Hvorfor ender vi i situationer både privat og arbejdsmæssigt, hvor noget har vokset os over hovedet? Alt er “pludselig” blevet så uoverskueligt, at vi ikke kan finde hverken hoved eller hale i det. Ja, det der tidligere fungerede virker nu svært at få til at lykkes i hverdagen. For nylig stødte jeg på teorien omkring entropi og opdagede, hvor godt denne teori også passer til sådanne situationer.
Du har måske selv prøvet at din e-mail indbakke er blevet fuldstændig uoverskuelig. At du har så mange opgaver, at du ikke ved, hvor du skal starte eller stoppe. At din have er blevet så uoverskuelig, at du ikke orker at ordne den. Jeg kunne give mange flere eksempler, men fælles for dem alle er, at der engang var orden, og så blev der med tiden uorden og det er, hvad entropi handler om.
Hvad er entropi
Forstil dig at du hælder brikkerne fra et puslespil ud på et bord. I teorien kunne de alle lande på en måde, som gør at puslespillet er samlet. Det er der dog meget lille sandsynlighed for. Årsagen til det er, at der er kun én måde hvorpå brikkerne skal falde, hvis det skal lykkes, mens et næsten uendeligt antal andre muligheder. Derfor er det usandsynligt, at handlingen med at hælde brikkerne ud på bordet vil ende med et ordnet resultat.
Entropi er et mål for, hvor meget uorden eller tilfældighed, der er i et system: Høj entropi er et udtryk for stor uorden, mens lav entropi er et udtryk for stor orden. Og det afgørende ved entropi er, at det altid øges over tid.
I arbejdslivet møder vi entropi i mange sammenhænge:
- e-mails kommer ikke ind i vores indbakke i den rækkefølge, som det er bedst at besvare dem på
- vi laver ikke automatisk opgaver, når det giver bedst mening at lave dem
- telefonen ringer ikke kun på de tidspunkter, hvor du har tid til det. Og du bliver heller ikke kun forstyrret, når det passer dig.
Disse eksempler er tegn på systemer med stor uorden og høj entropi. Og faktisk er en stor del af manges arbejdsliv som udgangspunkt sådan. Men der er dem, som har etableret vaner og arbejdsmåder, som sænker entropien i de enkelte systemer.
Fra orden til uorden og tilbage igen
Måske kan du huske, da du startede et nyt job eller rolle. Mange oplever i denne situation, hvordan entropi udvikler sig fra orden til uorden. Til at starte med er det let at holde orden, og du behøver ikke nødvendigvis værktøjer til at håndtere, de ting du skal. Men efterhånden som tiden går, så sniger en større og større uorden sig stille og rolig ind. Og til sidst kan det være, at du ender med at give efter og lader dig helt opsluge af uorden. Sker det får du en hverdag fuld af hektik og hasteopgaver, og det virker som om, det kan fortsætte uendeligt. Det er i sådanne situationer jeg ser personer, som har tusindvis af e-mail i indbakken, lange to-do lister, et hav af telefonsvarerbeskeder, som ikke bliver hørt osv. Og jeg er helt sikker på, at det ikke var intentionen, at det skulle være sådan.
Vælger du derimod fra start eller undervejs at etablere nogle arbejdsprocesser/vaner for, hvordan du vil arbejde, så kan du bedre holde mest mulig orden. Disse vaner går dig altså bedre til at håndtere den modstand, som uorden automatisk vil medføre.
En vane kan f.eks. være, at du etablerer et system for dine e-mail, hvor du maksimum berører dem to gange inden de er løst. En anden vane kan være, at du synligører dine vigtigste opgaver i din kalender, og laver opgaven i det planlagte tidsrum. En tredje kan være, at du etablerer en metoder til, hvordan du vil arbejde koncentreret, så du får lavet det du skal hurtigst og bedst muligt.
Gode arbejdsdage er lig med en hvis form for orden
Jeg har i mine tanker til dette indlæg ikke kunnet finde nogen måder, hvorpå et godt arbejdsliv generelt kan hænge sammen med høj entropi.
Faktisk oplever jeg, at høj entropi ofte skaber arbejdsdage, hvor man ikke føler, at man lykkes i hverdagen. Ja, der er undtagelser, men jeg oplever, at der er masser af måder, hvorpå din arbejdsdag kan gå galt. F.eks. ved at du:
- siger ja til for meget
- lader dig forstyrre for tit
- ikke er frisk nok fra dagens start, fordi du kom for sent i seng
- har uro i hovedet – fyldt med tanker
- kan være for optimistisk omkring, hvad du kan nå
- kan have for lidt tid til koncentreret arbejde
- kan lade være at holde pauser og ødelægge din energistyring
- ikke har sat tid af til at håndtere dine e-mail, som du hver dag får over 50 af
Alle ovenstående vil nemlig forhøje din entropi.
Derimod er kun få måder, som vil sikre dig gode arbejdsdage. Disse måder hænger sammen med arbejdsmåder og vaner, som har lav entropi. Dette gennem at du:
- når dine vigtigste opgaver og har overblik
- har styr på, hvad du vil nå og hvornår
- har energi nok
- har overskud til at lære
Vil vi lykkes i hverdagen, er vi derfor nødt til at holde entropien på et niveau, hvor vi kan klare disse 4 punkter.
Hvor meget orden skal man have
Det jeg siger er ikke, at du behøver at have fuldstændig og total orden for at lykkes. Det bedste du kan gøre er at finde dit “sweet spot”. Dit “sweet spot” er, når du styrer din tid, energi og opmærksomhed i en sådan grad, at du ikke mister overblikket, får lavet dine vigtigste opgaver, har energi nok og overskud til at lære. Det er ikke, når bruger din tid, energi og opmærksomhed på at holde orden for ordenens skyld eller bruger ressourcer på, at det skal være perfekt, selvom det ikke er nødvendigt.
Som jeg ser det, er det i dag umuligt at nå alt og samtidig lykkes i hverdagen. Vi kan ikke både have et perfekt hus og have, familieforhold og arbejdsliv. Mit råd er i stedet at etablere vaner og processer, som sørger for at entropien ikke bliver for høj i nogle af områderne. Disse vaner og processer skaber på den måde en slags bundniveau for dig. Det betyder konkret, at du etablerer minimumsgrænser for f.eks.:
- hvornår græsset skal slås
- ukrudt i fliserne skal fjernes
- hvor beskidt der må være i huset
- at du ved hvor dine ting er
- hvordan du planlægger forberedelse og opfølgning på dine møder
- at du ikke har mere end 20 e-mail i indbakken
- at du og din kone har en aften sammen minimum hver anden uge osv.
Og når du når disse grænser, så udfører du den aftalte handling med brug af mindst mulig energi. Fordi det bare er sådan.
Alternativet til bundniveauet er i stedet, at du skal bruge meget længere tid på at slå græsset, rydde op, løse familieproblemer, organisere mine e-mail og opgaver osv., fordi du har ladet stå til alt for længe.
Vi skal altså hver især finde vores balance mellem, hvor meget orden er nødvendig for at holde entropien på et acceptabelt niveau. Et niveau, det giver os bedst mulige dage både privat og arbejdsmæssigt.
Når uorden har overtaget
Mange higer i dag efter frihed og plads til spontanitet og føler sig låst, men mit argument er, at årsagen netop er, at de har ladet stå til for længe. Og nu er haven, huset, indbakken, opgaver osv. blevet så uoverskuelige, at det ikker er til at se en ende på det. Det hele virker bare som en uendelig række af ting der skal gøres, og glæden ved at gøre dem er helt væk.
Det værste er, at denne situation ofte føre til mere uorden. For er man i ovenstående situation, så vil kroppen søge mere efter overspringshandlinger og sporadisk arbejde. Alt som giver energi og er sjovt vil være tiltrækkende. Og disse handlinger vil så føre til, at man skaber endnu mere uorden.
Gode råd for at lykkes i hverdagen
En ting er sikkert, jo mere du skal nå, jo mere har du brug for at have lav entropi. Det er samtidig afgørende, at du bruger mindst mulig energi på at fastholde den lave entropi, for ellers vil du bruge for meget af din begrænsede energi herpå og have mindre energi til at lave noget. Derfor spiller gode vaner en afgørende rolle, da vaner sparer på din energi.
Husk også, at når du skal koncentrere dig, så er orden og lav entropi afgørende. Er dit hoved fyldt med alle mulige tanker, så giver du ikke din kreativitet og koncentration de vilkår, de har brug for, for at fungere. Derfor anbefaler jeg altid, at hovedet skal være tømt for tanker, inden jeg skal arbejde på noget, der kræver min fulde koncentration.
Et godt råd er derfor at have et overblikssystem – som virker under pres. For et godt overblikssystem hjælper dig med at holde styr på det du skal og hvornår – uden at du skal huske noget af det i hovedet.
Det er ikke slut med spontanitet og kreativitet
Mange har negative tanker om at lav entropi er lig med et farvel til spontanitet og kreativitet. Men det er det slet ikke – tværtimod.
Det jeg oplever er, at man med gode vaner lettere kan træffe de beslutninger, som man er mest tilfreds med på lang sigt. Nogle gange er det den spontane opgave, som får plads, andre gange er det ikke. Det vigtige er, at man kan skifte retning uden dårlig samvittighed, fordi man har truffet en beslutning med overblik.
Jeg håber, du har fået lyst til at kigge nærmere på at finde dit entropi-niveau. Husk at det kan være forskelligt fra område til område. Det kan godt være, at du har det fint med at græsset er højt, men at du ikke har det godt med en e-mail indbakke, som er fyldt. Prøv at eksperimentere med, hvad der virker for dig, for at du kan lykkes i hverdagen. Tænk samtidig over, at for høj entropi ofte giver bagslag, da du ender med at skulle bruge unødig meget tid og energi på noget, som det havde været meget lettere at vedligeholde løbende.
Kontakt mig endelig, hvis du har brug for hjælp hertil.