller er vi ikke hydreret, så har vi måske kun et par timers koncentration i os om dagen. Det er derfor, jeg synes dette ordsprog beskriver denne fælde godt.
“Vi stiger ikke til det niveau, vores mål har. Vi falder til det niveau, vores vaner har.”
Selv de bedste intentioner, ønsker m.m. kan bare ikke slå vores vaner. Og vi kan ikke ændre vores vaner uden at have energi hertil. Forandringer koster nemlig dyrt på “energikontoen”.
Vil vi styrke vores muligheder for at vinde på jobbet og lykkes i livet, så er energi nøglen. Den vigtigste kilde er at få nok kvalitetssøvn. Derefter kommer fokus på hydrering, ernæring og løbende bevægelse dagen igennem. Jeg anbefaler altid, at man som det første starter med at styrke sin energikapacitet, inden man begynder at arbejde på at minimere de andre fælder.
Vi skal sætte mere fokus på arbejdsmåde og vaner
I ledelses- og videns-jobs er vores hjerne er den vigtigste ressource. Derfor skal vi have nogle gode strategier og vaner til at styre vores hjerne.
Indtil nu har de fleste virksomheder ladet det være op til den enkelte at finde metoder/arbejdsmåder til at navigere sig bedst mulig igennem arbejdsdagen. Desværre oplever jeg, at meget få er lykkes med denne udfordring. Konsekvensen for lederne og medarbejderne er alt for travle arbejdsdage med alt for lidt tid til de opgaver, som i bagklogskabens klare lys skulle have haft mere tid og større fokus.
Min hypotese er, at virksomhedens ledelse ikke vil blande i sig i den enkeltes hverdag af frygt for at tage kontrollen og motivationen fra medarbejderne. Men jeg oplever, at det er helt misforstået.
De fleste er meget lydhøre for en dialog om de udfordringer og fælder, vi skal kunne navigere i. Faktisk deler næsten alle, at de ofte falder i de tre ovenstående fælder. Kan man som virksomhed skabe et miljø, hvor der er plads og tid til at arbejde med at finde mulige løsninger på fælderne, som virker for den enkelte, så tør jeg garantere, at det vil kunne ses positivt på bundlinjen.
Når resultaterne udebliver
Når jeg ser på resultaterne af de over 500 personer, som har udfyldt produktivitetsquizzen, så er gennemsnitsscoren lige nu 43%. For mig bekræfter det min hypotese om, at vi ikke har fokus på arbejdsmåde og vaner i vores arbejdsliv. Ja, mange vil nok svare, at det har de ikke tid til 🙂
Men fakta er, at når vi har gode vaner og arbejdsmåder, så bliver tiden vores allierede. Mens dårlige vaner og arbejdsmåder gør, at tiden bliver vores fjende.
Jeg er sikker på, at der vil være en proportional effekt med stigningen i denne score og virksomhedens bundlinje. Så jeg ser et stort potentiale for de fleste virksomheder i dag. Jeg mener nemlig, at de fleste kan opnå en score på 60%-70%. Udover at dette vil betyde 17%-27% ekstra på bundlinjen, så vil det også sænke sygefraværet markant og give gladere medarbejdere.
De fleste bruger f.eks. teknologiske værktøjer i dag uden at udnytte deres funktionalitet bare 50%. Det samme er efter min mening gældende for vores tænkekraft. Vores adfærd gør, at vi ikke udnytter vores fulde tænkekraft, selv når vi har allermest brug for det. Konsekvensen er: Manglende kreativitet, at ting tager længere tid, at kvaliteten ikke er så god som den kunne, og at vores resultater ikke når det niveau de kunne.
Men det betyder et skifte i fokus
Som altid kan vi ikke få nye resultater uden nye fremgangsmåder. I stedet for vores fokus på opgaver og mål, skal vi give fokus på vores arbejdsmåder og vaner mere opmærksomhed. Vi skal minimere de situationer, som billedet illustrerer og skabe et miljø, hvor der også er plads til eksperimenter og refleksion.
Som skrevet er jeg villig til at lægge hovedet på blokken for ovenstående virkelighed. Har du tanker eller spørgsmål til indlægget, så kontakt mig endelig.