Hvordan finder man som medarbejder ud af, hvad gode arbejdsvaner er? Kigger man på sine kolleger og gør som dem? Er det noget, man selv lærer efterhånden, som tiden går? Kan man læse det i virksomhedens vejledninger og procesbeskrivelser? Eller er det noget, som ens leder hjælper med?

For de flestes vedkommende er svaret med stor sandsynlighed, at man kigger på, hvad ens kolleger gør samtidig med, at man selv prøver at lære af erfaringer og finde sin egen måde. Det er i hvert fald meget få virksomheder, hvor der for vidensmedarbejdere og ledelse, er nedskrevet best practice, når det kommer til, hvordan vi opnår og etablerer de bedst mulige arbejdsvaner.

Hvordan du organiserer din dag er op til dig selv

Virksomheder hjælper dig gerne med, hvad der skal laves, hvad resultatet skal være, hvornår det skal være færdigt, og hvilke værktøjer du med fordel kan bruge. Men det forventes, at du selv finder ud af, hvordan du vil organisere dine opgaver og nå dem til tiden. Det er i hvert fald den tilgang, jeg oplever de fleste steder.

Ovenstående tilgang virker fint, når man har få opgaver og en overskuelig arbejdsdag. Men de fleste i dag oplever ikke den virkelighed. I stedet oplever de en dag, hvor der kommer mange flere input mod dem, end de kan nå at løse. De bliver inviteret til møder, skal løse rutine- og projektopgaver, får løbende e-mails osv. Alt sammen uden at de har fuldt overblik over, hvornår de skal nå alle disse forpligtelser. De bruger derfor hvert sekund ligesom alle deres kolleger på at få noget for hånden. Ofte får de dog ikke lavet de rigtige opgaver og heller ikke i den bedst mulige rækkefølge. Og det er i sådanne situationer gode arbejdsvaner gør en stor forskel.

Mange mangler f.eks. arbejdsvaner, der sikrer at de:

  • har overblik dagen igennem og får organiseret deres dag, så de får lavet deres vigtigste opgaver og brugt deres tid, energi og opmærksomhed bedst muligt
  • har tid nok til at håndtere e-mail, indgående informationer og uforudsete opgaver.

Imens fortæller ledelsen i virksomheden, at de endelig må vende tilbage, hvis de ikke kan nå det. Men hvor mange gør reelt det? For de fleste vil se en sådan tilbagemelding som en fiasko og måske en fyreseddel. Og sker det alligevel, at de vender tilbage, så er det sikkert i 11 time, hvor omkostningerne ved ikke at nå opgaverne er størst, og hvor det samtidig er sværest at hjælpe.

Vi har ikke lært gode arbejdsvaner

Gode arbejdsvaner sikrer, at du har en skarp hjerne, samt overblik og ro til at koncentrere dig, når du dagen igennem har brug for det. For 30-40 år siden var der mange flere end i dag, som kunne leve op til ovenstående. Dengang var mængden af information meget mindre, og der var meget bedre muligheder for at koncentrere sig på f.eks. egne kontorer. Der var færre forstyrrelser og helt automatisk mere tid til koncentration. Men de seneste 15 års teknologiske udvikling og udvikling af storrumskontorer har ændret denne situation. Derfor skal man i dag have nogle andre strategier og arbejdsvaner for at opnå lignende og bedre resultater.

Men hvor lærer man egentlig disse strategier og vaner? Selv om det vil være oplagt, så har vores uddannelsessystem i dag ikke fokus på at lære eleverne disse essentielle vaner. Og når vi starter på arbejdsmarkedet, så er det ofte heller ikke en del af virksomhedens træning. Derfor når de fleste kun at eksperimentere lidt med, hvilke arbejdsvaner der virker for dem.

Problemet er, at vi for sent finder ud af, hvad vi har brug for af vaner. For når vi starter på jobbet, så er der jo tid nok. Det er først, når e-mail indbakken er fyldt med ulæste e-mail, og vi har sagt ja til lidt for mange opgaver, som vi ikke har overblik over, at problemet rammer os. Og så har vi ikke tid til at lære nye vaner.

I mangel på bedre forsøger vi at tilpasse os de krav, den travle hverdag indeholder. Det betyder en dag med masser af forstyrrelser og møder. Derfor har rigtig mange i dag ikke arbejdsvaner, som støtter op om at lave opgaver, der kræver stor koncentration og opmærksomhed. I stedet har de arbejdsvaner, som virker godt til at løse 5-10 minutters opgaver samt en mødekultur, hvor forberedelse m.m. foregår undervejs i mødet.

Konsekvensen af mindre gode arbejdsvaner

Jeg oplever især to store konsekvenser ved, at man ikke har gode arbejdsvaner. Den første er et alt for højt arbejdspres. Dette kan måles i udviklingen af stresstilfælde og sygdom relateret til arbejdspres. Disse har de seneste 15 år været stærkt stigende, og i dag er dagligt 35.000 sygemeldt og 430.000 oplever dagligt symptomer på alvorlig stress. Og det store antal personer berørte af stress betyder et øget pres på dem, der er tilbage. For selvom det helt sikkert kan være godt at blive ansat i en attraktiv virksomhed, så nytter det ikke noget, hvis man ikke har gode arbejdsvaner til at undgå, at hverdagen bliver hektisk og stresset. For så kommer det hurtigt til at handle om overlevelse, og så har både virksomhed og ansat tabt.

Den anden konsekvens er den dårligere kvalitet, som det udførte arbejde er i. Den hektiske hverdag, hvor man lige når at lave opgaven op til deadline, giver ikke plads til kreativitet og eftertænksomhed. I stedet betyder denne adfærd – mere af det vi plejer. Vi vælger i sådanne situationer for det meste den lette og kendte løsning, frem for den svære, ukendte og nye. Det betyder, at vi går glip af en masse nytænkning og fokus på at få taget fat, om det der virkelig kan gøre en forskel. Og denne adfærd har en negativ konsekvens for virksomhedes bundlinje og innovationsmuligheder.

Derudover er en konsekvens også, at den hektiske hverdag skaber en kultur, hvor vi gør ting i sidste øjeblik. Hvor vi tidligere måtte vente på, at posten f.eks. nåede frem og måtte planlægge herefter, så kan vi i dag få fat i folk hele tiden. Ja, mange tager endda telefonen, når de sidder i møde. Vi kan derfor altid lige bede om et input, sende dagsorden ud lige en mødet osv. Men denne adfærd skaber en kultur med konstante forstyrrelser og ødelægger vores koncentrationsmuligheder og kreativitet.

Hvorfor involverer virksomhederne sig ikke mere

De færreste virksomheder har en arbejdskultur, som understøtter gode arbejdsvaner og det er egentlig underligt, når man ser på de gode resultater en sådan kan have. Tag f.eks. virksomheden IIH Nordic som siden februar 2017 har arbejdet med 4-dages arbejdsuge. Formålet er at nå det samme på 30 timer, som de plejede på 37 timer. Resultatet af de sidste 3 års arbejde har været gode. Ja, de når faktisk i dag mere på 30 timer end de tidligere 37 timer.

Og årsagen til dette resultat er primært deres fokus på at få etableret kultur, værktøjer og arbejdsvaner, som gør det muligt for virksomheden og den enkelte at nå det, de skal på 4 dage. Konsekvensen var også, at ikke alle synes, at de kunne fungere i den nye kultur. Det betød, at man har sagt farvel til både ledere og medarbejdere.

Måske er sidstnævnte årsag den vigtigste til, at så få virksomheder ikke involverer sig mere. De ønsker ikke at påvirke medarbejderens autonomi, fordi de ved, at det vil påvirke motivationen negativt. Men motivationen er jo også negativ, når arbejdspresset er for højt.

Måske er en årsag også, at ledelsen ikke selv har gode arbejdsvaner, og dermed ikke ønsker at fremstå som inkompetente. Måske kan ledelsen heller ikke se behovet, for opgaverne bliver løst alligevel. Sidst kan en årsag også være, at de ikke ved, hvor de skal starte eller slutte.

Hvordan får man skabt gode arbejdsvaner og arbejdskultur

Hvis man som virksomhed og medarbejder vil have det fulde udbytte ud af at skabe gode arbejdsvaner og arbejdskultur, så starter det altid med dialog. Som medarbejder kan man komme langt ved at arbejde med sine egne vaner, men på et tidspunkt rammer man arbejdskulturen, og så kan man ikke komme længere uden en dialog med ledelse og kolleger.

Når det kommer til, hvad der er vigtigst at tage en dialog om, så er det hvordan, vi:

  • skaber tid til længerevarende koncentreret arbejde (bare 25 min. i træk)
  • i videst mulig omfang reducerer unødige forstyrrelser (interne og eksterne)
  • sikrer, at de vigtigste opgaver får den tid, energi og opmærksomhed de fortjener
  • kommunikerer både internt og eksternt. Her er f.eks. input til dialog om e-mailkultur

Som virksomhed skal man heller ikke være nervøse for at komme med vejledninger / anbefalinger. For hvad er der egentlig galt i at fortælle, “at de første 3 måneder vil vi gerne have, at du arbejder på denne måde, som vi har gode erfaringer med. Når du så har fået noget erfaring med arbejdet, så er du velkommen til at afprøve nye eksperimenter, og hvis du finder frem til nogle gode løsninger, så beder vi dig tage en dialog herom med dine kolleger og ledelse samt opdatere det i procesbeskrivelsen.” Ja, jeg synes personligt, det vil være en super tilgang.
Men i stedet er kommentaren oftere, “her er din plads, computer og telefon. Nu kan du lige få lidt tid til at komme i gang, og så kan vi tage en snak om, hvad du skal nå”.

Nej, gode arbejdsvaner er ikke medarbejderens eget ansvar

Der er helt sikkert et fælles ansvar mellem medarbejder og virksomhed, når det kommer til at have gode arbejdsvaner. Efter min mening har virksomheden dog det største ansvar, da den er ansvarlig for arbejdskulturen. Og arbejdskulturen har en afgøende indflydelse på måden, man arbejder på.

Men det betyder selvfølgelig ikke, at man som medarbejder skal vente på virksomheden. Der er mange ting, man selv kan gøre, og det vil helt sikkert forbedre ens hverdag. Endvidere er det også altid mit forslag, at man så ofte som mulig forsøger at få arbejdskultur på dagsorden. For udbyttet ved en arbejdskultur, som prioriterer koncentreret arbejde og en reduktion af unødige forstyrrelser, er rigtig stort.

Hvad er udbyttet af gode arbejdsvaner og arbejdskultur

På mange arbejdspladser i dag bliver man belønnet, hvis man er brandslukningsekspert, men hvad hvis virksomhed og medarbejdere i stedet gik efter, at man var brandforebyggelsesspecialist? Tænk på hvad man kunne lave, hvis man ikke skulle bruge tid på at slukke brande.

For medarbejderne vil en sådan hverdag betyde:

  • større tilfredshed i arbejdet, fordi man får de vigtige ting lavet og derigennem udvikler sig
  • et mindre pres, som vil være lig med bedre resultater, bedre kvalitet og kreativitet
  • at det bliver lettere at sortere overfladiske kontra vigtige opgaver fra hinanden

For virksomheden vil udbyttet bl.a. være:

  • bedre resultater både på bundlinje og jobtilfredshed
  • mindre sygdom og større fastholdelse af medarbejdere

At være på en arbejdsplads, hvor der er fokus på at udvikle gode arbejdsvaner og arbejdskultur er altså et værdifuldt fastholdelse og rekrutteringsparameter, og det skaber helt sikkert bedre resultater. Men, det er let nok at sige, at vi bekymrer os om hinanden, at vi vil lave et godt stykke arbejde, og at vi tager ansvar for os selv og hinanden. Og der er der mange virksomheder som siger. Men i hvor mange virksomheder lykkes det reelt at udleve disse sætninger? En ting er dog sikkert, og det er, at det er let at se, om arbejdskultur og arbejdsvaner er noget, der reelt arbejdes med i virksomheden.

Det vigtigste er at starte

Faktisk kan man undre sig over, at vi i mange jobs stadig har brug for at arbejde 37 timer, når man kigger på alle de muligheder inden for teknologi og automatisering, som vi har fået til rådighed over de sidste 20 år.

Jeg mener, årsagen skal findes i alle de forstyrrelser, som har sneget sig ind i vores arbejdsdag. De er kommet lidt efter lidt og hver for sig udgør de ikke det store problem, men tilsammen er de en kæmpe klods om benet.

Målet er efter min mening derfor, at tage små skridt mod at fjerne disse forstyrende elementer en af gangen og sætte mere fokus på, hvordan vi kan skabe en kultur, hvor der er mere tid til koncentreret arbejde, færre unødige forstyrrelser, at de vigtigste opgaver får den tid, energi og opmærksomhed de fortjener, og at vi har gode vaner for, hvordan vi kommunikerer både internt og eksternt.

Kontakt mig endelig hvis du har lyst til en dialog og sparring herom.

© MERE TID – Fordi du kun kan bruge tiden én gang

Ved at bruge hjemmesiden accepterer du brugen af cookies mere information

Cookies er små tekstfiler, som kan bruges af websteder til at gøre en brugers oplevelse mere effektiv. Dataloven fastslår, at vi kan gemme cookies på din enhed, hvis de er nødvendige for at sikre funktionen på hjemmesiden. For alle andre typer cookies skal vi indhente dit samtykke. Dette websted bruger forskellige typer af cookies fra Google analytics. Hvis du fortsætter med at bruge hjemmesiden uden at ændre dine cookie indstillinger eller du klikker Accepter, betragtes dette som din accept.

Luk