Hvad skete der? For bare 30 år siden var vi meget bedre til at koncentrere os om en ting af gangen, end vi er nu. I dag laves den ene undersøgelse efter den anden der bl.a. fortæller, hvor mange gange i timen vi bliver forstyrret. De viser også, hvad disse forstyrrelser gør ved vores produktivitet og oplevelse af hverdagen. Og det går den forkerte vej.
Den største årsag til disse ændringer er efter min mening forandringen i vores informationsflow og mængde. Uden at vide hvor meget, så føles det som om informationsmængden er mangedoblet, siden jeg startede i erhvervslivet i starten af 1990’erne. Og det er især gået stærkt, siden næsten alle har fået en smartphone.
Kort fortalt har de teknologiske muligheder gjort det muligt at kommunikere direkte på mange forskellige måder, og vi har taget disse muligheder til os uden rigtigt at beskytte os fra de negative konsekvenser af disse muligheder.
Vi er blevet gode til at være forstyrbare
- du arbejder med dit e-mail program åbent
- du reagerer på sms og beskeder med det samme
- du tager telefonen, når den ringer – uanset hvad du er i gang med
- din er telefon i en tilstand, hvor den ikke kan forstyrre dig
- du sikrer dig, at du er svær at forstyrre, når du arbejder koncentreret
- du er i møde og undervejs laver noget, som ikke har relation til mødet
- du arbejder på flere ting samtidig
- du siger nej eller senere til kolleger, der har brug for din hjælp nu og her
Er du som langt de fleste, så vil dine svar på ovenstående pege i retning af, at du er god til at være forstyrbar. Ja, kun de færreste har vaner og rutiner, som i høj grad beskytter dem fra forstyrrelser.
Hvorfor er vi blevet så forstyrbare
Hvorfor har vi denne adfærd, når vi egentlig godt ved, at det går ud over vores produktivitet og vores generelle tilfredshed? Den vigtigste årsag er – fordi vi har øvet os på det. For fakta er, at vi bliver gode til det, vi øver os på. Og når vi “træner” i at være forstyrbar f.eks. 6 timer om dagen, så er det, hvad vi bliver gode til.
Men hvorfor tillader vores hjerne denne adfærd, når den ikke er god for os. Årsagen til det skal vi finde i, at vores hjerne ikke ved, hvad der er rigtigt og forkert. Vidste den det, så sørgede den nemlig helt sikkert for, at vi sov nok, spiste rigtigt, bevægede os nok, arbejdede koncentreret, når der var brug for det o.s.v. I stedet gør den det, som vi gør meget af, fordi den tror, at det er vigtigt.
Desuden passer det at være forstyrbar godt til vores biologiske behov. For vi er som udgangspunkt nysgerrige væsner, som har brug for at være en del af en flok og derigennem brug for anerkendelse og opmærksomhed. Begge disse behov passer godt sammen med, at vores adfærd er forstyrbar.
Men hvorfor er vi begyndt “at træne” det så meget i forhold til tidligere? Her kommer vi tilbage til de teknologiske muligheder. En efter en er de kommet til, og hver for sig giver de muligheder, som virker fornuftige – ja, lige frem produktive. Men tilsammen skaber de en tilværelse, hvor en overflod af kommunikation og forstyrrelser er mulig.
Det svarer til historien om frøen i vandet. Putter man en frø i en gryde kogende vand, så hopper den op med det samme. Men putter man den i stedet i koldt vand og varmer vandet op stille og rolig, så ender det med, at frøen bliver kogt. Da de teknologiske muligheder er kommet en af gangen, så er vi blevet frøen i det langsomt varmere vand.
Konsekvensen af at være forstyrbar
Og vandet i den gryde, som vi er i, er blevet varmere og varmere, og jeg ser kun få initiativer og virksomheder, som arbejder med at få vendt udviklingen. I dag er resultaterne fra nedenstående undersøgelser desværre stadig den virkelighed, de fleste befinder sig i.
- Folk bruger i gennemsnit 11 minutter på en opgave, inden de afbrydes. Det tager dem i gennemsnit 25 minutter at komme tilbage til det punkt, de var inden forstyrrelsen, ifølge en UC Irvine undersøgelse
- Medarbejdere i åbne kontorer afbrydes 29 procent oftere end folk i private kontorer, finder den samme UC Irvine undersøgelse
- Selv efter en afbrydelse på 2,8 sekunder fik personer fordoblet deres fejlprocent. Og deres fejlprocent blev tredoblet efter en 4,5 sekunders forstyrrelse, viser en undersøgelse fra Journal of Experimental Psychology
- Medarbejdere, der ofte afbrydes, rapporterede 9 procent højere udmattelsesgrad, næsten lige så høj som den 12 procent stigning i udmattelse på grund af overbelastning i arbejdet, siger International Journal of Stress Management
- Den samme publikation tilskrev en stigning på 4 procent i fysiske helbredsproblemer som migræne eller rygsmerter, forårsaget af afbrydelser
- Virkningerne af afbrydelser på arbejdstagernes produktivitet, energi og arbejdsglæde koster anslået 588 milliarder dollars om året i USA, ifølge Basex Research.
Der er to typer forstyrrelser
Hvilken type forstyrrelse er du så bedst til? Er det de interne, som kommer indefra dit hoved eller de eksterne, som kommer fra dine omgivelser?
Igen hænger dit svar sammen med, hvor meget du har “trænet” i de forskellige. Samtidig spiller arbejds-kultur og -miljø en rigtig stor rolle. For det er svært af bryde ud af en stærk arbejdskultur uden at være enige herom. Og første skridt i en god retning er at skabe vaner, der minimerer forstyrrelser og aftale, hvordan i forholder jer til e-mail.
Ja, de eksterne forstyrrelser er oftest lettest at gøre noget ved. Du kan trods alt gemme dig, tage støjreducerende høretelefoner på, slukke din telefon o.s.v.
Men de interne forstyrrelser skal du også træne dig i at undgå. Den bedste måde hertil er at sikre, at du har overblik og din hverdag. Overblik giver dig nemlig ro, og jo mere rolig du er, desto lettere vil du have at styre dine interne forstyrrelser. Derudover er bevægelse en god hjælper. Især udendørs bevægelse i rolige og grønne omgivelser. Sidst giver en god nats søvn og et stabilt blodsukker dagen igennem dig optimale vilkår for at styre dine interne forstyrrelser.
Har du først styr på din energistyring og dit overblik, kan du lettere parkere de interne forstyrrelser, som dukker op hos dig uden, at de påvirker din produktivitet på den opgave, du arbejder på.
Hvornår er der værst at lade sig forstyrre
Er der nogle situationer, det er værre end andre at lade sig forstyrre? Ja, helt bestemt. Det er især, når vi arbejder på de opgaver, som kræver allermest af vores koncentration. Altså, når vi har brug for en skarp hjerne.
Det betyder ikke så meget at blive forstyrret, når vi er i gang med lette samt rutineopgaver. For i disse situationer er det lettere at komme tilbage til der, hvor du var inden forstyrrelsen.
Når du arbejder på opgaver, som kræver meget af dig, bør du altså sikre dig, at du er så uforstyrbar som mulig.
Gode råd når du vil træne dig i at være uforstyrbar
Når vi i løbet af en arbejdsdag har haft tid til at arbejde fokuseret, er vi mere tilfredse med vores arbejdsdag, end hvis vi har haft mange forstyrrelser. Derudover skaber vi bare bedre resultater, når vi laver koncentreret arbejdet.
Hvordan beskytter vi så vores hjerne for forstyrrelser når det virkelig gælder? Her kommer 7 gode råd:
- Brug de timer, hvor du har mest energi til de opgaver, som kræver mest af din koncentration. For over 85% af os er det i tidsrummet mellem kl. 9-12
- Sørg for at du har energi til at arbejde koncentreret. Dvs. en god nats søvn, stabilt blodsukker, regelmæssig bevægelser o.s.v. Har du ikke energi, så lad være med at gå i gang. Det er spild af tid. Lav lette opgaver i stedet
- Når du arbejder koncentreret, så gem din telefon væk og sørg for, at den ikke kan forstyrre dig. Det samme gælder for e-mail, som helst skal være lukket ned. Husk også dit skrivebord, som ikke skal være fyldt med alt mulig, du en dag skal have gjort 😉
- Signaler til dine kolleger, at du arbejder koncentreret. Arbejd evt. hjemme fra eller i et mødelokale, tag hovedtelefoner på, synliggør det på din plads med et flag eller lignende. Men vis dem også, hvornår du igen kan blive forstyrret. Skriv f.eks. på en tavle på dit bord, hvornår du er ledig. Endnu bedre kan du vise det i din kalender, så din kollega kan se det uden at skulle rejse sig
- Hold pauser undervejs i dine koncentrationsperioder. Brug f.eks. pomodoroteknikken. Brug dine pauser til at få luft og bevægelse. På den måde har du energi til at fortsætte i længere tid uden at brænde ud
- Vær realistisk med, hvad du kan nå, og mål altid på det du nåede, frem for det du regnede med at nå. Vi er alt for optimistiske og undervurderer, hvor lang tid det tager, når vi ikke kender opgaven godt. Den optimistiske adfærd ødelægger vores koncentration. I stedet for at måle på resultater, så mål på den tid du investerer
- Sørg for at lave lette opgaver ind i mellem “hjerne-tunge” opgaver. Dermed giver du din hjerne lidt restitution. Er du rigtig god, så har du 3-4 timers koncentreret arbejde i dig på en dag, men kun hvis du styrer din energi optimalt.
Vi skal finde en bedre balance
Jeg ser stor risiko ved vores adfærd i dag. I dag fylder forstyrrelser alt for meget. Og der er ikke balance mellem mængden af forstyrrelser og det antal opgaver, som kræver vores fulde koncentration. For i dag har den teknologiske udvikling nemlig taget mange af de lette opgaver og automatiseret.
Det betyder, at mange af de opgaver, der er tilbage, kræver mere af os end et forstyrrende arbejdsmiljø kan give. Vi skal derfor i gang med at træne vores uforstyrbarhed og finde en bedre balance mellem at være forstyrbar og uforstyrbar.
Kontakt mig endelig hvis du har lyst til dialog og sparring herom.